Macro pour Import Compta

[spokedoe]

Bonjour à tous !

Voilà, je galère depuis des mois pour transférer des données à mon expert comptable qui souhaite, bien évidemment un formatage particulier pour l'intégration dans son logiciel.
Je vous expose ma problématique : mon logiciel de gestion peut faire des exportations au format XLS pour récupérer ma caisse; mon comptable peut faire un import de données au format XLS. Super !!!! sauf que bien évidemment, les données ne sont pas classées dans les bonnes colonnes et qu'il faut ajouter des colonnes et des lignes avec les comptes comptables. Galère, galère, je suis donc systématiquement obligé de traiter chaque ligne de mon fichier caisse pour obtenir le format désiré. En sachant que la période a traiter est mensuelle, je me retrouve en moyenne avec un minimum de quarante lignes minimum à faire !!!!!
Grosso modo, la manip à réaliser est la suivante :
- le fichier caisse contient différentes colonnes avec des données différentes (date, nombre, texte, monnaie) (Cf PJ feuille 1).
-le fichier pour l'import comporte moins de champs mais de même nature (Cf PJ feuille 2)
Il faut transférer et convertir les dates ((car format aaaammjj), reprendre le numero de ticket, insérer le compte comptable idoine selon le type de vente (prestation et/ou service), insérer le libellé du compte comptable puis indiquer dans la colonne crédit la valeur de la vente. Enfin, pour équilibrer l'écriture, il faut créer une ligne de contrepassation en débit avec la même valeur. OUF !!! et cela pour chaque client par jour et sur une période d'un mois.

Je connais Excel mais au niveau macro je débute par la force des choses. Je ne sais pas par ou commencer. Aussi, si quelqu'un peut me mettre le pied à l'étrier, des conseils ou des modèles à adapter, je suis preneur !!!

 

[Bebere]

Re : Macro pour Import Compta

bonjour spokedoe
bienvenue
changer les dates pas de problèmes
concerne final,partie au dessus de ligne 13
comprend pas
concerne final,partie en dessous de ligne 13
pour colonne compte,fait ce qui suit
F 706300
E 531000
H 706100
est ce suffisant
pour colonne libellé je ne sais pas

 

[mikeo]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour spokedoe et bienvenue à toi,
Bonjour Berbere, qui m'a beaucoup aidé sans le savoir,
Hi le forum,

Je t'envoie spokedoe la solution à une partie importante de ta question. Avec ça le comptable peut passer une écriture de contrepartie mensuelle.

Maintenant on peut créer la contrepartie ligne par ligne mais il faut passer par VBA. C'est plus compliqué.

Mikeo

(dans ta demande, il manque une colonne pour le journal, à vérifier)

 

[spokedoe]

Re : Macro pour Import Compta

Bonsoir,

Merci à Berbere et à Mikeo pour avoir pris le temps de se pencher sur le problème.

Berbere,
selon la nature de la vente, un compte comptable doit être affecté (706 pour le service et 707 pour la vente). De plus, selon le moyen de paiement, on décline le compte en 100 espèce, 200 chèque, 300 carte et 400 autre.
Exemple concret à partir du fichier exemple transmis, en initial (fichier export de la gestion feuille 1), on a pour le 01/04/2009 ticket 1 une prestation (services) pour un montant de 53 € réglé par carte bancaire.
Le fichier final doit donc pour la premiere ligne contenir le date (01/04/2009), la pièce ou ticket (1) , le compte comptable (706300 car c'est un service et c'est un paiement en carte), le libellé (Presta CB du 01/04/2009) et enfin le montant dans la colonne crédit pour un montant de 53 €. Bien évidemment selon la nature de la vente, on a soit du 706 (service) soit du 707 (vente marchandise) qui se décline selon le paiement (100 espece, 200 cheque, 300 carte, 400 autre).
On peut également avoir une vente qui cumule les deux (service et vente marchandise). On obtient alors pour un ticket, une ligne pour
le service en 706 et une ligne pour la vente de marchandise en 707, les deux au crédit.

Mikeo,
Merci pour ton modèle qui reprend bien la date, le ticket, et la colonne crédit. Tu as raison, il suffit de faire une écriture de contrepartie mensuelle pour équilibrer le journal. Le bémol, c'est que la nature et donc le compte n'est pas bon. Exemple, pour le 01/04/2009 ticket 1 on a du 707300 avec un libellé VE CB du 01/04/2009 alors qu'il faudrait un 706300 (c'est du service) avec le libellé (Presta CB du 01/04/2009). Tu gères parfaitement la nature du paiement mais la nature de la vente est invariablement de la vente de marchandise (707). Je tiens à te dire que pour moi c'est déjà un excellent boulot puisque l'ensemble des lignes du mois sont traités !

Dans ma PJ j'ai oublié d'indiquer les comptes pour le paiement "autre". Pour la vente de marchandise, il faut indiquer le compte 707400 et pour le service, le compte 706400. Il n'y a pas dans l'exemple fourni de paiement avec "autre" mais ce paiement apparait selon les périodes (vente en ligne sur un site web).

En tous cas, un grand merci à tous les deux car je commence à voir une issue sur ma galère mensuelle !!!!!!!

Merci pour votre collaboration

 

[Bebere]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour Spokedoe,Mikeo
explications dans feuille final
à bientôt

 

[spokedoe]

Re : Macro pour Import Compta

Hello Berbere,

je te mets en PJ les corrections "a la mano" bien sûr pour la période allant du 01/04/2009 au 03/04/2009 ticket 6 (fond bleu).
Ca fonctionne pour certaines lignes (nature du compte) mais au lieu que le montant soit au crédit , il est au débit. La contrepartie
de caisse (compte 531000) marche que pour le 1er ticket du 01/04/2009.
Si tu peux prendre encore un peu de temps et affiner la "moulinette", je te cache pas que cela m'arrangerait !!!!

Merci

 

[spokedoe]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour,

La solution de Berbere étant vraiment hors de ma portée,je me suis penché sur la solution de Mikeo pour palier au problème du compte 707 sur toutes les lignes.
J'ai galéré méchamment, mais en cherchant et testant une multitude de fois j'ai réussi à faire les conditions imbriquées pour obtenir le résultat souhaité et et et ça marche dans presque tous les cas !!!!!
L'exception, c'est quand il y a une prestation et une vente en même temps !
Je mets en PJ les modifs faites sur le modèle de Mikeo (merci !)

 

[mikeo]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour spokedoe, Berbere,

Excuse-moi de ne pas avoir suivi le post, je ne suis pas là le week end. Il me semble que pour ton problème, il est plus simple de créer un compte ventes "mixte" dans le cas où il y a aussi des services avec des ventes. J'ai l'impression que cela arrive de temps en temps, et que les montants de sont pas significatifs. Pour ton comptable, cela ne change pas les coefficients de marge. Maintenant, on peut reprendre ce poste et corriger manuellement.

Dans mon exemple, comme on travaille avec des formules qui sont en face de tes lignes, créer deux lignes de temps en temps, suppose un décalage trop compliqué à gérer en formule. En VBA cela peut être fait plus facilement mais je ne suis pas assez fort pour cela. Berbère est encore mon maître dans ce domaine.

Si ma réflexion te convient, et si tu n'arrives pas à faire la formule, je pourrai t'aider. Maintenant, il manque aussi le code journal. Si ton comptable travaille avec Sage Coala, je pourrai te faire un truc sympa pour lui faciliter l'import.

Mikeo

 

[spokedoe]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour Mikeo, Berbere,

Mikeo, ton post me fait gagner un temps considérable même avec l'exception par rapport à une mise en forme ligne par ligne "à la main". L'idée d'une vente mixte n'est pas satisfaisante car comme tu le sais, il y a des coeff. différents sur les deux natures. Sur un mois c'est pas grave, mais je pense que sur une année cela peut être significatif. Faute de mieux, je peux m'appuyer sur ton post, faire un copier coller du résultat (au niveau des valeurs) sur une autre feuille et modifier manuellement les tickets ou il y a du service et de la vente.
Exemple pour un CA de 100 euros en carte le xx/xx/xxxx avec 60 euros de prestations et 40 euros de vente, je vais passer les écritures suivantes :
706300 PS du xx/xx/xxxx credit= 60
707300 VE du xx/xx/xxxx credit= 40
531000 Caisse débit= 100

Je viens également de penser qu'il peut y avoir des paiements mixtes pour les trois cas :
- prestation uniquement
- vente uniquement
- prestation + vente

OUF !!!!! Plus je creuse et plus je me rends compte que c'est une véritable usine à réaliser !!!!!
Au secouuuuuuuurssssss !!!!!!

 

[Bebere]

Re : Macro pour Import Compta

bonjour Spokedoe,Miteo
pas de panique,un pas devant l'autre veut dire avancer
ce code est fait en lisant vos commentaires et ce que Mikeo a fait
feuille final
tu cliques sur appel userform
tu choisis ta période et c'est parti
à bientôt

 

[mikeo]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour spoke, et the forum

Je crois qu'on peut faire beaucoup plus simple.

Je suis comptable et pour moi la dernière ligne de ton tableau contient toutes les informations nécessaires. Il suffit d'imputer dans les bons comptes.

Maintenant, si tu as besoin d'avoir des comptes de ventes différents par mode de paiements (espèces, ch, cb, autre) et par catégorie (ventes, ps), je te propose une autre solution beaucoup plus simple par sommeprod (). Il faut au préalable que tu sélectionnes ton tableau et remplacer les . par les , pour transformer les textes en nombres. Voir tableau.

Bon dimanche

Mikeo

 

[spokedoe]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour Bebere, Mikeo, the Forum,

Mikeo,
Je pense que mon comptable souhaite le détail journalier des ventes au cas ou il y aurait un écart lors des dépots en banque notamment pour la partie chèque et espèce (581xxx). Il est plus facile à mon avis de travailler sur une période bien définie que sur un mois complet. Ton post est pour moi un excellent complément à ce qu'il souhaite.
En effet, je peux savoir exactement selon la nature du compte le montant mensuel réalisé. Je peux ainsi contrôler avec le comptable la ventilation des comptes lors de son import !!! Merci pour cet outil, Mikeo !

Bebere,
J'ai modifié dans ta macro les valeurs pour espèces et libellé. A l'origine espèce était sur du 706300 et libellé sur PS CB. J'ai mis donc du 706100 pôur espèces et PS ESP pour libellé. Ton post traite parfaitement l'ensemble des écritures pour la période sélectionnée mais que dans un cas de figure : uniquement pour les prestations.
La nature de paiement est correcte, le compte affecté est le bon, tout ça au crédit et cerise sur le gâteau, avec la contrepartie en caisse au débit pour chaque ticket !
Je t'ai mis donc en rouge (Cf PJ), les lignes présentant une anomalie : lors d'une vente seule ou d'une vente mixte (service + vente).
Détail, quand je clique sur le bouton quitte de "Appel Userform", j'ai un message d'erreur "Erreur de Compilation Sub ou fonction non définie".
Ton post m'enlève déjà à ce stade un gros travail manuel, grand merci pour ta contribution !

 

[Bebere]

Re : Macro pour Import Compta

bonjour Spokedeo,Mikeo
çà devrait être bon,la balance est bonne
à bientôt

 

[spokedoe]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour Bebere, Mikeo, Hello le Forum,

Grâce à Excel Download, the forum, et à ces participants de qualité, mon problème est résolu et c'était pas du tout évident !!!!!

Merci à Mikeo, le magicien, pour sa contribution à ma problématique et ces formules magiques. Grand respect et hommage à Bebere, pour la réalisation d'une macro alliant efficacité et convivialité !!!

Bonne soirée à Tous !

 

[expert comptable]

Re : Macro pour Import Compta

Bonjour,
Je cherchais la manière de convertir un bordereau type note de frais ou journal de caisse multi-colonnes (imputations par colonne) en écritures comptables lignes à lignes et je suis tombé sur cet ancien sujet.
En effet, auparavant on pouvait se contenter de saisir la ligne "totaux" d'un bordereau qui récapitulait toutes les écritures d'un mois.
Mais ce n'est désormais plus possible car l'administration fiscale nous impose de lui fournir un fichier des écritures comptables (FEC) qui contient le détail des écritures sans "centralisation".

Donc il devient crucial de pouvoir transformer ces bordereaux en journal d'écritures comptables (une écriture par ligne du tableau).
L'outil que vous proposez le permet, mais il manque une notion importante dans les écritures comptables générées : LA TVA !
En pratique pour une activité soumise à la TVA une écriture d'achat comporte au minimum trois lignes :
Au débit : 2 lignes HT et TVA
Au crédit : compte fournisseur ou de trésorerie (commence par 40 ou 5)

Par ailleurs, je ne sais pas si votre macro peut s'adapter à des tableaux comportant différents nombres de colonnes.

J'aimerai pourvoir adapter cette macro mais je ne connais pas assez visual basic pour la comprendre.
Pouvez vous adapter cette Macro à un tableau qui comporterai des colonnes H.T. avec des imputations différentes et une colonne TVA, contre partie en fournisseurs ou trésorerie ?
Subsidiairement pouvez-vous documenter votre macro (par des lignes de commentaire) pour que je puisse la modifier à ma guise ?
Avec tous mes remerciements pour le travail déjà fait.
Sincères salutations.
Christophe