Calculer les heures de remplacement d'une personne

[Monsieur Peck]

Bonjour à tous,

Je débute dans excel et j'aurai une petite question.

Je possède un classeur excel avec plusieurs feuilles qui correspondent chacune à un jour de la semaine.

Chaque feuille contient les noms des personnes d'une équipe (colonne de gauche) et permet de mettre en place ses disponibilités dans la journée.

Si une personne n'est pas disponible sur un créneau horaire donné, elle se fait remplacer par quelqu'un d'autre dont on peut voir le nom sur la plage d'horaire en question.



Par exemple:

- Pierre est disponible de 07h00 à 14h00 puis se fait remplacer par Josy juqu'à 20h00 et Pierre reprend pour finir la nuit.

- Sam remplace Paul de 07h00 à 12h00 et de 18h00 à 24h00. Entre 12h00 et 18h00, c'est Paul qui qui est là.

Je voudrai savoir s'il y a un moyen de mettre les noms de tout le personnel sur une NOUVELLE feuille avec le nombre d'heures travaillées durant toute la semaine, en sachant que les remplacants (Sam et Josy) peuvent remplacer sur d'autres jours de la semaine.

Un truc qui ressemeble à ça:



Mais qui se fasse tout seul, sans à avoir mettre les personnes et calculer leurs heures manuellements.

En vous remerciant d'avance pour votre aide et vos réponses.

 

[andré]

Salut,

Avec des captures d'écran il est diffcile de se faire une idée de la question posée.

Afin de permettre une réponse à la question, il serait préférable de mettre le fichier Excel en pièce jointe.

Ândré.

 

[Monsieur Peck]

Bonjour,

Excusez moi pour mon temps de réaction, mais je suis en formation cette semaine.

La pièce jointe présente une version très simplifiée du planing. La feuille intitulée 'Horaires' est celle qui doit accueillir le nom des personnes et calculer leur temps de garde automatiquement si c'est possible.

En vous remerciant d'avance.

Monsieur Peck. [file name=fiche_de_garde.zip size=49098]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/fiche_de_garde.zip[/file]

 

[Monique]

Bonjour,

Ce fut laborieux…
Les heures sont des valeurs numériques
Le total des heures de chaque personne est dans la feuille 'Horaire'
Le détail de chaque personne est dans chaque feuille.

Formules matricielles, à valider par ctrl, maj et entrée
Tableau des noms : format conditionnel, la couleur change à chaque changement de nom sur la même ligne (blanc + 3 couleurs)
Tu as plus d'explications dans le fichier.

[file name=GardePeck.zip size=48126]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/GardePeck.zip[/file]

 

[Monsieur Peck]

Merci beaucoup!

 

[Nagrom]

Bonjour Monique,

Je suis intéressé par ton fichier. J'ai changé un noms à la place d'un autre pour voir, mais ça ne me la pas marqué à la fin dans le récapitulatif des horaires de tout le monde.

Pourrais-tu m'expliquer s'il te plaît comment ça marche.
Merci

Nagrom

 

[Monique]

Bonjour,

Si tu crois que j'ai compris !
Je pense quand même que tu t'y es pris à l'envers.
Si tu veux changer un nom, c'est dans la liste de la feuille 'Horaires' qu'il faut le changer

Dans la dernière feuille, tu as, à gauche, la liste de tous les noms.
Ils sont par ordre alphabétique, (sans importance)
ils ne dépendent pas des noms des 2 premières feuilles.
Ce sont probablement les gens susceptibles de faire une ou plusieurs heures de garde
En feuille 1, en B7:B16, ce sont (je pense) les 'titulaires' ou quelque chose comme ça.
Je dis 'Titulaires' parce qu'ils n'y sont pas tous et je ne sais plus pourquoi
En feuille 2, ce sont les mêmes qu'en feuille 1, dans le même ordre, par formule

Mais tu peux effacer les données de B7:B16 dans ces 2 feuilles, ça ne change rien.
Idem pour BB7:BB16 : ces données ne servent à rien, ni dans les formules, ni dans le récapitulatif
Le fichier était comme ça à l'origine.

Les noms sont tapés, dans les 2 feuilles, dans la plage D7:AX16,
chaque nom de cette plage est extrait à partir de la colonne BG, avec son horaire de garde
S'il y a 4 séries, c'est parce qu'il fallait bien s'arrêter quelque part

Colonne BT des 2 premières feuilles : reprend par formule les noms de la feuille 'Horaires'
(la formule les met dans le même ordre, c'est important pour faire ensuite la somme des heures de garde)
Colonnes BU:BX : c'est le nb d'heures de garde de chaque personne pour chacune des 4 séries
(pas réussi à le faire par 1 seule formule)

Et la somme de BU:BX se fait en feuille 'Horaires'

NB - Je viens de m'apercevoir que le fichier avait des feuilles masquées, dont une avec 47 noms

Message édité par: monique, à: 01/09/2005 13:11

 

[Nagrom]

Re,

Ok, je crois que j'ai compris le principe.

Donc si je veux rajouter un nom à la liste existance, il faut que je le mette dans la feuille horaire.

Est-ce que je peux rajouter des séries supplémentaire?
Sion, j'ai vu qu'il y avait une validation par ctrl, maj et entrée.
Est-ce que dois le faire?

J'aurai sans doute des questions par la suite car je trouve ce fichier très intéressant.

@++
Nagrom

 

[Monique]

Re,

Si tu veux rajouter un nom à la liste existance, il faut que tu le mettes dans la feuille horaire, oui.
Si tu en ajoutes au-delà de la ligne 20, tu changes les références de la plage nommée 'Liste'
Barre de menu - Insertion - Nom - Définir
tu cliques sur 'Liste' et, dans la zone du bas, tu modifies.

Les validations par ctrl, maj et entrée.
Si tu écris une formule matricielle, tu ne la valides pas par 'Entrée' seulement,
mais tu appuies simultanément sur les 3 touches ctrl, maj et entrée
Tu ne saisis pas le { ni le }, c'est Excel qui les met tout seul une fois la formule validée.

Si tu veux rajouter une série supplémentaire,
tu insères 3 colonnes à droite de la série 3
mais tu le fais dans les 2 feuilles à la fois (à cause de la feuille de récap)
Pour le faire dans les 2 feuilles (ou plus) à la fois :
tu cliques sur l'onglet de la feuille et, en maintenant la touche ctrl enfoncée, tu cliques sur l'onglet de la 2ème
Tout ce que tu feras dans une feuille sera également fait dans l'autre.

Une fois tes 3 colonnes insérées, tu copies la série 1 ou 2
tu la colles sur la 3, la 4 et sur la 5
(en insérant 3 colonnes à droite de la série 3, la formule de la série 3 ne se réfère plus à la bonne plage, c'est pour ça qu'il faut copier la série 1 ou 2 mais pas la 3)

Sinon, dans le fichier joint, tu as la formule pour faire le total des heures, par personne, de toutes les séries.
[file name=GardePeckV1.zip size=41570]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/GardePeckV1.zip[/file]

 

[Nagrom]

Re,

Super merci.

Par contre, j'aurai juste une petite demande:
Dans mon boulot, les personnes de l'équipe se partagent trois secteurs. Chaque personne tourne plusieurs fois dans ces secteurs dans la journée en fonction de l'heure.

Serait-il possible que je mette sur la plage d'heure de la personne une couleur parmis trois qui déterminerai son secteur (je ne peux pas le faire là car il y a déjà des couleurs).

Merci.
Nagrom.

 

[Monique]

Re,

Vu que les 3 conditions de la mise en forme conditionnelle sont utilisées, on ne peut pas aller plus loin par formules.
Il faudrait une macro.

Sauf que je ne vois pas ce que tu demandes.
Si les personnes font 3 secteurs différents plusieurs fois par jour,
le secteur d'une personne n'est déterminé que par l'heure

 

[Nagrom]

Re,

Je souhaiterai rajouter des lignes dans le tableau pour arriver à 13. Est-ce que je dois copier simplement les lignes des séries pour arriver jusqu'à 13?

Dans la piece jointe un exemple de planning où les personnes sont affectées soit à la zone 1, soit à la zone 2 ou soit à la zone 3.

Dans une journée, une personne peut faire plusieurs fois la zone 1, ect..

@++
[file name=exemple_20050901174124.zip size=2426]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/exemple_20050901174124.zip[/file]

 

[Monique]

Re,

Je ne comprends toujours pas ce que tu cherches à faire.

Est-ce que les changements de couleur doivent se produire selon des heures précises (de la ligne 1) ?

Dans le fichier que tu joins, il y a une mise en forme conditionnelle jusqu'à la conne H seulement
Cette mise en forme donne brun quand il n'y a aucune valeur depuis la colonne A
(efface les noms en A2:A10 et regarde ce que ça donne)
Elle donne rien, aucun changement de couleur, s'il y a une valeur.
Et c'est le cas de ton tableau : tes 1ères deuxièmes valeurs commencent en colonne K
Comme tu as mis des couleurs 'en dur', ces couleurs ne sont pas modifiées par la MEFC
Et après la colonne H, comme il n'y a plus de MEFC, c'est ta couleur 'en dur' qui l'emporte.

Sinon, si tu veux faire le compte des heures de travail par personne, tu insères des lignes pour qu'elles soient prises en compte par les formules (qui ne sont plus dans ton fichier)

 

[Nagrom]

Re,

En faite, les couleurs ne se mettent pas en fonction des heures, mais c'est moi qui les attributs au hasard, comme bon me semble. Est-il possible de le faire sans perturber le système de calcul vque tu as fais?

Le fichier était juste une copie d'une partie du tableau pour te faire voir, je ne l'utiliserai pas. Je prends celui que tu m'as envoié.

Nagrom.

 

[Monique]

Re,

Tu peux mettre autant de couleurs que tu veux,
ça ne perturbera pas le calcul.
Les couleurs du fichier précédent ne servaient qu'à mieux visualiser les changements de personnes