Microsoft 365 suivi budgetaire

petu

XLDnaute Nouveau
bonjour à tous,

Cela fait plusieurs mois que je tente de créer un tableau de bord de suivi de budget, sans succès. Il s'agit du suivi budgétaire mensuel d'un service.
Pour commencer, j'ai choisi de créer une feuille par mois, reprenant a chaque fois le même tableau avec les lignes budgétaires en ligne et le budget prévisionnel, le montant total du réalisé, le solde restant et le pourcentage réalisé en colonne (voir fichier joint).
1/ Je souhaite insérer dans les cellules des colonnes I une barre d'avancement en fonction du pourcentage comme ci dessous avec des couleurs différentes selon que le budget soit consommé à -de 80% (vert), entre 80 et 100% (orange) et + de 100% (rouge). Est ce possible svp?
MFC barre.jpg
2/ Les dépenses seront saisies au fil de l'eau dans des feuilles à part et viendront s'incrémenter dans les colonnes G (réalisé) en fonction code Anael.
3/ Est ce que les données telles que présentées peuvent servir au final à faire un tableau de bord récapitulatif avec le budget total alloué, le réalisé, le reste (positif ou négatif) ainsi qu'un camembert représentant les dépenses par activité?

N'ayant pas une formation comptable, j'ai un peu de mal à avoir une logique avec les chiffres, donc si vous avez des propositions d'amélioration, je suis preneuse.

En espérant que vous pourrez m'aider, mon responsable me regarde de travers nous sommes déja en fin février, et rien n'est fait.

Petu
 

Pièces jointes

  • Copie de MAINT Suivi budgetaire 2021.xlsm
    84.6 KB · Affichages: 48

Dudu2

XLDnaute Barbatruc
Bonjour,
1 - Insérer un barre d'avancement colorée ce n'est pas simple du tout. Il faut sans doute passer par du code VBA pour y placer l'image d'une barre plus ou moins longue suivant le %. Ou utiliser une MFC de type barre de données mais ça ne marchera pas pour les couleurs.
2 - Je ne comprends pas ce qui constitue les bases de calcul de ce %
- Est-ce le réalisé par rapport au budget initial ? Et si c'est ça y a un problème c'est que dans les feuilles tu ne reporte que le solde et pas le budget initial dont on ne sait pas où le prendre (dans la feuille de Janvier ?).
- Est-ce le réalisé par rapport au solde ? Ce qui n'a pas vraiment de sens.
- Est-ce que ce tableau t'est imposé ou c'est toi qui l'as fait ?
J'aurais plutôt vu un tableau avec de colonnes comme ça:
1613720731676.png

3 - Y a quoi dans le réalisé ? Les dépenses du mois ou les dépenses totales ?
4 - Un tableau de bord ne peut pas reprendre toutes les lignes car il y en a trop pour faire un graphique.
Il faut un tableau de bord par activité qui permettra de générer le camembert ou autre graphique.
 

chris

XLDnaute Barbatruc
Bonjour

Les formules de type ='BudMaint JANV2021'!H6
ne sont pas conseillées : un simple tri, voulu ou non, de l'onglet JANV2021 et tout part en vrille

Faire 2 onglets par mois est inutilement lourd

Pour avoir des barres en plusieurs couleurs il faudrait 3 colonnes et 2 MFC par colonne...

Afficher le solde du budget au fil des mois peut être justifié mais calculer le % d'avancement sur ce solde ne l'est pas.

Une solution ci joint :
  • un onglet Budget
  • un onglet Depenses
  • un croisement de Budget et Depenses par PowerQuery
  • un TCD basé sur la requête PowerQuery pour synthétiser par mois avec :
    • réalisé,
    • cumul au fil des mois,
    • cumul en % du réalisé/Budget
  • un segment pour filtrer le TCD par Activité
 

Pièces jointes

  • Suivi budgetaire 2021_PQ_TCD.xlsm
    68.4 KB · Affichages: 66
Dernière édition:

Dudu2

XLDnaute Barbatruc
C'est vrai que répéter les lignes du budget pour chaque mois sur une feuille dédiée n'est pas la bonne approche.

Pour le suivi du budget il faut:
- Soit ajouter les colonnes dépenses par mois sur la feuille des lignes budgétaires (si c'est nécessaire de les avoir par mois)
- Soit n'avoir qu'une seule colonne dépenses qui récapitule les dépenses du projet dans l'année (à supposer que ce suivi soit annuel !)

Pour le suivi détaillé des dépenses, il faut (comme l'a fait @chris) une seule feuille qui trace les dépenses une à une. A partir de cette feuille il est toujours possible d'extraire les dépenses par ligne budgétaire ou par mois & par ligne budgétaire pour les affecter par formules dans le suivi budgétaire.

Par contre pour le récap par activité et le camembert, je ne suis pas sûr qu'un puissant TCD (que @chris affectionne particulièrement :)) aide @petula972 qui aura du mal avec ça.

De mon point de vue, cette construction nécessite un dialogue en direct (téléphone) avec @petula972 pour connaître les contraintes "business" précises et s'y adapter.
 
Dernière édition:

Dudu2

XLDnaute Barbatruc
Les MFC mettent en couleur ou font des barres mais ne font pas les 2 à la fois hélas.
Ci-joint un petit exemple de code assez simple pour placer une barre colorée et proportionnée dans une cellule en fonction d'un %. Évidemment le VBA devient nécessaire.

Fichier joint simplifié par rapport au précédent.
 

Pièces jointes

  • VBA Shape Barre pourcentage % en cellule.xlsm
    20.4 KB · Affichages: 51

chris

XLDnaute Barbatruc
Bonjour à tous

Sorry je n'avais pas rafraîchi et vu les réponses qui précédaient la mienne
Par contre pour le récap par activité et le camembert, je ne suis pas sûr qu'un puissant TCD (que @chris affectionne particulièrement :)) aide @petula972 qui aura du mal avec ça.

Pour la répartition par Activité un TCD plus simple est faisable mais quelle que soit la méthode utilisée, avec 27 activités un camembert est peu lisible voire illisible à moins justement d'utiler le segment du TCD/GCD pour limiter.

En tant que formateur je peux certifier qu'il est beaucoup plus facile d'apprendre à créer et utiliser des TCD que de maîtriser les formules à base de RECHERCHEV, INDEX, EQUIV...
 

Dudu2

XLDnaute Barbatruc
C'est sûr qu'un camembert n'est pas le bon graphique pour représenter 27 activités différentes.
Reste à savoir précisément ce que lui demande son management en terme de graphique. Est-ce que c'est libre ou imposé ? Est-ce bien sur la base des Activités ? Est-ce bien un graphique au final ? En fait y a tout un contexte qu'on ne connait pas.

Concernant les TCD tu as sûrement raison et il faut apprendre à s'en servir. Moi-même, j'ai su..., et j'ai oublié. Je me mélange les pinceaux à chaque fois que j'essaie. Mais si l'utilisateur a du mal à formaliser un Excel de suivi de budget, va-t-il s'en sortir avec un TCD ? J'en doute mais c'est à lui (ou elle) de répondre.
 
Dernière édition:

petu

XLDnaute Nouveau
Bonjour à tous,

Je vous remercie pour vos interventions. Je me rend compte finalement que ce que je pensais simple au départ ne l'est pas forcément compte tenu à la fois de mon inexpérience comptable et du manque de connaissance d'excel.
Je suis favorable à un échange téléphonique qui je pense me permettrai plus facilement d'expliquer les choses.
 

zebanx

XLDnaute Accro
En espérant que vous pourrez m'aider, mon responsable me regarde de travers nous sommes déja en fin février, et rien n'est fait.

Petu

Bonjour à tous.

Un petit conseil.
Faites valider avec votre responsable ce qu'il/elle souhaite, cela évitera bien des tracas.
Le but n'est pas de monter une usine à gaz mais un/des tableaux exploitables et qui lui "conviennent" déjà.

Ancien auditeur, manager et managé, je peux vous assurer qu'il n'y a aucun malaise à faire des points d'étapes courts mais réguliers qui permettent d'avancer dans le bon sens plutôt que de présenter un machin mal bordé qui serait non seulement à refaire mais avec des remarques croustillantes à éviter "et t'as passé combien d'heures pour monter ces tableaux qui ne me conviennent pas ?" (bon c'est de l'audit en même temps).

Chacun vous a transmis des idées de construction et de restitution mais votre manager a surement une idée précise de ce qu'il/elle souhaite. Pas de by-pass sur ce type de sujets.
Surtout, et vous l'avez bien compris par rapport à la qualité des réponses, que vous aurez ici des compétences pour vous aider.
Par exemple sur l'utilisation - ou pas - de power query (chris #4).

Pour ce que cela vaut bien sûr.
Xl-ment
 

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