Compiler des données d'un onglet à l'autre

[Droopy75]

Bonjour à tous !

Je bloque sur un problème de fonction sous Excel.

J'ai un fichier dans lequel des salariés renseignent un nombre d'heures passées sur un dossier afin de comptabiliser le tout en synthèse.

Ca se présente très simplement en un onglet par semaine. A l'intérieur de l'onglet, toujours le même tableau :

• Une colonne de dossier
• Une collonne par jour et par salarié.

En gros, sur 6 salariés, il y a en tout 30 colonnes. (suis-je assez clair ?).

Ils remplissent alors, dans la case correspondante à un dossier / une journée, le nombre d'heures passées.
J'ai un onglet synthèse qui me pertmet de centraliser les information par dossier et par semaine pour faire des totaux.

Jusque là, tout baigne.

Seulement, la direction avait monté sur pied un système très basique de pointage où les salariés mettaient sur une feuille, en face du jour s'ils étaient présent/malade/congés/etc... et dans la colonne d'à côté le/les dossier(s) sur le(s)quel(s) ils avaient travaillé ce jour là.

Avec le système décrit plus haut de pointage plus détaillé, le fait de renseigner cette feuille "basique" génère un double travail pas productif pour un sous et très chronophage.

Du coup, je souhaitais me servir de ce fichier Excel pour éditer une fiche mensuelle de pointage.
J'arrive à créer un tableau m'indiquant la présence ou non du salarié un jour donné, mais je ne sais pas indiquer les dossiers sur lesquels il a travaillé ce même jour.

En gros, je voudrais qu'Excel balaye mes tableaux et qu'il indique dans une cellule l'ensemble des dossiers pour lesquels il a rencontré un nombre d'heures renseignées.

Quelques image pour illustrer mes propos :
Voici ce qui est renseigné :

et voici ce que j'aimerais que soit généré par Excel

C'est la colonne "Dossier" qui me pose soucis...

Merci d'avance.

 

[Modeste]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Bonsoir Droopy75,

Tant qu'à nous offrir de belles images, tu aurais pu "pousser le vice" jusqu'à mettre le fichier qui t'a servi de "matière première" à notre disposition
Sur l'image, on ne voit pas où sont stockés les tableaux des autres "chargés d'affaires" (côte à côte, les uns en-dessous des autres, etc.) ... et ça évitera de le reconstituer, pour tester les solutions proposées.

 

[Droopy75]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Disons que le fichier n'est pas "communicable" malheureusement.

Mon fichier excel est pour le moment "monté" avec les chargés d'affaires les uns à la suite des autre, de manière horizontale.

C'est assez chiant pour mes formules j'avoue, car j'ai du coup un onglet par semaine.

Je suis en train de revoir ce soucis pour l'année 2013 en créant un onglet par mois, mais c'est moins lisible, j'ai mis les dossiers en colonne et les chargés d'affaires en ligne.

Ca reste à affiner.
Je reste d'ailleurs ouvert à tous conseil de votre part à ce sujet.

Mon idée de base pour ce topic était :
Existe-t-il une fonction qui explique à excel :
Dès que tu trouves une donnée au croisement d'une date et d'un dossier, alors tu prends le nom du dossier (première cellule de la ligne / colonne) et tu la positionnes dans un autre tableau en face de la date en question.

Un principe de recherche.
Je maîtrise (c'est un grand mot) les "recherchev" et "rechercheh" mais pas les "recherche" simple...

Est-ce une piste ?

 

[Modeste]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Bonjour,

Quand j'évoquais un fichier, je pensais à celui que tu as utilisé pour tes captures d'écran, pas à ton fichier original!

D'autre part, si tu parles de formules, est-ce qu'une solution par macro te conviendrait?

 

[Droopy75]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Disons que je ne suis pas contre les macros, bien au contraire. Mais... (y'a toujours un mais !)

Le fichier Excel sera sur un serveur. Les chargés d'affaires y accèderont donc par là via leur PC.
Si la macro est liée au fichier mais que les macros ne sont pas activées sur le PC, ça risque de ne pas fonctionner non ?

Le principe de la formule, son avantage en quelques sortes, est que le "remplissage" du document se fait au fil de l'eau.

J'ai travaillé un fichier type pour vous montrer le genre de tableau que j'ai pondu.
L'onglet "Pointage CAx" est celui qui me pose un peu de soucis pour la colonne "dossiers suivis".

 

[Modeste]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Re-bonjour,

Ben mon cochon Y a une vache de différence entre les images initiales et le fichier réel!! Si tu veux concaténer les résultats, je ne vois guère que des formules matricielles (et ... je n'ai pas dit que j'avais la solution sous la main), mais des formules matricielles sur des volumes pareils ça risque de "ramer" solidement!

Par ailleurs, il y a déjà des macros dans ton fichier!?

 

[Droopy75]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Qu'entends-tu par formule matricielle ?

Le principe de recheche en fait partie ?

Pour les macros, oui, j'en ai pondu une ou deux pour des impressions en format PDF, car les tableau de pointage, sont transférés ensuite au service compta.

Mais c'est pas bien grave si elles sont supprimées.

Trouves-tu mon fichier compliqué ? Lourd ? ou alors logique ?

Je pose cette question, car j'ai abordé ces tableaux avec mes connaissances en excel. Si ça se trouve il existe des principes de tableaux beraucoup plus simples mais je ne les connais pas.

 

[Modeste]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Bonjour Droopy75,

Je ne me considère nullement comme un spécialiste d'Excel (comme toi, je "fais avec ce que je connais" ). Ce qui alourdit sans aucun doute ton fichier c'est qu'au départ de l'encodage réalisé dans les feuilles "Janvier", "Février", ... des calculs se font dans la feuille "DATA". Les résultats de ces calculs sont eux-mêmes reportés, via d'autres formules, dans la feuille "Pointage" puis dans les feuilles de pointage de chaque chargé d'affaires ... et ça, même pour afficher, par exemple le nom du jour de la semaine, alors que ce dernier sert peut-être simplement à la mise en forme conditionnelle (samedis et dimanches en gris)!?

Pour les formules matricielles, voici un exemple à copier-coller en CA5 de la feuille janvier:

=SI(COLONNES($A:A)>NB($G5:$BZ5);"";INDEX($G$2:$BZ$2;1;PETITE.VALEUR(SI($G5:$BZ5>0;COLONNE($G5:$BZ5)-6);COLONNES($A:A))))

Attention une fois la formule collée, clique dans la barre de formule et valide la formule à l'aide des touches Ctrl+Shift+Enter (des accolades doivent "encadrer" la formule). Tu peux recopier cette formule sur 5 colonnes à droite et jusqu'en ligne 35.
N'apparaissent maintenant que les noms des dossiers pour lesquels les chargés d'affaires ont presté des heures ... ce n'est pas encore le résultat concaténé comme tu l'imaginais! C'est ce type de formules qui, recopié sur les 200 lignes de tes 12 feuilles risque d'être gourmand en ressources et temps de calcul (recalcul qui se déclenchera fort souvent, à mon sens!)

 

[Droopy75]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

On se rapproche un peu de ce que je souhaite faire... mais c'est pas encore ça ! :lol:

Par contre je regardela formule que tu m'as indiquée.
Tu dis que je peux la copier sur 5 colonne. Ok, à la voir fonctionner c'est une colonne par dossier "potentiel".
Là, c'est le hic, car il peut y avoir plus de 5 dossiers, et il VA y avoir plus de 5 dossiers.

Si je copier sur une 100ène de colonnes, ça fonctionne aussi ?

 

[Modeste]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Bonsoir,

Si je copier sur une 100ène de colonnes, ça fonctionne aussi ?

Qu'il s'agisse d'une dizaine (ou d'une centaine ?) oui, ça fonctionnera toujours; ce que je dis c'est que:
- ça ne donne pas encore le résultat que tu souhaitais (et que donc la formule risque de se complexifier encore ... et j'ai ajouté que je n'avais pas la solution sous la main, ni le nez, ni le coude )
- si tu recopies cette formule sur les 200 lignes (a fortiori, si tu le fais en plus sur 100 colonnes!) de chacune de tes douze feuilles, tu devrais commencer à voir le temps de calcul qui s'allonge!! Comme le stade suivant serait de récupérer ces valeurs et les concaténer dans les différentes feuilles de pointage (au moyen de formules encore à trouver) le temps de calcul peut devenir un vrai handicap. Comble de misère, ton fichier serait en réseau et accessible en écriture par plusieurs intervenants ... ça craint, comme disait ma grand-mère

Une question à se poser, donc pourrait être: pourquoi ne pas attribuer un fichier à chaque chargé d'affaires et récupérer les données qui y figurent tous les x ... jours, heures, mois, ...

 

[Droopy75]

Re : Compiler des données d'un onglet à l'autre

Je me permets un petit "UP" afin de voir si d'autres n'auraient pas des idées...

Merci d'avance.

Je pense que je vais créer un nouveau sujet plus généraliste sur mon tableau, parce que j'ai peur de m'être "enfermé" dans une logique pas forcement optimisée et c'est dur d'en sortir et de prendre le recul nécessaire...