Une BDD texte sous Excel... possible ?

Droopy75

XLDnaute Nouveau
Bonjour à tous !

Je souhaite créer une base de données de textes me permettant de créer au final des documents complets.
Je m'explique, dans mon métier, je suis très souvent amené à rédiger des documents qui reprennent des articles et ces articles sont souvent très similaires.
Du coup, j'avais dans l'idée de créer une base de données mémorisant tous ces articles.

Sont utilisation serait simple :
Sélection de thème par des menus déroulants, puis des sous-thèmes pour arriver à un article spécifique.
Une fois sélectionné, cet article serait intégré par un copier/coller dans un document Word afin que je puisse le modifier et l'adapter à la spécifité du cas traité.

Pour ceux qui connaissent, je bosse dans un BET bâtiment et rédige, en mes qualités d'économiste, des CCTP.
Ces documents sont la description complète et précise de la construction d'un bâtiment.
Si je prend l'exemple d'un document concernant la "Menuiseries Intérieures" :
Dans excel je sélectionne "Menuiserie Intérieure" puis par exemple "Portes" et là il me donne le choix entre plusieurs article (Portes CF ou pas par exemple). Je sélectionne celui qui m'intéresse et l'insère dans une page Word.

Si je me dirige vers excel, c'est pour plusieures raisons :
- Je n'ai pas Access au travail (version d'évaluation)
- Je ne sais pas utiliser Access
- Je sais utiliser Excel (mais pas suffisament encore)

En espérant avoir été clair... si vous avez besoin de précisions pour me conseiller, je tenterais une explication différente. :)
 

Celeda

XLDnaute Barbatruc
Re : Une BDD texte sous Excel... possible ?

Bonjour,

Ben après cette belle explication===> Action!!!

lance-toi il faut passer au concret et c'est à ce moment là si tu rencontres des problèmes de réalisation que l'on pourra t'aider; l'idée des listes déroulantes me paraît facile à mettre en place, peut-être aussi sous une forme vba avec une boite de dialogue qui s'afficherait dans laquelle tu pourras choisir tes thèmes et sous-thèmes..etc.....mais là il y a du taf à monter le truc alors commencer simple me semble plus recommandé......mais c'est mon humble avis.
 

Pierrot93

XLDnaute Barbatruc
Re : Une BDD texte sous Excel... possible ?

Bonjour Droopy, Céléda:)

Petite remarque au passage, s'agissant de stocker / rappeler des textes, perso je pense que je resterais dans WORD et utiliserais des titres / sous-titres pour rappeler les articles via une table des matières... Pose peut être la question sur un forum word, auront peut être d'autres idées... Enfin c'est juste mon avis..

bon après midi.
@+
 

Droopy75

XLDnaute Nouveau
Re : Une BDD texte sous Excel... possible ?

Merci de vous intéresser à mon soucis.

J'ai essayer de copier du texte dans excel, c'est vrai que ce n'est pas simple, car qques lignes dans une cellule ça va encore. Lorsque c'est 3 ou 10 pages, ce n'est pas pareil. :(

Je m'oriante vers excel et non Word car pour la gestion de données c'est plus indiqué, mais sous forme de chiffre.
Je ne vois pas comment je peux le gérer sous Word en fait.
 

chris

XLDnaute Barbatruc
Re : Une BDD texte sous Excel... possible ?

Bonjour

Comme Pierrot, que je salue, je conseillerais plutôt Word : on peut y construire des documents comme un lego avec des documents assemblés à partir d'un document maître.

Tu parles de textes et de chiffres. On ne comprend pas concrètement ce que tu gères : un petit zip avec un ou deux exemples permettrait de mieux comprendre pour t'orienter.
 

Droopy75

XLDnaute Nouveau
Re : Une BDD texte sous Excel... possible ?

Disons que je rédige des cahiers techniques.

Qu'est-ce qu'un cahier technique ?
C'est un document qui, pour une résidence de logements collectifs par exemple, regroupe l'intégralité des lots constituant la construction d'un édifice.
Par exemple : la menuiserie intérieure constitue un lot, la plâtrerie constitue un autre lot, la peinture également, le revêtement de sol aussi, etc, etc ...

Donc pour chaque lot, un document d'une 10aine de pages en moyenne (ça va de 5-6 à plus de 70 pour les lots très importants comme le gros-oeuvre).
Ce document est constitué de la sorte :
1/ Généralités
2/ Prescriptions techniques générales
3/ Description

Les généralités sont du blabla administratif expliquant en gros à une entreprise du bâtiment comment il faut qu'elle travaille. Elle n'en a pas besoin, mais il faut le faire pour éviter tout soucis juridique. :rolleyes:
Donc ce pavé là, qui fait en moyenne 5 à 6 pages pour 10 à 15 paragraphes est très souvent identique d'un dossier à l'autre.

Les prescriptions générales sont un détail quant à la technicité sur la mise en oeuvre des produits : matériaux et produits utilisés, mise en oeuvre, stockage, etc, etc...
Ce pavé, comme l'autre reste du blabla administratif, très similaire d'un dossier à l'autre pour un lot donné.

Les descriptions quant à elles, correspondent à ce qu'attend le client final. Pour reprendre quelque chose de visuel pour les non initiés, sur le lot plâtrerie par exemple, c'est là qu'on va décrire très précisement le type de cloisons que le plâtrier va mettre en place, à savoir, le type de plaques de plâtre utilisées, le type d'isolation, la largeur de la cloison, sa résistence au feu si cette dernière est nécessaire, etc, etc...
Ou encore plus visuel, pour un lot plomberie, on décrira avec précision le type d'équipement sanitaire et disant que c'est tel modèle de chez tel fabricant pour le lavabo, etc, etc...

Bref, là aussi ça peut être répétitif mais il faut adapter la description aux spécificités du projet et à la demande du maître d'ouvrage (le client).

Donc ce que je souahite faire avec ma base de données :
Sélectionner un lot :
  • Plomberie
  • Plâtrerie
  • Peinture
  • Menuiseries intérieures
  • ...
Une fois cette sélection faite, que l'outil me donne les Généralités et les prescriptions techniques
Et qu'ensuite j'ai accès aux différentes descriptions possibles dans chaque lot. Je reprends mon exemple de plâtrerie :

Je sélectionne le lot PLATRERIE
La BDD me donne le choix :
  • GENERALITES
  • PRESCRIPTIONS TECHNIQUES
  • DESCRIPTIFS
En sélectionant DESCRIPTIFS, j'ai le choix entre tous les articles du genre :
  • Doublages
  • Cloisons
  • Plafonds
  • ...
Si je sélectionne CLOISONS, j'ai le choix entre (vous l'aurez compris, ce sont des types de cloisons plâtre) :
  • 72/48
  • 84/48
  • 98/48
  • SAD180
  • ...
Chaque type de cloison me donnant un descriptif type que je peux copier/coller dans Word.

Est-ce plus clair là ? :eek:
 
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