XL 2013 Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichiers

[fcalog]

Bonjour a tous,

Je suis en court de restructuration d'une petite PME et je rencontre des difficultés à automatiser mes fichiers excel de suivi de pointage des personnels.

J’ai un fichier par affaire nous permettant d’effectuer le pointage globale de nos effectifs.
Je souhaite en fonction de la liste globale de nos effectifs y reporter en automatique les heures effectuées, tout en sachant que les personnes peuvent changer d’affaire d’un jour à l’autre (exemple de remplacement)
Les effectifs ne sont pas tous dans la liste d’une affaire car trop nombreux (environ 60)
Je vous joins un exemple car plus parlant.
Merci de votre aide.

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonsoir

Une possibilité en pièce jointe, avec une formule matricielle en C5 à valider avec Ctrl+maj tempo+entrer, formule que l'on doit tirer vers la droite et vers le bas (en fonction du nombre d'affaires et du nombre d'employés).

La partie

DECALER(INDIRECT("'"&C$2&"'!C4");EQUIV($A5&$B5;INDIRECT("'"&C$2&"'!A5:A9")&INDIRECT("'"&C$2&"'!B5:B9");0);;;8)

, deux fois présente dans cette formule matricielle en C5, peut être remplacée par un nom en passant par le gestionnaire de noms.

Dans ton fichier réel, comme tu as certainement plus de 2 jours, il faudra remplacer le 8 à la fin de cette partie (4 colonnes par jour)... De même pour A5:A9 et B5:B9 qu'il faudra adapter à ton fichier réel, par exemple A5:A100 et B5:B100 si le nombre d'employés est au max de 96.

@ plus

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonjour

En simplifiant la formule matricielle proposée précédemment, on obtient la pièce jointe ci-dessous (mais alors c'est moins intéressant de donner un nom à la partie en DECALER(INDIRECT....)

@ plus

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Re

D'autres possibilités ci-dessous, avec des formules non matricielles.

Dans les propositions précédentes, il suffisait de changer le 8 pour prendre en compte plus de jour. Ici, c'est plus long, puisqu'il faut ajouter un terme à la somme en fin de formule pour chaque jour, INDIRECT("'"&C$2&"'!F5:F9") correspondant au lundi, INDIRECT("'"&C$2&"'!J5:J9") au mardi...

@ plus

 

[fcalog]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonjour et tout d'abord merci de cet excellent retour.
J'ai retravaillé mon fichier en focntion de ce que tu as peux me transmettre....
Mais je suis complémetement pommé....
Je t'envoi ce que j'ai fait.
A savoir, qui'il y aura ce type de fichier "affaire" exemple ARC un total de 10 environ et pour les personnels environ 75...
Sachant comme tu le constatera qu'ensuite je ferais des totaux par affaire et par société...
J'espére que tu arrive à me comprendre
Merci par avance.

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonsoir

Ton nouveau fichier ne correspond pas exactement au premier, d'où une partie de tes difficultés.

Cf. une possibilité en pièce jointe. Pour prolonger la plage vers la droite, il suffit de copier la plage D5:I13, et de la coller vers la droite au bon endroit, par exemple en V1, puis en AB1, etc, en fonction du nombre de feuilles. Ensuite, il suffit d'écrire en V1 le bon nom du fichier, puis un autre en AB1, etc.

Ensuite, tu sélectionnes puis tires la dernière ligne de ton tableau tant qu'il y a des noms dans les colonnes de gauche.

@ plus

P.S 1 : Le fichier est fait pour le moment pour 100-3+1=98 employés.
P.S 2 : Si les listes de noms/prénoms sont identiques dans toutes les feuilles, on doit pouvoir faire plus simple. A toi de me dire ce qu'il en est.

 

[fcalog]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonjour et merci cisco.
Je t'expose mon souci soucis car finalement tout celaa se complique.
Je vais donc avoir sur chacun de mes chantiers des fichier de saisies des heures de nos personnels... J'ai créé ma trame, commencer a dupliquer 3 mois (Nov, dec et janvier), plus une synthése qui reprendrait le cumul par semaine et par mois...
je te joins l'exemple de fichier que je dupliquerait sur plusieurs chantiers.
Le fichier de synthése sera donc le regroupement de toute les infos issues de chaque dossier chantiers.
Mais mon probléme est que sur le fichier Chantiers je n'y arrive plus tout ce complique pour créer en automatique ma synthése qui va chercher le résultat cumulé de chaque semaine selon l'individu, sachant que sur 70 personne il ne sont pas tous sur le meme chantier...
je te joins le fichier que tu comprendras mieux je pense.
Merci par avance de ton aide.

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonjour

Où est-ce que tu veux mettre les résultats concernant la seconde semaine dans la feuille synthèse ?

@ plus

 

[fcalog]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

En fait, par onglet tu as systématiquement 5 semaine et le cumul par individu et apr semaine devra alimenter la synthése.

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Re

Je ne suis pas certain de tout comprendre. Le 1 en dessous de Nov-15 correspond à quoi ?

@ plus

 

[fcalog]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Dans l'onglet synthése le 1 correspond à la semaine 01 de Novembre, puis 2 correspond à la semaine 2 de novembre et ainsi de suite.

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonjour

Cf. en pièce jointe. A toi de vérifier.

Le format des mois dans la ligne 3 doit être texte (par ex, il faut qu'en D3 soit vraiment écrit Nov-15 et pas 01/11/2015 au format mmm-aa (ce qui compte, qui est utilisé par Excel, ce n'est pas ce qu'on voit dans la formule, mais ce qu'il y a dans la barre de formule)).

J'ai modifié quelques SOMME dans diverses cellules.

Je pense que cela serait mieux si tu installais des listes déroulantes dans les colonnes nom et prénom de toutes les feuilles, car, en cas de faute de frappe, cela plantera (les tests du style ($B5=DECALER(INDIRECT("'"&D$3&"'!B6:B35");( D$4-1)*34; )) ne donneront pas les bons résultats).

Si tu veux étendre ta feuille synthèse, par ex pour créer la partie jan-15, il faut copier la plage P3:U36 et la coller en V3.

 

[fcalog]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Super impeccable j'ai super avancé...
Maintenant second souci, enfin éniéme..
Il va me falloir gérer les histoires d'HS, etc...
HS pas jour, puis ensuite attention HS à cheval sur 2 semaines.
Je vais essayer d'y avancer ce week end et te proposerait une solution enfin je vais essayer.
Sinon une fois finalisé je proposerais mon fichier à tous.

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonjour à tous, bonjour fcalog

Attention, la formule actuelle fonctionne avec 30 employés au max par semaine grâce aux DECALER(.....*34; )). Cela fonctionne, mais n'est pas très pratique si tu viens à avoir besoin de plus de 30 employés pendant une ou plusieurs semaines. Si tu dois changer ce nombre, en rajoutant d'autres employés, ne serait que sur une seule semaine, cela pose problème car, il faut :
* Changer le *34 dans toutes les formules (sauf si tu fais du cas par cas, ce qui n'est vraiment pas évident)
* Mettre le même nombre de lignes pour toutes les semaines de tous les onglets (sauf si tu fais du cas par cas, ce qui n'est vraiment pas évident)

Conclusion :
1) J'espère que tu as prévu une marge de sécurité de quelques lignes par rapport au vécu de l'entreprise.
2) Je peux essayer de modifier la formule pour que cela fonctionne quel que soit le nombre d'employés (pour être plus exact, quel que soit le nombre de lignes consacrées à chaque semaine), ce nombre pouvant varié d'une semaine à la suivante, d'un mois à l'autre. Autrement dit, cela ferait du cas par cas, mais en automatique. Certainement pas évident, mais si cela te parait nécessaire, je peux toujours essayer...

Bon W.E.

@ plus

 

[CISCO]

Re : Automatisation de données en fonction des valeurs de cellule de plusieurs fichie

Bonsoir

C'est fait en pièce jointe. Maintenant, tu peux rajouter (ou supprimer) des lignes dans chaque semaine. A tester davantage par précaution.

Pour que cela fonctionne, il faut écrire semaine06 en dessous de la partie correspondant à la semaine 05, au bon endroit, dans chaque feuille mensuelle. Au besoin, il faut, soit mettre un commentaire dans cette cellule, demandant de ne pas l'effacer, soit la protéger.

La formule est plutôt longue. On doit pouvoir nommer certaines parties, histoire de la rendre plus "digeste".

@ plus