Problème champ de fusion

[loulouange]

Bonjour,

J'utilise Word 2007 et 2010, jusqu'à présent je n'avais pas de problème lors de mes publipostages.

Or depuis peu, je ne sais pour quelle raison mais je n'arrive plus à modifier mes champs, je m'explique :

Ma lettre type est liée à un tableau Excel et contient donc différents champs. Or, parfois je suis amenée à adapter ma lettre et donc modifier le résultat d'un des champs manuellement.
Mais lorsque j'imprime le document ou bien que je termine la fusion vers un nouveau fichier, j'ai l'impression que word fait à nouveau la fusion automatiquement et de ce fait remet le résultat d'origine.

J'espère que j'ai été claire dans mes explications et que vous pourrez m'apporter une solution, merci d'avance pour votre aide;

 

[Modeste]

Re : Problème champ de fusion

Bonsoir loulouange,

On ne sait absolument pas ce que tu entends par:

modifier le résultat d'un des champs manuellement

Par ailleurs tu fais cette modification dans ta lettre type? (je présume que oui, si tu as accès aux champs!?)

Si tu nous en dis un peu plus, on y verra peut-être plus clair (sans pour autant avoir de solution à proposer)!

 

[loulouange]

Re : Problème champ de fusion

Bonjour Modeste, le forum,

Merci pour t'être penché sur mon cas.

Je vais essayer d'être un peu plus claire.

Dans ma lettre type se trouvent des champs tels que Nom - prénom - date et lieu de naissance - nombre d'heures - etc.. le champs que je suis amenée parfois à rectifier concerne le champ "nombre d'heures" que je dois réajuster.
Donc s'il est noté par exemple 8 et bien je rectifie en mettant 12.

Ensuite je peux soit imprimer directement sans faire terminer la fusion car je ne veux pas conserver les lettres nominativement (je précise que je fais la fusion une lettre à la fois). Auparavant lorsque je faisais ce changement la modification était bien prise en compte.

J'ai essayé d'exporter ma lettre en faisant terminer la fusion mais le résultat est le même, dans mon exemple je retrouve le nombre d'heure du départ soit le 8 au lieu du 12.

Je pense que c'est une histoire de case à cocher/décocher indiquant de ne pas mettre à jour les champs lors de l'impression ou exportation ?

Voila j'espère que vous pourrez m'aider.

Encore merci à vous.

 

[Modeste]

Re : Problème champ de fusion

Bonjour,

Je ne suis malheureusement toujours pas certain de bien comprendre .

Pourrais-tu:
- préciser la version de Word que tu utilises?
- préciser, parmi les étapes de réalisation du publipostage, à laquelle tu te trouves? Avant d'avoir fusionné vers un nouveau document? Tu es en mode "Aperçu des résultats"? Si tu fais un aperçu avant impression au moment précis où tu fais la modification, le résultat est le bon? Quelle manipulation fais-tu ensuite?

 

[loulouange]

Re : Problème champ de fusion

Bonjour,

J'utilise MS OFFICE 2010 au boulot, et là je viens de refaire un test de chez moi sous MS OFFICE 2007.

J'ai refais deux fichiers exemples (base de données + lettre) pour te permettre de mieux comprendre.
Voici la procédure que j'effectue :

1) J'ouvre ma lettre type
2) Je clique sur Publipostage --> Modifier la liste de destinataires --> je choisi la personne - ici j'ai choisi Mme DUMAS
3) Je clique sur "Aperçu des résultats : mes champs sont fusionnés
4) Je modifie la valeur du champ "nombre d'heures", par ex à la base il est noté 10 je rectifie en mettant 15
5) J'ai fait aperçu et j'obtiens bien le 15, j'ai lancé l'impression et tout est correct. Par contre au boulot, a l'aperçu ok mais dès que je ferme l'aperçu ou que j'imprime j'obtiens la valeur initiale 10.

En faisant le choix "terminer et fusionner" : Idem la modification n'est pas prise en compte que ce soit avec Word 2007 ou 2010
(en enregistrant avant ou non la lettre type).

Voila j'espère qu'il existe une solution, merci de ton intérêt.

 

[Modeste]

Re : Problème champ de fusion

Eh ben en voilà une d'explication qu'elle est claire! Merci

Sur base de celle-ci, essayons de voir ce que nous pouvons déduire:
- la modification que tu opères n'est effective que dans l'aperçu de ta lettre type, visible à l'écran au moment T
- un aperçu du document à cet instant montre la modification et tu peux imprimer ce que tu vois dans l'aperçu (c'est bien ce que tu as fait quand tu écris: "J'ai fait aperçu et j'obtiens bien le 15, j'ai lancé l'impression et tout est correct"
- en faisant cette correction, tu ne modifies pas les données dans ta source de données (le fichier Excel)
- il est donc assez normal (et même plus que souhaitable) que si tu fusionnes (vers un nouveau document ou en choisissant d'imprimer les documents) Word exécute la requête et utilise les données de la source (qui n'a donc pas été modifiée!)

Ce qui est surprenant c'est que tu dises qu'il en aurait été autrement à une époque!?

Donc un aperçu avant impression du document, lui-même affiché dans l'aperçu des résultats, permettra bien d'imprimer ta correction (qui n'est qu'éphémère!). Par contre "Terminer et fusionner" exécutera la fusion sur base des valeurs dans le fichier Excel. Si tu as une modification "durable" à apporter, c'est dans la classeur qu'il faut la faire.

Pour info, j'ai testé tes fichiers et les manips décrites ici sous Office 2013 (si 2007 et 2013 fonctionnent de la même manière, il y de fortes chances que 2010 en fasse autant).

La question à 3 sous est: "En quoi cette situation constitue-t-elle un problème pour toi?"

 

[loulouange]

Re : Problème champ de fusion

Merci Modeste pour ton analyse.

En fait au départ, je faisais simplement "aperçu des résultats" et ensuite j'envoyais directement la lettre par mail via WORD vers Outlook. et je n'avais pas de soucis.

Les personnes doivent me retourner ensuite leur document signé au format PDF. Or suite à des problèmes "bugs" ? les documents PDF avaient perdu leur mise en forme (champs à la place des valeurs, espaces manquants...). C'est pour cela que j'ai voulu opter pour exporter la lettre en faisant "terminer et fusionner" ; et c'est donc à partir de là que j'ai constaté ce "problème". Bon c'est vrai à présent que je le sais et qu'il n'y a pas moyen de conserver la valeur, il faudra que je fasse attention lors de la fusion et finalement ne faire la modification que dans la lettre exportée.

Je vais faire des essais au boulot demain car je ne sais plus à présent ce qui marche ou pas, notamment vérifier cette histoire d'impression qui ne fonctionne pas là bas mais chez moi si.

Désolée pour toute cette confusion et merci encore pour le temps que tu as consacré à mon problème.

Bonne soirée