Pour gérer une bibliothèque

[Ari07]

Bonsoir.

Je suis chargé par ma petite commune de faire un petit "programme" de gestion d’une bibliothèque municipale. J’ai bien avancé mais il me reste quelques obstacles à passer. Je vous joins un fichier où j’ai noté ce que je ne sais pas faire.
Merci de m’aider.

Ari.

P.S : Ces feuilles seront-elles compatibles avec "Calc" d’Open Office ?

 

[david84]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Bonjour,
j'ai traité la question de la liste déroulante (nom et prénom des auteurs) dans le fichier ci-joint (création d'un onglet "Liste").
Concernant la gestion des prêts, ton système actuel ne prend pas en compte la question des livres présents en plusieurs exemplaires, ce qui est (heureusement) le cas dans ce type de structure. Je ne l'ai donc pas traité en l'état actuel.
Ceci-dit, je pense que pour gérer ce genre de bibliothèque, tu as plein de petites application proposées gratuitement ou pour un prix très modique sur le WEB et qui sont bien mieux adaptées à ta demande.
Si tu veux utiliser spécifiquement Excel, sache qu'un chantier d'été est actuellement lancé sur la gestion d'une bibliothèque de particulier (accessible dans le salon mais je crois qu'il faut s'inscrire pour y accéder), mais qui peut également servir à ce que tu cherches à faire. Le chantier fonctionne actuellement au ralenti le temps que les vacances se passent et que le cahier des charges soit complètement défini, mais cela devrait se décanter en septembre.
A+

 

[CHALET53]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Bonjour,
En complément de ce que propose David, j'ai traité le positionnement en bonne place lorsqu'on active les feuilles (macro événementielle)

a+

 

[Ari07]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Bonjour.
Merci à vous 2 pour votre aide.
David84 : "Concernant la gestion des prêts, ton système actuel ne prend pas en compte la question des livres présents en plusieurs exemplaires, ce qui est (heureusement) le cas dans ce type de structure. Je ne l'ai donc pas traité en l'état actuel." Il n'y aura probablement pas de livres en double cr la commune crée cette bibliothèque suite à un don de livres. C'est vraiment une toute petite commune (moins de 500 habitants) qui n'a pas de moyens. Comment as-tu fait pour la liste ?
Qu'est ce que "le salon" ?
Ari.

 

[david84]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Re
je te réitère la proposition de voir ce qui existe en logiciel gratuit ou en shareware ou pour un achat modique :

Logiciel gestion de bibliothque - Tlcharger des logiciels pour Windows education gestion de bibliothque

.
Concernant le salon :

Le salon de XLD

=>Chantier été 2011.

Concernant la liste, qu'est-ce-que tu n'as pas compris exactement ? Comment faire un menu déroulant ou la formule en elle-même ?
Une recherche sur le site ou sur le Net te permettra déjà de trouver des infos sur la création de menus déroulants.
Ceci-dit, si tu n'as compris ni la création du menu déroulant, ni la formule, il va falloir trouver une solution plus simple pour traiter ta demande...
A+

 

[Ari07]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Bonsoir.
Pour les logiciels, nous les avons trouvés complexe pour la petite quantité de livres à gérer et surtout pour notre niveau informatique. Il nous faut quelque chose de simple que tous les gens qui vont essayer de gérer soient capable d'utiliser.
Pour la liste des adhérents, c'est ça : =SI(LIGNES($1:1)<=NB.SI(Adhérents;"><");INDEX(Adhérents;EQUIV(MIN(SI(NB.SI(B$1:B1;Adhérents)=0;NB.SI(Adhérents;"<"&Adhérents)));NB.SI(Adhérents;"<"&Adhérents);0));"") avec en plus des accolades.
C'est sûr que si c'est si complexe, il vaut mieux que j'arrête tout de suite car s'il y a un bug, je ne retrouverai jamais.
Ari.

 

[david84]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Re

Pour les logiciels, nous les avons trouvés complexe pour la petite quantité de livres à gérer et surtout pour notre niveau informatique. Il nous faut quelque chose de simple que tous les gens qui vont essayer de gérer soient capable d'utiliser

J'avoue ne pas comprendre ta remarque : l'intérêt de ce type de logiciel, c'est justement que tu n'as plus qu'à enregistrer tes livres en renseignant les cases à remplir, et ton application s'occupe de gérer ton stock...c'est comme si tu remplissais une fiche de renseignements à chaque fois.
Concernant la formule, j'ai simplifié en partant du principe qu'il ne peut exister de doublons dans ta liste des adhérents.
J'ai placé une colonne intermédiaire en colonne B de l'onglet liste qui permet l'ordonnancement de la colonne A grace à l'utilisation de la fonction NB.SI.
Ensuite, concernant l'explication de la formule utilisée en colonne C :
- la fonction PETITE.VALEUR (cf col E et F) me permet de classer la colonne B (l'utilisation de la fonction LIGNES me permet d'obtenir un ordre croissant en tirant la formule vers le bas)
- la fonction EQUIV (colonne G) me permet de ramener le n° de ligne de la matrice nommée "ordre" (col B)
- la fonction INDEX me permet de trouver la valeur correspondant au n° de ligne ramené par EQUIV.

Concernant les matrices nommées (cf les noms col N et O): le fait de nommer une matrice en utilisant la fonction DECALER te permet de ne prendre en compte que les cellules renseignées et non la colonne entière. De plus, cette matrice est dynamique : elle s'adapte automatiquement à la longueur de la plage renseignée : tu peux ainsi ajouter de nouveaux adhérents et la plage les prend en compte (si pas de cellules vides entre les cellules renseignées).

Utilise la touche F1 de ton clavier (aide d'Excel) pour étudier les différentes fonctions.
Regarde également ce site

Formation Excel VBA JB

où tu trouveras des explications et exemples sur les fonctions utilisées et sur les plages nommées (Accueil puis "Noms", "champ dynamique", "equiv", "index",... ).
Bon courage
A+

 

[Ari07]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Bonjour david84, bonjour à tous.

Merci de ton aide et de ta patience (il en faut avec moi qui ai une compétence très limitée !)
Avec la feuille [liste] et tes explications, je comprends mieux ; la formule entière m’a fait très peur !

J’ai trouvé la formule pour dire si le livre est libre ou s’il est sorti. A améliorer peut-être car j’ai dû utiliser 2 colonnes : Une pour dire qu’il est sorti et une pour donner la date de retour (mise en forme de la cellule).

Deux autres petites améliorations (si possible) :
- J’avais vu dans le forum, mais je ne le retrouve plus, un style de liste où il suffisait de cliquer dans la cellule pour accéder à la liste. Ça ressemble à une "zone de liste modifiable" mais dans une cellule. L’inconvénient du style utilisé dans mon projet est qu’il faut cliquer 2 fois : une fois dans la cellule et une autre fois sur la flèche.
- Dans ma page d’accueil, j’aimerai que lorsqu’on clique sur le lien [Gestion des sorties et retours] par exemple, on accède directement sur la première cellule vide de la colonne B. Là, on arrive sur la cellule A1.

Les défauts qu’on a trouvé dans les logiciels essayés c’est qu’ils sont "trop complet". Il y a beaucoup trop de champs à renseigner (prix d'achat, date d’entrée…) qui, pour beaucoup, sont obligatoires pour la saisie du livre. Nous, comme je l’ai dit, c’est une toute petite bibliothèque. C’est en fait plutôt une mise à disposition de livres qui nous ont été donnés. Si un jour ça évolue, on évoluera avec.
Merci encore.

Ari.

 

[david84]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Re

J’ai trouvé la formule pour dire si le livre est libre ou s’il est sorti. A améliorer peut-être car j’ai dû utiliser 2 colonnes : Une pour dire qu’il est sorti et une pour donner la date de retour (mise en forme de la cellule).

Je t'ai repris la formule colonne I pour éviter la colonne intermédiaire (mais si tu préfères la garder telle qu'elle était cela n'est pas gênant) et je t'ai placé colonne K une autre formule qui te donne le même résultat telle que je l'aurais écrite (cela te fera voir d'autres fonctions que tu ne connais peut-être pas).
NB : les formules des colonnes E à J de l'onglet Liste ne sont là que pour t'expliquer la formule : tu peux les effacer.

J’avais vu dans le forum, mais je ne le retrouve plus, un style de liste où il suffisait de cliquer dans la cellule pour accéder à la liste. Ça ressemble à une "zone de liste modifiable" mais dans une cellule. L’inconvénient du style utilisé dans mon projet est qu’il faut cliquer 2 fois : une fois dans la cellule et une autre fois sur la flèche.

Je ne vois pas trop ce que tu veux dire (peut-être l'utilisation des contrôles de formulaires) mais si tu veux aller au plus simple, utilise les menus déroulants classiques.

Dans ma page d’accueil, j’aimerai que lorsqu’on clique sur le lien [Gestion des sorties et retours] par exemple, on accède directement sur la première cellule vide de la colonne B. Là, on arrive sur la cellule A1.

Pour faire cela il te faut utiliser du code VBA : est-ce vraiment ce que tu veux ? As-tu déjà des notions de VBA ? Le jeux en vaut-il la chandelle vues tes compétences en Excel ? A toi de voir...mais c'est possible sans problème.
A+

 

[Ari07]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Re...

NB : les formules des colonnes E à J de l'onglet Liste ne sont là que pour t'expliquer la formule : tu peux les effacer.

Oui j'avais bien compris mais je les laisse car s'il y a un soucis dans quelque temps, ça m'aidera à me souvenir de la "logique".

J’avais vu dans le forum, mais je ne le retrouve plus, un style de liste où il suffisait de cliquer dans la cellule pour accéder à la liste. Ça ressemble à une "zone de liste modifiable" mais dans une cellule. L’inconvénient du style utilisé dans mon projet est qu’il faut cliquer 2 fois : une fois dans la cellule et une autre fois sur la flèche.
Je ne vois pas trop ce que tu veux dire (peut-être l'utilisation des contrôles de formulaires) mais si tu veux aller au plus simple, utilise les menus déroulants classiques.

En fouillant, j'avais trouvé une réponse où il y avait 3 types de listes. Je ne retrouve plus. Ce n'est pas grave ; c'est bien comme ça.

Pour faire cela il te faut utiliser du code VBA : est-ce vraiment ce que tu veux ? As-tu déjà des notions de VBA ? Le jeux en vaut-il la chandelle vues tes compétences en Excel ? A toi de voir...mais c'est possible sans problème.

Non non ! pas de VBA ; je n'y connais strictement rien et puis lorsqu'on ouvre un fichier avec du VBA, l'antivirus demande confirmation => ça fait peur !

Mon projet est donc terminé (pour le moment, on verra à l'utilisation). Je te remercie vraiment de ton aide.

Merci.

Ari.

 

[Ari07]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Re...

J'ai écrit un peu vite [Résolu] !

Je t'ai repris la formule colonne I pour éviter la colonne intermédiaire (mais si tu préfères la garder telle qu'elle était cela n'est pas gênant) et je t'ai placé colonne K une autre formule qui te donne le même résultat telle que je l'aurais écrite (cela te fera voir d'autres fonctions que tu ne connais peut-être pas).

Ma formule ne marche pas lorsqu'un livre n'a jamais été emprunté. La tienne (celle de la colonne K) marche mais à quoi correspond "Cote_gestion" et "Date_retour" ?

Ari.

 

[david84]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Re
ce sont des plages nommées.
Regarde dans le lien que je t'ai communiqué les explications Accueil=>Noms
A+

 

[Ari07]

Re : Pour gérer une bibliothèque

Bonsoir.

Merci ; j'ai trouvé.

Merci encore.

Ari.