Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

[kamadjibzh]

Projet photovoltaique: copier une ligne vers une feuille en fonction d'un choix liste

Bonjour à tous,

Mon employeur m'a demandé de refondre le suivi de nos dossiers sous Excel.
Le but: permettre une meilleur visibilité de l'état d'avancement de ces mêmes dossiers. Ces dossiers sont des chantiers de panneaux photovoltaïque.

Donc, j'ai déjà commencé à faire le tour des outils d'Excel pour "automatiser" certaines choses. Mais j'aimerais avant tout commencer par réfléchir sur le projet dans son ensemble et avoir vos avis avant de foncer tête baissée dans la mise en place du système.
Voici où j'en suis pour le moment :

Feuille 1 (BASE) : Tous les dossiers, quelque soit leur état d'avancement.
----------------------------------------------------------------------------------------------
Feuille 2 (Complet): Les dossiers "complets" au niveau justificatifs.
Feuille 3 (Incomplet): Les dossiers incomplets, avec un suivi précis des justificatifs manquants.
Feuille 4 (Problème): Les dossiers problématiques (avec une description du problème).
Feuille 5 (OK chantier): Les dossiers complets ET prêt pour le début du chantier.
Feuille 6 (Archive): Chantiers finis.
Feuille 7 (Annulation Client): Dossiers annulés par le client.
Feuille 8 (Annulation Banque): Dossiers annulés par la banque.

Le but c'est d'avoir dans base, tous les dossiers et le nombre de dossiers dans cette feuille doit etre egale a la somme des dossiers presents dans les 7 autres feuilles.

Les "dossiers" représentés par une ligne dans Excel, doivent pouvoir changer de feuilles en "1 click" mais sans avoir de doublons dans les différentes feuilles.

Cela ressemble a une base de données, mon principal problème étant que chaque ligne dans chaque feuille n'aura pas forcément le même nombre de "champs". Mais cela ne devrait pas poser problème, il suffit je pense de définir tous les champs dans la feuille BASE et de les masquer au besoin en fonction des feuilles.

Je voulais savoir si ca vous parait faisable et vos avis sur la question.

Merci d'avance pour votre aide ,

Olivier

 

[mutzik]

Re : Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

Bonjour,

Je dirais : mauvaise méthode, car je ferais :
- une feuille unique avec tous les dossier avec une colonne 'statut' (complet, incomplet, refusé banque ... Sur cette feuille doit figurer un numéro unique de dossier qui sera repris dans toutes les autres feuilles
- une feuille 'historique' qui reprendra ce num de dossier, et chaque action faite pour ce dossier
- on peut envisager de mettre un dossier 'complet' ou 'achevé' dans une autre feuille

 

[kamadjibzh]

Re : Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

Merci mutzik pour ta réponse. Si je comprend ton raisonnement, tu utilises le numéro de dossier unique pour faire le lien entre par exemple la feuille de base et la feuille historique ?

Par exemple, la feuille 1 aura 1 identifiant unique et 5 champs

La feuille historique aura 1 identifiant unique (repris de la feuille 1) et d'autres champs (sans répéter les champs de la feuille 1) et sur une 3eme feuille par exemple, je peux grace a l'identifiant afficher indifféremment un choix des champs des feuilles 1 et 2 grace toujours a l'identifiant unique ?

Penses tu que je vais avoir besoin de VB dans ce projet (je ne suis pas contre car j'ai deja codé en VB, mais ca va ralentir l'avancement du projet sérieusement...)
Merci !

 

[mutzik]

Re : Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

re,
oui c'est toujours ainsi que je procède. Grâce à ce numéro unique, je sais retrouver dans les autres feuilles toutes les infos concernant le dossier en question. C'est comme cela qu'on construit des 'relations' entre les différentes feuilles de données.
En plus tu peux rajouter un nr de client dans ce dossier, données que tu vas inscrire dans une autre feuille, ainsi tu peux imprimer tout le dossier quand il est achevé :
- le dossier (avec dates et paramètres)
- son client
- l'historique des actions effectuées

sinon, pour VB, je pense qu'il faudra l'intégrer, même si on en a pas besoin dans un premier temps, mais le forum est là pour cela, je peux t'aider sur ce projet (comme tous mes camarades d'ailleurs)

 

[kamadjibzh]

Re : Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

Bon, il va falloir que je m'active car on attend de moi un résultat "partiel" rapide, que nous améliorerons par la suite.

Pour ma feuille 1, en colonne1 je dois générer un numéro de dossier unique. Je pourrai l'ecrire a la main, mais pour éviter des erreurs de saisie, il doit se mettre automatiquement (et surement cacher ou bloquer la colonne). En colonne 2 j'ai le nom du client.
Voila ma formule en A1:

=SI(B2<>"";SI(A1="ID";0;A1+1);"")

Ca a l'air de bien fonctionner.

Maintenant, selon le "statut" du dossier dans ma colonne 3, j'aimerais que les données (ou seulement une partie) s'affiche dans mes feuilles 2,3,4 etc, une feuille par statut disponible.

Je sais faire une liste déroulante. Peut-il se passer une action (copie de certaines données sur une autre feuille, etc) lorsque l'option dans la liste est clickée ?

Voila comment mon directeur veut que ca se passe:
L'utilisateur entre un dossier dans la feuille 1. Normalement, tout dossier nouvellement entré sera en "incomplet" par defaut, sauf lors de la mise en place de la base (puisque des dossier sont deja complet ou en probleme ou...).

Les données apparaissent directement dans la feuille "Incomplet".

2 jours plus tards, le dossier est complet, la personne change sur la feuille "Incomplet" le statut du dossier avec une liste déroulante, choisi "complet" et les infos se retrouvent basculée sur la feuille "complet" et le statut du dossier sur la feuille 1 (la base) se change automatiquement en "complet".

Comment je m'y prend pour faire ca ?

Etant donné que je vais avoir pas mal de questions sur ce projet, mieux vaut-il que je continue a poser mes questions dans ce fil en precisant le titre a chaque nouvelle question ou faire un fil différent pour chaque question ?

Merci !

 

[kamadjibzh]

Re : Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

Bon j'avance un peu,

J'arrive a déclencher une macro qui réagi lors du changement d'une cellule et qui copie une ligne vers une autre feuille.

Mon principal problème est que je ne peux pas créer de macro spécifique pour chaque cellule contenant ma liste de choix...

Comment faire pour que le choix dans ma cellule H2,H3,H4...HN (je rappel que j'ai la meme liste déroulante dans chaque cellule de la colonne H) me copie la ligne associée L2,L3,L4 dans une feuille spéciale en fonction de mon choix dans la liste ?

J'ai beau parcourir le net, j'ai l'impression que ce que l'on me demande n'est pas possible...

D'avance merci.

Olivier

 

[mutzik]

Re : Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

bonjour,
je crois que tu fais la même erreur que beacoup de gens, à savoir se mettre sur l'ordi et programmer sans savoir réellement ce qu'il faut et ce qu'il t'est nécessaire.
Pour éviter de faire une (par la suite) usine à gaz, fais dans l'ordre les choses suivantes:
-faire une liste de tous les champs nécessaires dans la feuille projet (en principe, d'abord sur papier)
-idem pour feuille clients
* inscrit tous ces noms de champ en ligne 10 de chaque feuille, A10, B10 C10 ...
* envoie ce fichier sur le forum

 

[kamadjibzh]

Re : Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

Bonsoir Bertrand !

Alors là, je suis entièrement d'accord avec toi ! Quel intéret de faire une usine à gaz lorsque l'on peut faire simple... Le seul problème c'est que le chef, c'est pas moi ! Donc pour réussir à savoir ce qu'il veut exactement c'est pas simple (il peut m'accorder environ 10 min max en général...) et c'est lui qui décide.

Donc j'ai déjà réussi à simplifier la chose, puisque juste en choisissant un état du dossier dans une liste déroulante et en mettant un tri sur cette colonne, on arrive à avoir la synthèse des dossiers incomplets, finis, etc et ce sans usine a gaz

Donc pour mon projet "a court" terme, on est bon.

Par contre dans le futur, on va améliorer ça, notamment pour le suivi des pièces justificatives de chaque dossier. Je pense que l'on fera des cases à cocher pour chaque justificatif qui s'affichera en rouge/vert pour une meilleur lisibilité.

Pour le moment, le projet est en attente de définir (clairement!) les besoins du chef

a bientot !

Olivier

 

[lalaler]

Re : Projet gestion de dossiers photovoltaique (question d'ordre général)

Bonjour,

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[TempusFugit]

Re : Projet photovoltaique: copier une ligne vers une feuille en fonction d'un choix

Bonjour

C'est une question d'ordre général ou de la publicité ?

Et quel est le rapport avec Excel ?

 

[lalaler]

Re : Projet photovoltaique: copier une ligne vers une feuille en fonction d'un choix

Bonjour TempusFugit,
Effectivement c'est limite...
mais ce logiciel répond à tous les besoins, je n'ai pas pu m’empêcher de faire un copier coller du contenu de leur site ;-)