Aide pour conception d'un suivi d'encaissements

Sylvie

XLDnaute Accro
Bonjour à tous et à toutes,

je recherche un modèle d'application ou peut être plus simplement des idées sur la forme que pourrait prendre un fichier excel qui permettrait à un utilisateur lambda de suivre à partir d'un fichier contenant en liste les factures clients, les encaissements correspondants.
Au départ un fichier basique avec des filtres, des dates, des numéros de facture, des noms de clients, des montants (HT, TVA, TTC)
Je souhaiterais que l'utilisateur puisse annoter simplement si la facture est réglée, la date à laquelle la facture a été réglée et le montant encaissé (prévoir le cas d'un règlement fractionné : maxi 2 ou 3 reglements partiels possibles). Je pense peut être à un USF (?)
Le but est également que ces informations soient reportées sur un autre feuille excel avec simplement en colonne la date, le nom de client, le montant TTC encaissé, cette feuille s'alimentant automatiquement.

Je vous adresse le fichier de suivi de facturation qui existe déjà.
Merci à tous pour vos suggestions, idées, ou plus... si affinités ;)

Bonne soirée
Sylvie [file name=Honoraires2005.zip size=10535]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/Honoraires2005.zip[/file]
 

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Hervé

XLDnaute Barbatruc
Bonsoir sylvie
bonsoir le forum

:)

Un premier jet, juste pour savoir si ceci correspond à ton souhait, et te permettre d'avancer.

Il reste plein de chose à revoir (notament les dates, comme d'hab)

J'ai pas compris comment tu notais le montant des réglements, j'ai rien vu dans ton tableau qui correspondait à ceci.

Salut
[file name=Honorairesv1.zip size=21904]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/Honorairesv1.zip[/file]
 

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Dan

XLDnaute Barbatruc
Bonsoir,

Ce que tu peux faire c'est donner une couleur si la facture est non payée.
Vois l'exemple dans le fichier ci-joint :

1. Dans la colonne I, j'ai remplacé les croix par la valeur O (oui) ou N (Non) et ce via une liste de validation (menu / données / validation)
2. Par une mise en forme conditionnelle, tu obtiens une couleur bleue sur chaque ligne où tu trouves un N dans la colonne I.
3. On ajoute une feuille avec un TCD pour obtenir les résultats de synthèse que tu demandes. La mise à jour se fait automatiquement via une macro.

Dis moi si cela te convient.

;) [file name=Honoraires2005_V01.zip size=18524]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/Honoraires2005_V01.zip[/file]
 

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Sylvie

XLDnaute Accro
Bonjour Hervé, Bonjour Dan, bonjour le forum

tout d'abord merci à vous pour vos propositions.
Dan, si l'idée de MFC est très interessante, l'idée du TCD me séduit moins car je dois aboutir à une mise en forme basique pour mes encaissements nécesairement en colonne (ce fichier xls sera ensuite converti en txt).
Ta solution n'est donc pas vraiment ce que je recherche.
Ta proposition Hervé est très très interessante alors je te livre mes reflexions pour que tu puisses poursuivre si tu le veux bien :
-Est que l'USF pourra tourner sur un excel 97 ?
- Il n'est pas utile que l'USF reprenne les colonnes HT et TVA car l'encaissement est de toutes facons un montant TTC.
- Compte tenu du fait qu'une facture peut faire l'objet de règlements partiels ou qu'elle peut faire l'objet d'un règlement supérieur à la facture (et oui, ca arrive !) je pense qu'il faut introduire une notion de solde. Si somme règlements >= total facture, alors facture notée payée.
- Je te laisse toute liberté pour ajouter une (ou plusieurs ?) colonne encaissement et/ou une colonne solde sur le tableau ou de l'organiser comme il te semblerait logique de le faire
- Pour 'l'alimentation automatique' de la feuille encaissement c'est exactement ce que je recherche.

Un grand grand merci
Bonne journée
Sylvie
 

Sylvie

XLDnaute Accro
Re bonjour,

j'ai une suggestion à te faire Hervé car une idée m'a traversé l'esprit.
Peut être serait il judicieux de créer une troisième feuille qui permettrait de regrouper factures d''un coté et encaissements de l'autre (une sorte de 'grand livre' dans le jargon comptable).
J'imagine cela :
- selection du client par liste déroulante (la liste est donc celle existant dans la feuille facturation)
- affichage du client avec la facture et les encaissements rentrés grace à ton USF.
- possibiliter de pointer encaissements avec factures et de n'afficher que les factures non pointées (donc non réglées totalement)
- comme cela l'utilisateur a une vue immédiate sur le solde à encaisser client par client.

J'ai hélas parfois trop d'imagination et pas assez de compétences Excel pour les mettre en pratique. D'où ma bouteille à la mer !

Merci encore pour ton aide
Bonne journée à vous tous
Sylvie
 
C

Claude

Guest
Sylvie,

Une approche avec sur la feuille 2 uniquement les factures non réglées ou partiellement.

Claude [file name=Encaissement.zip size=8849]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/Encaissement.zip[/file]
 

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Hervé

XLDnaute Barbatruc
Bonsoir sylvie, dan, claude, le forum


Une version 2 ,pour test.

Je ne sais pas si ce fichier passe sous 97 , amis forumeurs votre avis nous intéresse (si quelqu'un sous 97 pouvait tester ce bidule, d'avance merci).

Ce fichier n'est pas finalisé.

Salut



[file name=Honorairesv2.zip size=29312]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/Honorairesv2.zip[/file]
 

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Hervé

XLDnaute Barbatruc
Bonjour tout le monde

une version3

je me suis permis de décider ( :) ), que :

- tous tiers créditeur étaient considérés comme soldés.
- limite de 3 réglements partielles
- il n'y aurait pas d'homonymes (lol, choisi bien tes débiteurs)

j'ai limité le renvoi des données sur la feuille à la fermeture de l'userform (gain de vitesse)

Principe: on choisis un tiers dans la liste de gauche.

Ces règlements partielles apparaissent dans la liste de droite.

Si nouveau réglement, on clique sur le bouton du meme nom.

on remplis toutes les données, puis on clique à nouveau sur le bouton valider nouveau réglement. le bouton annulé permet d'arreter un enregistrement en cas d'erreur.

Je pense que cette version est déjà bien débuggué, mais je te laisse le soin de vérifier.

Pour l'histoire du grand livre, je n'ai pas bien compris l'utilité puisque tu as tout sur l'userform.

APPEL AUX FORUMEURS POSSEDANT EXCEL 97 : merci de bien vouloir tester ce petit fichier.

salut

[file name=Honorairesv3.zip size=29550]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/Honorairesv3.zip[/file]
 

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Sylvie

XLDnaute Accro
Bonjour Hervé, le Forum,

je vais immédiatement tester ton fichier. J'ai accès au boulot à un PC équipé d'une version inférieure d'Excel donc si aucun forumeur ne passe par là, je ferais le test.

Est ce compliqué de faire afficher les décimales ',00' dans l'userform ?

Merci Hervé
Je te tiens très vite au courant

A+
Sylvie
 

Sylvie

XLDnaute Accro
Re bonjour Hervé

la génération automatique sur la feuille intitulée 'Règlements' ne semble plus marcher :eek:
Why ???

A+
Sylvie

ps : la colonne A renvoie simplement la fonction 'Mois' pour que l'utilisateur ait le total de sa facturation par mois (la formule a semble t-il disparu dans le fichier que je t'ai adressé)
 

Sylvie

XLDnaute Accro
Re bonjour Hervé,

j'ai trouvé un bug.
il peut y avoir bien sur plusieurs factures faites pour un même client au cours de la période. Ex : Si il y a deux factures faites au nom de Hervé (au hasard!) et que je me positionne sur l'une d'elle dans l'userform, le solde indiqué à droite ne correspond pas à la ligne selectionnée mais à la dernière facture qui figure dans la liste.
:(
Est ce cela que tu as appelé 'homonymie' ??


Merci
Sylvie
 

Hervé

XLDnaute Barbatruc
re

dans l'ordre :

oui c'est un peu compliqué pour les zéros de la listbox (je vais voir ce que je peux faire)

j'ai complètement oublié l'histoire de la feuille réglement :eek: (correction dans la version 4)

Oui c'est ce que j'appele des homonymes, la macro compare le nom du tiers sélectionné dans la liste avec les noms de la base de données.

mais on doit pouvoir comparer avec les numéro de factures qui doivent etre uniques eux ??? (merci de me confirmer ce point).

salut
 

Hervé

XLDnaute Barbatruc
Bonsoir tout le monde

Claude , t'inquiète pas, sylvie va finir par voir ton post, :whistle:


Sylvie une version 4 :

on boucle sur les numéros de facture,
on renvoi vers la feuille réglement.

Autres choses ? :)

Salut
[file name=Honorairesv4.zip size=30477]http://www.excel-downloads.com/components/com_simpleboard/uploaded/files/Honorairesv4.zip[/file]
 

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