Besoin de conseils...

[jeanyves31]

Bonjour

Je souhaiterai, faire un suivi de mes achats, et n'étant pas un pro en matière d'excel, avant de "foncer" j'aimerai avoir quelques conseils sur la structure de cette appli....

Le contexte
- 15 à 20 fournisseurs
- 150 à 200 produits (matières première, consommable, revente,...)
- Certain produits sont disponible chez plusieurs fournisseurs

Le but de cette appli, est principalement de suivre les coûts d'achats , les quantités achetés sachant que 1 produit peut être commercialisé par 1 ou plusieurs fournisseur.

1 ère approche serai de saisir chaque facture, et donc chaque ligne de facture donc il faudrait 1 classeur pour les factures, 1 pour les lignes.
Dans ce cas comment rechercher facilement un produit pour y trouver les infos.... prix, quantité acheté, quel fournisseur....
Est il possible de réaliser ça, uniquement par le biais de formule de type Recherche, Recherchev,... car le VBA, pour moi c'est un peu compliqué!!!

2 nd approche, serai de faire un simple "tableau" avec tout les produits "ligne" , puis chaque fournisseur "colonne" et ne changer le prix, que lorsque il y a une modification. Le problème sera plus compliqué pour suivre les quantités....

Qu'en pensé vous? est ce que je suis dans la bonne direction?
Avez vous quelques conseils par que je puisse réaliser ça avec mes petites connaissance d'excel...

Merci pour votre aide

 

[Gardien de phare]

Bonsoir,
Sur quelle version d'Excel travailles-tu ?

 

[jeanyves31]

Bonsoir,
Sur quelle version d'Excel travailles-tu ?

J'ai la version 2016

 

[hossat]

pourquoi pas réfléchir à construire votre base de données. Trop d'informations, donc de ligne, rend Excel pas très convivial.
pensez par exemple à stocker les données sur MS Access puis les analyser sur Excel avec liason entre les deux.

 

[Gardien de phare]

Bonjour,
Excel offre un million de lignes ce qui permet de voir venir... Une base de données de type date - fournisseur - produit - quantité - prix unitaire (chaque ligne reprend toutes ces informations) traitée par un plusieurs TCD synchronisés par le mêmes segments répondrait sans doute au besoin.
Prévoir impérativement des validations de données pour les valeurs texte afin d'en assurer l'intégrité. Bien sûr tout mettre en tableau au sens Excel.
Réfléchir à l"intérêt de stocker dans la base les références de factures pour les retrouver si besoin, à créer des "familles" de produit pour faciliter la recherche d'un produit en sélectionnant d'abord la famille à laquelle il appartient.

 

[jeanyves31]

Merci pour vos conseils....

Hossat, Access je connait encore moins... et si je choisi cette solution, il faudrait déjà "construire" mon appli sur Access... A ce moment la je suppose qui serai mieux de tout faire sur Access....

Gardien, j'avais plus ou moins déjà pensé à une solution comme tu me le décris. Ce qui "m'ennuis" c'est de remplir chaque ligne, avec, en partie les mêmes données: La date, le nom du fournisseur, éventuellement le n° de facture....A moins qu'il y est une solution pour remplir automatiquement ces données....
Petite question qu'entend tu par
"Prévoir impérativement des validations de données pour les valeurs texte afin d'en assurer l'intégrité."
Et
" Bien sûr tout mettre en tableau au sens Excel."

Merci encore

 

[lamine]

Bonjour,
est ce que tes données sont disponibles deja en version importable , en text, csv. xlxs.. autres, ou bien tu es obligé de tout creer ?
par ce que si tu déjà des sources ca change tout, il faudrait juste voir comment les gérer. Excel et powerpivot ou power query feront très bien l'affaire.

 

[jeanyves31]

Bonsoir Lamine

Les données je doit les créer au fur et à mesure que les factures arrivent....

Merci

 

[Gardien de phare]

Bonsoir,
Les saisies multiples, bof, tu sais que tu peux saisir la même donnée dans un ensemble de cellules ? Fais le test, sélectionnes 20 cellules dans une colonne, entres une valeur et appuies sur CTRL+Entrée. Les 20 cellules prendront la valeur que tu as entrée.
Les validations de données : pour Excel, A et a ne sont pas la même valeur. SA Tropical et SA Tropicale non plus. Pour les valeurs texte il faut toujours prévoir une validation de données à partir d'une liste pour éviter ce genre de problème. Regardes dans l'aide d'Excel "validation de données" et reviens si tu as du mal à comprendre. Le principe est de limiter les valeurs saisies à celles présentes dans une liste.
Les tableaux : bizarrement une des améliorations méconnues des versions récentes qui est d'une efficacité et d'une utilité incontestable pour se simplifier la vie. Intérêt, le tableau est un objet dynamique : s'il est la source d'un graphique ou d'un TCD, le graphique ou le TCD vont s'actualiser quand le tableau s'étend ; autre intérêt dans un tableau les formules de calcul se propagent automatiquement ; la syntaxe particulière des formules dans les tableaux (pas très intuitive, j'en conviens), permet des formules simples pour des calculs dynamiques. Tu trouveras un tuto sur les tableaux ici : Ce lien n'existe plus sur le site d'une contributrice émérite de ce forum.

 

[jeanyves31]

Bonsoir Gardien

Merci pour tes conseils et le temps que tu prends à me répondre!
Dans mes essais, j'ai fait un tableau ou j'avais 3 champs calculer : N° Facture (B7), Date (C7) et Fournisseur (D7) avec les formules suivante:
--> N° Facture: =SI($F7="";$B6;$F7)
-->Pour date et Fournisseur un formule équivalente.
Et donc j'ai fait 3 champs de saisie: N° facture Saisie, Date Saisie, et Fournisseur saisie.
Donc je saisie une fois ces données et tant que je n'en saisie pas d'autre Excel remplis automatiquement mes champs.
Bon ça fonctionne.... mais la question est avec des données qui augmente, est ce que ce sera toujours le cas? Est ce que ce genre de formule "simple" est a terme viable.....

Merci

 

[jeanyves31]

Au fait merci pour le lien....je ne connaissait pas ce site.....

 

[Gardien de phare]

Re,
Pas bien compris le coup de la formule ! Un petit fichier exemple ? Au fait, histoire de mieux situer le problème, tu estimes avoir combien de ligne de factures sur une année, par exemple ?

 

[jeanyves31]

Bon voici mon petit fichier.....
Concernant le nombre de ligne de factures je les estimes à environ 100 par mois, on va dire au maximum 1500 lignes par an...

 

[Gardien de phare]

Re, et bien oui. Ta formule continuera à fonctionner même avec un tableau plus grand...

 

[jeanyves31]

Merci Gardien pour tes conseils, ils m'ont permis de bien avancer....