Report automatique de données

[JPrev]

Bonjour à tous,

Je cherche une fonctionnalité d'Excel qui pourrait me faciliter grandement des travaux que j'ai en cours. Je ne suis pas informaticien loin de là, j'ai quelques connaissances en VBA pour développer des outils de travail, voilà pour le contexte .

Résumé de la demande : Dans plusieurs de mes outils, je cherche un moyen de reporter automatiquement des données dans un autre onglet (type plan d'action). Dans des cellules j'entre des propositions d'action (chaines de texte). A chaque fois je copie/colle dans mon onglet plan d'action. J'aimerais que ça se fasse automatiquement et mieux, que ça me le mette à jour quand je modifie des données/actions .

Connaissez-vous un post qui en parle ou une méthode permettant de le faire?

Devant l'enjeu pour moi, je suis prêt à envoyer postalement une boîte de chocolats (promis ils ne viennent pas de mes Pâques ) à celui ou celle qui m'aidera!!!!!

 

[Victor21]

Re : Report automatique de données

Bonjour, JPrev.

Et si vous commenciez par envoyer informatiquement un court exemple (deux ou 3 feuilles, 3 ignes de données, les conditions du report, le résultat attendu) en allant sur mode avancé et en cliquant sur le trombone ?

PS : prévoyez plusieurs boites de chocolat

 

[JPrev]

Re : Report automatique de données

Pas de soucis , si j'arrive à réaliser ce genre de manipulation, derrière je gagnerai assez de temps pour envoyer les boîtes ^^.

Je joins un exemple de fichier :

1er onglet : Mon unité de travail, j'entre dans la dernière colonne des propositions d'actions pour chaque risque. A chaque fois que j'entre quelque chose, je veux qu'il me le reporte dans l'onglet Plan d'action avec le risque associé (1ère colonne). A noter qu'il peut y avoir plusieurs onglets (plusieurs unités de travail) mais le fonctionnement est le même...

La difficulté réside je pense dans le fait que des informations peuvent être modifiées et qu'il faut prévoir une mise à jour en cas de modification (et pas une répétition de la macro qui ajouterait à chaque fois une nouvelle ligne)

 

[Victor21]

Re : Report automatique de données

Re,

La configuration actuelle de vos UT risque de ne pas simplifier votre demande : Prévoir une seule cellule pour plusieurs actions ne me parait pas judicieux. Cette trame est-elle obligatoire ?

Je joins un fichier (à modifier - adapter - rejeter ) que j'ai utilisé lors d'une certification ISO 9000

 

[Dugenou]

Re : Report automatique de données

Bonjour Jprev Victor,
Une proposition à adapter à base de formule matricielle
Cordialement

 

[JPrev]

Re : Report automatique de données

Bonjour Victor, bonjour Dugenou,

Victor je n'ai pas tout à fait saisi le lien avec mon fichier désolé :/, mais en tout cas joli travail pour l'audit ISO 9001 c'est vraiment complet .

Dugenou, le travail effectué est vraiment dans la lignée de ce que je recherche. Pourrais-tu essayer stp de m'expliquer (en vulgarisant le plus possible) le principe des formules matricielles?

Ca reporte et met à jour vraiment mon plan d'action...et si je dois ajouter une autre unité de travail, Est-ce que les actions vont continuer à se reporter?

Dans les cases suivant l'action (dans le plan d'action) si la même action est valable dans 2 UT, je met une croix dans les cases concernées, Est-ce que cela est possible aussi?

Désolé de te déranger avec mon tout plein de questions :/

Cordialement,

JPrev

 

[Dugenou]

Re : Report automatique de données

Bonjour,
j'ai travaillé très (trop) vite sur ton fichier pour montrer ce qui est possible avec une formule matricielle. Et le pb est que je n'ai travaillé que sur une feuille :celle de l'UT1. Pour travailler sur plusieurs feuilles au départ (plusieurs UT) ça va devenir très complexe : et d'abord il faudrait que les actions soit libellées de façon exactement identiques. Ensuite je ne sais pas comment on obtiendrait la liste complète de toutes les actions si certaines n'existent que dans quelques feuilles. Peut-être faut-il mettre en place un registre de toutes les actions toutes UT confondues. Le problème devient alors simple : rechercher dans chaque UT l'action en question, plus besoin de formule matricielle. L'affichage d'une croix dans les UT concernées devient aussi assez simple (sommeprod ou nb.si) la formule changera dans chaque colonne mais on peut utiliser INDIRECT et le titre de la colonne.
Voir pj ou j'ai imaginé dans la feuille plan d'action que la première colonne contenait la liste de toutes les actions toutes feuilles confondues et la deuxième colonne n'est plus calculée. Il faudra vérifier qu'une même action ne peut pas servir pour plusieurs risques.
Cordialement
Je reviendrai à l'explication de la formule matricielle si tu souhaites continuer sur la voie du premier fichier.

 

[JPrev]

Re : Report automatique de données

Bonjour,
j'ai travaillé très (trop) vite sur ton fichier pour montrer ce qui est possible avec une formule matricielle. Et le pb est que je n'ai travaillé que sur une feuille :celle de l'UT1. Pour travailler sur plusieurs feuilles au départ (plusieurs UT) ça va devenir très complexe : et d'abord il faudrait que les actions soit libellées de façon exactement identiques. Ensuite je ne sais pas comment on obtiendrait la liste complète de toutes les actions si certaines n'existent que dans quelques feuilles. Peut-être faut-il mettre en place un registre de toutes les actions toutes UT confondues. Le problème devient alors simple : rechercher dans chaque UT l'action en question, plus besoin de formule matricielle. L'affichage d'une croix dans les UT concernées devient aussi assez simple (sommeprod ou nb.si) la formule changera dans chaque colonne mais on peut utiliser INDIRECT et le titre de la colonne.
Voir pj ou j'ai imaginé dans la feuille plan d'action que la première colonne contenait la liste de toutes les actions toutes feuilles confondues et la deuxième colonne n'est plus calculée. Il faudra vérifier qu'une même action ne peut pas servir pour plusieurs risques.
Cordialement
Je reviendrai à l'explication de la formule matricielle si tu souhaites continuer sur la voie du premier fichier.

J'aime beaucoup la V2 Dugenou, c'est vraiment pile dans ce que je veux, sauf que je n'ai pas tout compris et que je suis surtout ici pour comprendre ton travail. Je regarderai demain un peu plus en profondeur car je dois filer en réunion :/.

Dans l'idée, rien que ça me ferait gagner un temps fou Oo. A chaque fois je dois recouper mes onglets pour voir si je n'ai pas oublier une action etc.

La prochaine étape sera d'avoir pour chaque risque une liste des situations dangereuses "pré-fabriquée", à sélectionner pour chaque UT en fonction de ce qu'on y trouve et de proposer les actions qui iront alors dans le plan d'action.

Ah ce que j'aimerais être une bête en VBA...

 

[JPrev]

Re : Report automatique de données

Bonjour Dugenou (et les autres aussi ),

Je reviens sur ton fichier V2 d'hier, dans certains cas, une action peut servir pour atténuer plusieurs risques. Est-ce que cela gêne l'outil?

Par contre je n'arrive pas à voir le code, du coup je ne comprends pas le cheminement ^^

Bonne journée

 

[Dugenou]

Re : Report automatique de données

Bonjour,
Il n'y a pas de code, seulement des formules. Dans la feuille plan d'action j'ai seulement collé les valeurs de quelques actions et risques liés. Si une action sert pour plusieurs risques il y a un problème de recherche dans les feuilles, il faudrait soit un nom différent soit rechercher sur le couple action / risque ce qui va compliquer la formule.

 

[JPrev]

Re : Report automatique de données

Bonjour,

Sans code c'est vrai que ça peut marcher aussi. Tu peux m'expliquer la fonction INDIRECT? NB.SI je saisis le truc mais du coup tu me raconter le pourquoi de ta formule .

Après pour l'action et les risques personnellement tant qu'elle apparait une fois (et pour les bonnes UT), peu importe le risque pour lequel elle est inscrite, ça me va. C'est déjà une grosse simplification ( à chaque fois je devais relire l'ensemble de mes tableaux pour voir si je n'ai rien oublié --').

Sinon, Est-ce que tu penses que c'est jouable d'avoir pour chaque risque (pour la cellule Situations dangereuses) une sorte de base de données avec des situations types? Après c'est tout à fait possible que je parte d'un "mauvais fichier" pas du tout programmé pour ce genre de manipulation. J'aimerais avoir ton avis là-dessus.

Merci encore,

JPrev

 

[Dugenou]

Re : Report automatique de données

Re,
Indirect te permet d'utiliser une plage avec une formule : dans notre cas :

INDIRECT("'"&D$2&"'!$H$3:$H$12")

permet d'aller chercher la plage $H$3:$H$12 de la feuille dont on a le nom en D2. Ainsi en recopiant a droite on vas aller dans la feuille indiquée en E2 etc.
Il est indispensable que le nom des feuilles soit exactement identique à ce qui est écrit en D2, E2 etc

Pour la base de données : ce n'est pas trés compliqué on va faire des listes déroulantes avec données/validation puis choisir liste. Dans un premier temps : on va juste choisir la plgae qui contient la liste ensuite on pourra automatiser la longueur de la liste et surtout faire correspondre par formule la liste au risque.

premier temps en PJ : voir cellule E2 des 3 feuilles UT

 

[JPrev]

Re : Report automatique de données

Dugenou,

Merci pour ton aide, la PJ par contre n'est pas valide selon le forum ^^.

Pour les listes déroulantes je trouve que c'est une super idée, je ne sais pas pourquoi je m'étais lancé dans une idée de Code...je vais faire un test comme ça, en ouvrant un nombre de lignes par risque (en fonction du nombre de lignes que je peux avoir MAX) dans mon onglet UT et utiliser un onglet "Base de données" pour insérer toutes mes situations dangereuses types. D'ailleurs je vais faire pareil avec mes moyens de prévention .

Je vais alterner les lignes : 1 avec ouverture à la liste déroulante et 1 en champ libre (Pour insérer mes situations et éventuellement des particularités en champ libre ou des commentaires liés à celle insérée au-dessus).

Remarque : Par contre, niveau esthétique, ça risque d'être un peu moche non?

Jusque-là tout va bien, par contre pour les actions que tu as copier/coller des UT, as-tu un moyen pour les envoyer directement dans le plan d'action quand j'appuie sur entrée après la saisie du texte?

 

[JPrev]

Re : Report automatique de données

Re Dugenou,

Tiens tu dois peut-être avoir un tuyau pour moi :

Si tu regardes mes onglets UT, j'ai classé mes risques en différentes catégories. Penses-tu qu'il est possible et ce, quelque soit le nombre de lignes que j'ai, de définir qu'une catégorie soit imprimée sur au maximum qu'une page recto/verso? C'est de la mise en page...

 

[Dugenou]

Re : Report automatique de données

non, ça je ne sais pas faire
je remets la pj avec ce post.
pour les listes déroulantes c'est plus facile de les mettre partout en autorisant les valeurs hors liste (onglet alerte d'erreur de la boite validation des données, décocher "quand des données non valides sont saisies")
pour l'ajout automatique des nouvelles données dans le plan d'action : non je peux pas faire, sauf formule matricielle qui va etre trop complexe car plusieurs feuilles : certainement possible avec du code mais pas par moi : je suis un ignorant dans ce domaine.

Cordialement