Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

super_newbie_pro

XLDnaute Junior
Bonjour

Je viens vers vous car je suis une larve sur excel et à part des formules basiques, je suis perdu. J'ai tout de même réussi à créer un menu grâce à l'aide trouvée sur des tutos sur internet mais là je suis coincé. Je souhaite créer un fichier à utiliser sur un ordinateur portable qui remplacerait le cahier qu'on a pour inscrire nos ventes, quand on vend des produits.

Vous trouverez ci-joint ce que j'ai réussi à faire et la mise en forme souhaitée. J'ai fait une page dédiée aux catégories de mes produits.

Sur la page principale qui aurait comme nom la date, quand je vends un stylo ou un cahier, je sélectionne la catégorie dans le menu que j'ai réussi à faire (j'ai nommé la liste des catégories de la page paramètres pour pouvoir insérer dans chaque cellule de la page principale dans la colonne catégorie de produits, un menu catégorie)

Ca évite ainsi de devoir à chaque fois retaper le nom de la catégorie. Référence je l'entre manuellement, de même que le prix, et j'ai fait un calcul automatique pour le total. A la fin de la journée j'ai fait un total général.

Voici ce que je souhaiterais faire mais je ne sais pas comment et si vous pourriez m'expliquer chaque étape, sur quel bouton cliquer, que rentrer et où, ça me permettrait de comprendre en même temps.

==> Je souhaiterais que quand on lance le fichier excel, ça se synchronise avec la date de l'ordinateur et que ça créé une page de travail à la date du jour de l'ouverture du fichier où j'entrerais manuellement mes ventes. Pourquoi il faut que ça se synchronise ? Parceque sinon il faudrait faire en sorte quand on lance le fichier, qu'une page apparaisse et demande la date d'aujourd'hui. On l'entre, et ça créé une page de travail similaire à celle que j'ai fait, vierge.

Pourquoi mettre une date ?

==> je voudrais que chaque journée ait sa page de créée au fur et à mesure du temps. De sorte que je puisse avoir une page "résumé" où j'ai mes totaux généraux ( = somme encaissée dans la semaine, somme encaissée dans le mois, où ça additionne le montant de chaque feuille) ainsi que les sous totaux ( = somme encaissée dans la semaine pour ma catégorie 1, ma catégorie 2 etc..., somme encaissée dans le mois pour la catégorie 1, pour la catégorie 2 etc..)

==> Cependant je ne sais pas comment faire pour additionner le montant suivant la catégorie sachant qu'elle est variable grâce au menu. Je me suis dit que peut être la fonction "si" marcherait mais j'ai vite déchanté, je n'y arrive pas et ne sait pas comment procéder.

D'avance merci pour votre aide et votre patience dans vos explications.
 

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joss56

XLDnaute Accro
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonjour à tous,

Je suis de l'avis de Staple: on peut même coupler un développement excel vba et un logiciel open source (PALO) qui te sortira tous les chiffres possibles et imaginables.
Dis nous si l'idée te séduit.
Bonne journée

Jocelyn
 

super_newbie_pro

XLDnaute Junior
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonjour joss56
En fait pour être franc, je ne vois pas du tout à quoi m'attendre ni quoi en penser de votre idée excel VBA et logiciel PALO. Ca attise ma curiosité. Que vous faut-il pour faire ça ? :confused:

Pour les apparences, voici ce à quoi je pensais :

==> Une feuille où on entre les différents produits qu'un gars achète, un produit par ligne.
--- Seule catégorie serait prédéfini et à choisir dans un menu. Tout le reste doit être entré manuellement ; référence, prix, quantité.
--- A la fin on a une indication TOTAL pour savoir combien nous doit le client
--- On aurait un bouton pour "enregistrer" dans la base de donnée ou je ne sais où, destiné aux futurs chiffres de totaux JOUR / SEMAINE / MOIS en total général et sous catégories.

Interrogation ; la possibilité d'avoir ou non un bouton "imprimer" pour que toutes les lignes remplies apparaissent sur une facture déjà mise en forme avec logo et tout le tralala d'une facture...



==> Une page indiquant le mois sélectionné, sous la forme ci-dessous, très simple, permettant de montrer les totaux généraux par jour, semaine, mois, mais aussi les totaux des catégories aussi par jour, semaine, mois :



Et enfin une partie où on peut modifier le titre des catégories, dont le nom changerait automatiquement dans le tableau mensuel précédent mais aussi dans la feuille de saisie, dans les menus déroulants "catégorie" :



Là où je me pose une question, c'est sur la nécessité ou non de faire apparaitre la liste des produits enregistrés et donc vendus, ou bien juste faire apparaitre le montant des ventes par journée, sans plus...
 

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joss56

XLDnaute Accro
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

L'apparence (feuille de calcul ou formulaire) est le dernier stade de votre projet.
Si vous avez un peu de temps pour construire quelque chose de sympa, voici la chronologie à suivre:

- Rédiger sur papier vos besoins: quels états? quelles informations? quelles périodicités? Pour quoi? Pour qui?
- Télécharger l'add-in PALO pour excel sur Commercial Open Source Business Intelligence Overview | Palo - The commercial open source business intelligence solution for planning, reporting and analysis.
- Installer le logiciel et tester avec les 2 bases fournies
- Revenir ici pour dire si ça peut convenir!

Bon courage et à bientôt

Jocelyn
 

Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Re


Merci pour le lien, joss56

Pour les non germanophones comme moi ;)
(et qui n'ont plus leur dico sous la main)

Commercial Open Source Business Intelligence accueil | Palo - The commercial open source business intelligence solution for planning, reporting and analysis.

PS: Joss56:je viens de voir les mots commercial et clients sur leur site
C'est de open source où il faut sortir les brouzoufs ?
 
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super_newbie_pro

XLDnaute Junior
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Je viens d'essayer
J'ai de nombreux crash, ou excel qui ne répond plus quand c'est lancé. Ca permet normalement de gérer une base de donnée c'est ça ?

Pour répondre à vos questions, qu'entendez-vous par "quels états" ? :confused:
 

Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Re

Quelle version d'Excel utilises-tu ?

Je n'ai pas encore essayé mais cela semble très puissant
(peut-être même trop, en tout cas à l'heure actuelle pour ton projet initial )

Tu as vu qu'il existait de nombreux manuels pour t'aider ?
 

super_newbie_pro

XLDnaute Junior
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Excel 2010. Excel ne répond plus, je dois le shooter avec le gestionnaire des tâches. Je le relanche, je réouvre les exemples, ça plante, je relance, ça freeze sur certains onglets erf erf... bref...

Pour alléger le fichier, je pensais mettre une page cachée qui se contenterait de recevoir toutes les lignes validées, afin d'effectuer des sommes basiques, qui seraient ensuite reportées dans le tableau mensuel.

Et donner comme consigne à l'employée d'ouvrir à chaque 1er du mois un fichier vierge et de l'enregistrer sous le nom du mois (octobre_2010.xls) et de recommencer au mois suivant. ça permettrait de limiter la charge
 

Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Re


Je te redis ce que je disais plus bas.

Avant de s'engager dans la création d'un outil sous Excel + VBA
(surtout si tu débutes avec Excel), regardes sur le web s'il n'existe pas des logiciels simples de suivi de caisse prêt à l'emploi.

Car sinon ton projet risque de devenir très chronophage.

Tu as été voir les liens que je t"indiquais dans Lien supprimé au point 2) ?
 

joss56

XLDnaute Accro
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Staple, il y a une page en français. (tout petit en haut à droite...)
Oui, c'est puissant et c'est open source (vraiment!)
L'outil permet de transformer Excel en gestionnaire de bases de données (sous forme de cube et non relationnelle)
A voir pour le projet de notre ami et de son avancement sur Excel et VBA (quoique l'outil fonctionne très bien sans VBA)
Par "états" je veux dire "impressions"

A+

Jocelyn
 

super_newbie_pro

XLDnaute Junior
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Oui staple je suis allé voir mais à part une courte description, on ne peut rien savoir des logiciel, pas d'imprim écran pas de description plus avancée, et il y en a sur un paquet de pages ! C'est très mal foutu et présenté leur site, ils balancent ça en vrac, sans imprim écran sur le menu de choix des logiciels, c'est du nawak... Comment les gens peuvent ils choisir un soft dans ce bordel... :(
 

Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

re


joss56: tu es comme moi parfois, tes lunettes fonctionnent mal ;)
(voir mon message de 13h31)

en tout cas merci pour ce lien
(j'essaierai cet addin plus tard)

PS: c'est un shareware non ?
Palo for Excel 3.1 SR1 Premium
Changed 15.06.2010
Version Info setup_MT.zip
12.3 MB
3.1.2.4334
License Premium (30 day trial license)
Compatible with Excel 2000, XP, 2003, 2007 and 2010

Et il faut s'enregistrer avant de pouvoir télécharger.
 
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super_newbie_pro

XLDnaute Junior
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Y a un gars qui bosse sur un bout de code VB pour l'insertion de ligne automatiquement aprés avoir rempli la première ligne, chaque nouvelle ligne étant identique à celle que vous avez dans mon dernier fichier, premier onglet.

En attendant, je souhaiterais essayer un truc ; cacher une page mais s'en servir comme base de calcul. Pour ce faire, je souhaiterais que le total des produits du client soit additionné, jusque là pas de soucis ; = somme ( cellule départ : cellule fin )

Je souhaiterais que dans cette page vierge, a la première cellule j'ai quelque chose du genre = cellule total du client jusque là je sais faire, c'est simple, je tape = puis je sélectionne dans l'autre page le total.

1°) Mais comment faire pour lui dire ; à chaque fois que j'appuis sur enregistrer, tu colle le chiffre qu'il y a dans TOTAL, les uns sous les autres ? Et faire en sorte qu'il y ait un message qui apparait quand on appuie sur enregistrer, pour éviter que l'employée appuie 50 fois... Du genre ; ok c'est bien enregistrer.

Question parallèle ; quand on a fini d'appuyer sur enregistrer, pour que ça vide automatiquement les lignes pour le prochain client ?

Pourquoi je veux faire ça alors que le gars page précédente m'a fait ça sous forme de STATS / BASE ; car en faisant ainsi, je peux ajouter en bas de la page cachée plusieurs cases pour le total général et le total par catégorie ( avec la formule = SOMME.SI (plage;critère;somme_plage) ), puis dans le tableau mensuel de mon dernier fichier qu'il y a en pièce jointe sur mes derniers posts, insérer une sorte de bouton à côté du tableau mensuel intitulé "mettre à jour".

En cliquant dessus, il copierait les données des catégories dans le tableau mensuel. Et en reprenant la formule que vous me donneriez en petit 1, une fois que la ligne par exemple du 16 octobre est remplie automatiquement grace au bouton mettre à jour, la prochaine fois qu'on cliquera dessus ça actualisera sur le 17, 18 etc... Par contre y a peut être une faille, s'ils ne bossent pas le dimanche, la journée du lundi ira se mettre dedans :eek:
 
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super_newbie_pro

XLDnaute Junior
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Re
Et c'est quoi son nom au petit gars qui bosse ?

Je ne voudrais être pessimiste mais ne crois-tu pas que tu diriges tout droit vers l'usine à gaz ?
M. SALVAN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx :) il code plein de programmes mais il n'a pas le temps de me faire intégralement mon fichier, il veut juste m'aider sur des fonctions ciblées (c'est lui qui a créé la base de données et STATS sur le fichier)
Je ne voudrais être pessimiste mais ne crois-tu pas que tu diriges tout droit vers l'usine à gaz ?
Si je le crains c'est pour ça que je prends conseil pour tenter de faire au plus simple et que ça garde un aspect agréable et facilement compréhensible à l'image de mon calendrier mensuel... Mais c'est pas facile quand on ne s'y connait pas, on est obligé de monter des bouts de code mendiés à gauche ou à droite :(
 
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Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Re


J'espère que tu as invité Monsieur SALVAN a devenir membre du forum XLD ?

A mon avis , le plus dur reste à venir

Le test de ton fichier avec l'utilisateur final

(Et je parle d'expérience, j'ai jadis développé un outil avec bo et menu personnalisé , que du vba, pas de formule,une interface utilisateur avec userform et tutti quanti
Ah il était beau mon classeur , il sentait le sable chaud...)
Sauf que j'avais oublié l'essentiel:
l'utilisateur final
Une brave dame en contrat aidé pour qui un pc était un monde inconnu

Bilan: j'ai passé des heures au téléphone pour expliquer et au final , j'ai du renoncer à mon beau fichier automatisé pour un outil des plus basique que cette personne a su finalement appréhendé sans trop de souci.
 
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