Création tableau suivi

[melanie18]

Bonjour à tous

Pour chaque client, je récupére une liste de factures non payées par les organismes que j'incorpore sur excel (Base), voir PJ.
exemple : pour ce client les factures ont été récupérée et intégrée le 14/04/2014.

De cette base, je récupère généralement que n° facture (ColA), date (B), nom bénéficiaire (C), n° SS (E), montant (G) et organisme (H).
Il me manque certaines données, je les ajoute au fur et à mesure que je traite les factures.
Les données rajoutées sont date de délivrance, qualité, dte naiss, forclusion, rejets, facture initiale.

La base s’enrichira d'autres factures que je saisirai manuellement au fur et à mesure (ligne 45)

Mon travail consiste à retraiter les factures chez le client pour se les faire régler par les organismes.

A chaque fois que je traite une facture chez le client je note sur excel pour chaque facture ce que j'ai fait (onglet suivi_clients) pour que le client est un compte rendu de la journée. J'envoie au client que les factures traitées du jour (Suivi_Client), pas la base complète.

Ce que je souhaite faire est de noter tout ce que je fais pour chaque facture non pas sur un nouveau onglet (Suivi_Client) mais sur la base elle même.
Exemple pour la facture 750858
Je souhaite qu'avec un petit "+" par exemple on voit le détails du traitement effectué avec le jour du traitement, le nouveau n° facture, le rejet, commentaires...


Par la suite j'enverrai au client les factures traitées du jour, par un filtre (sur date traitement) je copie/colle dans une nouvelle feuille les factures traitées avec les détails.


Après le traitement, je surveille si les factures sont réglées ou non.

Exemple facture 750858
Si la facture 750858 est réglée suite au traitement du 31/05/14, il me faudrait un moyen de la cocher ou autre manière (oui OU Non) afin que la facture "disparaisse" de la base, pour que je vois uniquement les factures non réglées. Je ne souhaite pas la supprimer complètement.

Si la facture n'est pas réglée suite au traitement effectué, je retraite de nouveau la facture, donc une nouvelle ligne viendra s'ajoutée en dessous du 1er traitement effectué...c'est pour avoir un historique des traitements effectuées.


D'avance merci pour m'aider à créer à un tableau de suivi sur la base existante

 

[ralph45]

Re : Création tableau suivi

Bonjour Mélanie18, le Forum...

Tu trouveras certainement de l'aide sur ce forum, mais STP : supprime le fichier joint !!!
--> Les données que tu livres sont extrêmement confidentielles (Nom, prénom, N° SS) au regard de la CNIL.

Joins en exemple une fichier anonymisé et allégé reprenant la structure intrinsèque de ton tableau.

A+

 

[melanie18]

Re : Création tableau suivi

Voilà c'est fait, fichier allégé et anonymisé

Le fichier

A vous lire

 

[Misange]

Re : Création tableau suivi

Bonjour
Ton départ est très bon il ne te manque pas grand chose
1) ne fais qu'une seule base de données surtout.
2) mets cette base de données sous forme de tableau excel (onglet accueil/style/mettre sous forme de tableau) prends la peine de lire ici pourquoi c'est intéressant de le faire
Ce lien n'existe plus
tu peux très facilement sur une feuille grouper des colonnes (ou des lignes) : tu sélectionnes tes colonnes, onglet données/grouper. Tu as le + que tu veux en haut pour plier ou déplier ta base et voir des détails.
Tu peux aussi très facilement mettre une colonne "archivée" ou ce que tu veux et filtrer dans le tableau pour voir ou ne pas voir certaines factures.
Comme tu as prévu de faire un TCD pour faire les synthèses tu peux en fait aussi en faire un pour lister les factures en cours. C'est parfois très pratique d'utiliser un TCD "que" pour ça.

 

[melanie18]

Re : Création tableau suivi

Merci
Effectivement c'est plus beau comme présentation comme cela.

En fait, ce que je souhaite faire c'est avoir un historique de chaque traitement effectué par facture.

Sur cet exemple, 3 factures ont été traité (voir onglet Suivi_Client) :
750858 et 754369 le 31/05/2014
758540 le 03/06/2014

Si on prend l'exemple 750858
Je souhaite attaché à cette facture (sur la base) le travail que j'ai fait sur cette facture

Je cherche une manière pour que je puise saisir les données date traitement, nouveau numéro (ici 771153), traitement effectué, Commentaires, rejets. Il faudrait que ces nouvelles colonnes apparaissent sous la facture traitée pour que je puisse remplir ces champs.
Et ces données seront attachés à la facture traitée (par un petit "+" on ouvre le détails de l'historique des traitements) ou d'une autre manière...dans tous les cas il faut que les traitements effectués soient attachés à la facture saisie, après que ce soit par un petit "+" ou une autre manière...

Pour chaque facture que je traite dans la journée, il faudrait que ces nouveaux champs apparaissent pour que je puisse les remplir.

 

[Misange]

Re : Création tableau suivi

Il est très compliqué et dangereux de saisir les données concernant une seule facture sur plusieurs lignes. C'est infiniment plus simple de saisir tout sur une seule ligne, cela permet un traitement automatisé, des filtres et des TCD. Le principe même d'une bonne base de données c'est de n'avoir qu'un seul type d'info par colonne.
Tu as vu le petit + que tu voulais ? Ca te va ? Tu peux ainsi masquer démarquer en un clic ce que tu veux.
Tu peux faire un formulaire pour remplir ces champs si c'est plus facile, tu peux même utiliser l'ancienne fonctionnalité "grille" qui est toujours accessible (il font monter le bouton : options/personnaliser le ruban/à gauche toutes les commandes, chercher "formulaire..." et le faire passer dans l'onglet de ton choix ou sur la barre d'accès rapide).

Si à côté de chaque facture (il faut que ce soit un N° UNIQUE) tu mets tout ce que tu as fait avec la date de traitement, en filtrant sur cette date tu trouves soit les factures pas encore traitées soit celles traitées à une date de ton choix.

 

[melanie18]

Re : Création tableau suivi

OK on part sur le principe une seule ligne pour chaque facture.

Problème c'est qu'il peut y avoir plusieurs traitements pour une facture...
Comment faire alors pour que sur chaque journée de travail (date traitement) on voit le traitement effectué ?

Exemple 750858
Sur cette facture il y a qu'un seul traitement effectué, OK mais si suite à mon traitement du 31/05/2014 la facture est de nouveau rejetée par l'organisme, elle sera donc re-traitée un autre jour, donc le jour où elle sera traitée, il y aura de nveaux éléments à rentrer, la date traitement, le rejet, le traitement effectué, le nveau n° fact.

Sur ma base, j'ai simplifié mais en fait pour une facture rentrée, une fois la facture traitée des éléments peuvent changés, l'organisme peut changé, le numéro de facture, le bénéficiaire, le montant et parfois la date de délivrance (mais c'est très rare). J'ai simplifié un peu mon tableau mais l'idéal serait d'avoir un vrai historique de tout ces changements, du départ (à l'entrée dans la base) jusqu'au paiement par l'organisme final.
C'est un hors sujet, à ne pas tenir compte ça deviendrait trop compliqué à faire


Pour le système du petit "+" OK j'ai pigé le truc, intéressant comme fonction.

Nouvelle PJ
J'ai réorganisé les colonnes (noms également), ajouter les colonnes date traitement...
nouveau TCD, j'ai pas réussi à trier la somme de montant du plus grand au plus petit (en fait je souhaite voir quels sont les organismes où la somme des montants sont les plus élevés)

Le système de remplir les champs est une bonne idée, j'ai testé avec la grille, c'est bien pour remplir les champs.
Comment fait-on avec un formulaire ? je vais chercher sur google
Le souci c'est que que je peux perdre la fonction auto-remplissage, pour m'éviter de retaper le même n° SS par exemple,
ou le nom bénéf...non??

 

[Misange]

Re : Création tableau suivi

Ah c'est sur que si le N° de facture peut changer en cours de route je me tais...
IL faut qu'il y ait une référence fixe dans ce que tu traites sinon fais ça avec un papier un crayon et des dossiers, ça marche aussi . Excel n'est pas magicien non plus et excel adore l'organisation.

Pour faire un formulaire personnalisé c'est en VBA et c'est ici pour commencer (et les pages suivantes)
Ce lien n'existe plus

Peu importe le nombre de colonnes que tu mets dans ta base de données, tant que tu la visualises via un TCD où tu choisis de ne voir que ce qui est pertinent. Tu peux écrire date1, date 2, date 3... et mettre des colonnes retour1, renvoi1, retour 2 renvoi 2... jusqu'à cocher la case "terminé". A toi de voir comment t'organiser au mieux.

Je t'ai fait un début d'exemple mais il faut que tu plonges toi même dedans et que tu essayes pour voir comment ça marche !. J'ai fait des tutos, je t'ai fait un début de truc mais je n'ai pas le temps, ni vocation à tout faire.

Pour trier les montants par valeur décroissante : tu cliques sur la flèche sur étiquettes de lignes, options supplémentaires/descendant/par somme de montant

 

[melanie18]

Re : Création tableau suivi

OK merci je vais feuilleter et affiner tout ça, ce qu'il faut retenir tout sur une ligne

Peut être que créer plusieurs groupes de colonnes en leur donnant un nom pour chaque groupe

1er groupe colonne : origine facture
2er groupe : 1er traitement
3é groupe : 2é traitement
...

Je réfléchis

 

[Misange]

Re : Création tableau suivi

Dans un tableau il faut qu'il n'y ait qu'une seule ligne pour les titres et que chaque titre de colonne soit unique. MAis rien ne t'empêche de mettre des noms du style (Origine_1, origine_2...) et d'utiliser des couleurs pour faciliter le repérage.