Gestion de planning des interventions d'un service informatique

[didic777]

Bonjour à tous,

Je suis actuellement en charge d'un planning des interventions dans un service informatique. Ne souhaitant pas utiliser des outils de base de données tels Access ou my SQL, et n'ayant aucun budget pour ce projet je me suis tourné vers Excel.

En faisant de longues manipulations j'arrive à mes fins mais je perds un temps fou. Quelqu'un connait-il un moyen de gagner du temps (sur n'importe quelle étape) ?

Voici les étapes que je réalise aujourd'hui pour imprimer une "fiche d'intervention" et garder une trace des diverses demande des clients et assurer un suivi.
- Ma 1ère Feuille se nomme "base de données". J'y renseigne les informations qui devront être imprimées sur ma fiche d'intervention (ça va assez vite à remplir). Toute ma procédure commence par cette feuille.
- Ma 2ème Feuille se nomme "planning". Elle représente un mois complet découpé en semaines (colonnes) et techniciens lignes). Je tape dans les cellules le nom d'un client pour un jour donné et un technicien donné. Par exemple, mon client n°1 à appelé, j'ai inscrit les infos dans ma 1ère feuille (en sachant quand nous interviendrons et qui). Une fois le nom du clien rentré j'insère un signet à la cellule faisant référence à la ligne correspondante de ma 1ère feuille. (en cliquant sur ma cellule je retourne directement sur ma 1ère feuille à la bonne ligne). Cela me permet, une fois l'intervention terminée de remplir ma cellule avec une couleur verte m'indiquant que tout est OK
- Ma 3ème Feuille se nomme "fiche d'intervention". C'est un modèle de fiche à imprimer. Les cases clés (qui correspondent aux champs renseignés dans ma 1ère feuille) font référence à la 1ère feuille (ma cellule J5 a cette formule: ='Base de Données'!A3). Pour imprimer mes fiches d'intervention au fur et à mesure que je les attribue je dois changer les valeurs contenues dans les formules de toutes mes cellules de ma 3ème feuille via un remplacer par. Puis j'imprime.

Je perds donc un temps précieux pour remplir ce fichier. Quelqu'un a-t-il une idée ?

J'ai aussi plein d'autres fonctionnalités à ajouter (avoir une base de client renseignée pour remplir plus vite ma 1ère feuille, gérer des statitisques par client, par technicien, on peut même repenser entièrement mon processus, d'abord créer la fiche à imprimer puis cliquer sur un bouton qui ajoute les données dans la 1ère feuille voir même qui ajoute le nom du client sur la 2ème feuille)

Bien sur si quelqu'un veut s'inspirer de ce que j'ai fait (faudra par être trop difficile ni pressé pour s'en servir) c'est libre

 

[nyko283]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Bonsoir Didic,

Pour ta fiche d'intervention tu peut utiliser la fonction indirect qui va permettre de trouver automatiquement les bonnes ligne suivant le numéro d'intervention:
en D11 de ta feuille d'intervention met cette formule :
=SI(INDIRECT("'Base de Données'!F"&2+J5)="";"";INDIRECT("'Base de Données'!F"&2+J5))
D'apres la structure de la feuille Base de données on peut donc dire que la ligne corrspondante est egale au numero d'intervention +2 soit la ligne 3 pour la premiere intervention. une fois toutes les formules remplacer de la sorte tu n'auras plus qu'a préciser le n° d'inter et le reste ce mettra à jour tout seul.

edit:
la fonction indirect : expliquer par l'aide d'excel :
Renvoie la référence spécifiée par une chaîne de caractères. Les références sont immédiatement évaluées afin d'afficher leur contenu. Utilisez la fonction INDIRECT lorsque vous voulez modifier la référence à une cellule à l'intérieur d'une formule sans modifier la formule à proprement parler.

 

[Dranreb]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Bonsoir
Rendez saisissable le numéro en J5 dans la fiche d'inter.
En D11 mettez:

=INDEX('Base de Données'!$F$3:$F$396;$J$5)

Modifiez à l'avenant les autres formules
À+

 

[Monique]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Bonjour,

Qques petits trucs

Fiche d’intervention
Barre de défilement ou bien saisir un n°
Index Equiv pour récupérer les renseignements de la basede données selon le n° choisi.

Base de données
Plages nommées par formule (Insertion – Nom - Définir dansExcel 2003. Insertion – Définir un nom dans Excel 2007)
Couleurs alternées : mise en forme conditionnelle

Planning
Lien hypertexte par formule.
Ce serait plus pratique, je pense, de mettre le mois entier sur une seule ligne

 

[didic777]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Merci nyko283, Dranreb et Monique, j'essaie vos suggestions dans la journée et je reviens sur le forum avec les résultats.

 

[didic777]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

UPDATE pour Monique:

J'ai modifié mon fichier avec les solutions apportées (pour info je me base sur la date d'inter plutot que sur la date de la demande).

Tout fonctionne sauf en cas de plusieurs demandes de la part d'un même client pour le même jour (et il est possible que se soit le même technicien qui s'en occupe), seule la panne sera différente; le lien hypertexte renvoi sur une autre ligne.

Dans la formule je crois comprendre que les champs pris en compte sont la date d'intervention (puisque j'ai modifié, ce n'est plus la date de demande), le nom de la société et un autre paramètre qui doit être le numéro de l'intervention. Donc je ne vois pas quel paramètre changer pour ce petit problème.

Encore un autre petit truc, mes numéros d'intervention ne sont pas 1, 2, 3 (comme je l'avais mis sur mon fichier) mais 201106001 puis 201106002 (année, mois puis on incrémente, nous ne dépasserons jamais 999 interventions dans le mois). J'arrive à faire la modification dans la feuille Base de données mais une erreur survient dans les formules de la feuille Fiche d'inter et je ne vois pas ce qu'il faut changer.

D'avance merci pour votre temps accordé

 

[didic777]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Ah je pensais avoir validé mon message précédent l'UPDATE pour Monique...

Je remerciais nyko283 et Dranreb pour leurs propositions mais je n'ai pas réussi à les mettre en place, j'avais pour vous deux une erreur de référence.

 

[Dranreb]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Bonjour.

mes numéros d'intervention ne sont pas 1, 2, 3 (comme je l'avais mis sur mon fichier) mais 201106001 puis 201106002

Dans ce cas il faut, bien évidemment, retrancher je premier de la liste et ajouter 1 au paramètre ligne de la fonction INDEX pour que ça ne provoque pas d"erreur REF.
À+

 

[didic777]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Merci Dranreb mais j'ai pas réussi (encore une fois). Par contre je me sers d'une autre case qui récupère la valeur de la case J5 + 201101000 (en fonction du mois).

Il ne me reste donc plus que le problème de plusieurs interventions pour le même client dans la même journée

 

[Monique]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Bonjour,

N° Inter par formule : l'année & le moisd'intervention & de 1 à n par mois
Résultat numérique sous cette forme : 2011-06-001 puis 2011-06-002, etc.

Fiche d'inter :
1 liste de validation pour choisir le mois
une 2ème pour choisir un des n° d'inter de ce mois-là seulement.

Le lien hypertexte : s'il y a plusieurs interventions pour le même client le même jour, renvoie à la 1ère ligne contenant ce nom de client à cette date
Mais c'est maintenant une formule matricielle, à validerpar ctrl, maj et entrée
Mais surtout, la base de données doit être triée sur le N° Inter en ordre croissant.

Planning : une seule ligne (enfin 3, en fait)
Choix du mois en A1
Format conditionnel (sam, dim et fériés)

 

[didic777]

Re : Gestion de planning des interventions d'un service informatique

Encore une fois merci, du coup je suis encore plus perdu dans les formules mais l'essentiel c'est que ça fonctionne...

Demain je serai en intervention chez un client donc je ne pourrai pas essayer de comprendre les formules et la semaine prochaine je suis en vacance...

Je regarderai ça à mon retour (ou pendant les vacances si j'en ai le courage)

En tout cas merci encore