Word vers excel

[sas]

Bonjour à tous,

je suis nouvelle sur le forum. En fait, j'ai un petit problème. Dans le cadre d'une enquête auprès de 200 personnes, il me faut automatiser le dépouillement des questionnaires qui sont en format word actif vers une base excel. Actuellement, le dépouillement est fait à la main, c'est long et fastidieux. L'objectif est donc de générer de manière automatique ce dépouillement des questionnaires renseignés sous word vers la base Excel.
Je sais que ça peut se faire, mais je ne sais pas comment. Si quelqu'un peut m'éclairer, ce serait bienvenue.

D'avance merci

 

[jmd2]

Re : Word vers excel

'jour

peux-tu joindre un fomulaire Word actif ?
merci

 

[chris]

Re : Word vers excel

Bonjour

Si le formulaire Word est bien construit en mode formulaire, on peut n'enregistrer que les données saisies ou cochées.
On peut donc utiliser VBA pour ouvrir et réenregistrer les formulaires remplis sous formes de données structurées puis amalgamer ces données dans Excel pour analyse.

Si le formulaire est en mode texte, c'est quasi impossible à faire car la saisie des réponses peu déstructurer le formulaire initial.

 

[sas]

Re : Word vers excel

Bonjour,

puvez-vous m'indiquer ce que veut dire en mode formulaire. Concernant mon document, il y a des cases à cocher et des menus déroulants où l'on peut sélectionner des réponses ainsi que des questions ouvertes délimitées dans des cases. Je crois que c'est ce qu'on appelle mode formulaire.

Pouvez-vous m'indiquer comment procèder pour n'enregistrer que les données saisies ou cochées. Vous indiquez d'utiliser VBA (donc une macro si j'ai suivi). Mais comment fais-t-on pour ouvrir et réenregistrer les formulaires remplis sous forme de données puis pour les amalgamer?
Merci d'avance pour votre réponse.
Très cordialement.

 

[chris]

Re : Word vers excel

Re

puvez-vous m'indiquer ce que veut dire en mode formulaire. Concernant mon document, il y a des cases à cocher et des menus déroulants où l'on peut sélectionner des réponses ainsi que des questions ouvertes délimitées dans des cases. Je crois que c'est ce qu'on appelle mode formulaire.

Cela semble Ok

Pouvez-vous m'indiquer comment procèder pour n'enregistrer que les données saisies ou cochées.

Outils Options Enregistrement : il y a une case à cocher

Vous indiquez d'utiliser VBA (donc une macro si j'ai suivi). Mais comment fais-t-on pour ouvrir et réenregistrer les formulaires remplis sous forme de données puis pour les amalgamer?
Merci d'avance pour votre réponse.

Le principe est de stocker tous les formulaires dans un dossier. Ensuite la macro ouvrira un ficher, l'enregistrera avec l'option indiquée puis le fermera avant de passer au suivant jusqu'au dernier fichier contenu dans le dossier. On obtient donc autant de fichiers que de formulaires.
Afin de ne pas avoir à ouvrir dans Excel chaque fichier texte à la main pour en copier coller le contenu dans un même classeur Excel, il faut une deuxième partie de code qui le fasse.

Met un exemple de ton formulaire sans données confidentielles.

 

[sas]

Re : Word vers excel

Bonjour,

merci pour ces précisions.
La case à cocher pour enregister uniquement les données saisies (se fait sous le doc word) est bien celle "formulaire : enregistrer uniquement les données" ; est-ce que je dois décocher les autres cases déjà saisies (je ne pense pas, mais bon, même si la question est bête mieux vaut la poser)?

Pouvez-vous m'indiquer la macro à réaliser ou un exemple type?
Je vous joins un exemple du formulaire (je l'ai raccourci et j'ai changé les données confidentielles) dès que ça marche car ça me met "fichier non valide".

Merci d'avance.
Sarah

 

[sas]

Re : Word vers excel

Le fichier est trop lourd! je ne peux donc pas le joindre avez-vous un autre myen pour perocéder?

 

[chris]

Re : Word vers excel

Bonjour
Pas besoin de modifier les autres cases à cocher.
Tu peux déjà voir le résultat en enregistrant un des formulaires puis en ouvrant le ficher texte obtenu sous Excel.
Il faudra créer un classeur Excel avec les en-têtes pour chaque question : car c'est dans ce classeur que seront collées les lignes, une pour chaque formulaire.
Tu peux ensuite faire un essai avec l'enregistreur macro :

• dans word :
  • ouvrir un formulaire
  • lancer l'enregistreur macro et vérifier que le code se met dans normal.dot
  • enregistrer le formulaire (l'option n'est pas à changer à chaque fois. Elle doit avoir été changée avant)
  • arrêter l'enregistreur
  • le code est créé
• dans Excel :
  • ouvrir le formulaire txt
  • si tout est OK
    • créer un classeur avec les en-têtes
    • fermer le formulaire
  • • lancer l'enregistreur macro et vérifier que le code se met dans le classeur des en-têtes
    • ouvrir le formulaire sélectionner la ligne remplie
    • la copier
    • passer dans le classeur avec les en-têtes
    • sélectionner la ligne sous les en-têtes
    • coller
    • enregistrer le classeur
    • arrêter l'enregistreur

Tu as ainsi les briques de base.
Il faudra les assembler, rendre variable ce qui doit changer d'un fichier à l'autre et compléter avec les boucles pour que cela traite tous les fichiers.

Si ton essai est concluant copies colles ces deux codes dans un fichier texte et indiques le chemin des dossiers où tu stockes tes formulaires : on t'aidera à consolider le VBA.

 

[sas]

Re : Word vers excel

Bonjour,

et merci bcp.

Je vais essayer de trouver un moment cet après-midi pour essayer ça je vous tiens au courrant.

Sarah

 

[sas]

Re : Word vers excel

Bonjour!

j'ai bien réussi à faire la manip, ça marche toutefois, je rencontre une difficulté :
- mon formulaire word comporte trop de champs en comparaison au nombre de colones sous excel. Donc, tout ne tient pas sur une ligne excel; dans l'ouverture du document txt sous excel, une partie des données n'apparaît pas (car plus de 256 lignes). Y aurai-t-il une solution autre que celle de fragmenter mon questionnaire word en deux documents et de faire la manip deux fois pour chacun des 200 questionnaires.
- d'autre part, comment est-ce que je procède pour faire que les formulaires soient générés sous excel (fichier avec entêtes) le premier sur une ligne, le suivant sous la ligne suivante et etc; c'est à dire pour que les données soient classées.
- Tu paralais d'indiquer le chemin où je stock mes formulaires mais où donc dans le code.

Merci, d'avance.
Sarah

 

[chris]

Re : Word vers excel

Bonjour

Si tu as plus de 256 colonnes cela pose problème.
Il faut effectivement répartir les questions sur deux feuilles avec un identifiant commun.
Cela nécessiste soit de passer par Access soit un développement VBA plus conséquent.

Pour répondre à ta question : pour que le code traite tous les formulaires en 1 fois, je t'avais proposé de coller tes 2 codes VBA dans un fichier texte, de compléter en nous indiquant le chemin d'accès, et de nous poster cela ici afin qu'on complète et adapte le code.

Mais s'il faut répartir les questionnaires sur deux feuilles, c'est un développement différent et plus conséquent...

 

[sas]

Re : Word vers excel

Ok.

Je vais donc répartir les docs sur 2 feuilles (2 fichiers txt, correpondant chacun à une partie du formulaire), puis je vous enverai les codes et chemins d'accès. Mais du coup, je vais avoir 4 codes n'est ce pas (deux pour chaque partie du questionnaire).

Merci.
Sarah

 

[sas]

Re : Word vers excel

Je ne pense pas pouvoir faire ça aujourd'hui, j'envoie le code ce weekend ou lundi.
Encore merci.

 

[sas]

Re : Word vers excel

J'ai un souci,

si hier j'arrivais à réaliser dans al macro, l'ouverture sous excel du doc TXT, aujourd'hui lorsque je refais la manip en ayant changé mes fichiers (scindés) ça me met le message suivant "Microsoft visual basic : trop de caractère de discontinuité de ligne" - comment est-ce que j'y remédie?

 

[sas]

Re : Word vers excel

Bonjour,

après d'autres essais, je reste bloquée sur le même problème lorsque je lance la macro sous excel : le message suivant apparaît lorsque les données TXT sont importées "trop de caractère de discontinuité de ligne" et ça stope l'enregistreur macro.
La procédure que j'utilise est la suivante :
1- ouverture du fichioer entête sous excel
2- nouvelle macro
3- ouvrir fichier txt -> boîte de dialogue 1, je coche "délimié" -> boîte de dialogue 2 je coche "séparateur en ";"" -> je clique sur terminé et alors le message d'erreur apparaît.

J'ai essayé en cliquant dans la boîte de dialogue 1 de l'ouverture txt "largeur fixe", là ça marche. Ca me met bien les infos sous excel mais le problème et qu'elles ne sont pas générées une par case mais plusieurs infos par case.

Comment remédier à ce problème. Je suis bloquée.
D'avance merci.
Sarah