Source catalogue Excel vers mise en page Word !

[Monie]

Bonjour,

Je suis désespérement à la recherche de conseils de vrais pro !!

J'ai ma base de donnée (catalogue tarif) sous excel (9000 lignes / 5 colonnes) et je souhaite associer cette base à une mise en page par produit sous Word. Est-ce possible et si oui COMMENT FAIRE :woohoo: ?!

Donc je voudrais compléter par des infos textes (titres, description produits ect...) une partie de ma base excel (exemple de la ligne 42 à la ligne 58 pour la fiche 1) - fractionner le fichier de base en plusieurs fiches- B)
Et en plus, j'aimerais qu'à chaque fois que je remets ma base de donnée excel à jour, je puisse actualiser les champs automatiquement sous word... Ca vous semble réalisable tout ça ?!

Merci mille fois d'avance pour votre précieuse aide !!

Monie

 

[Monie67]

Bon, personne ne me répond, j'ai bien peur que mon problème soit une colle trop gluante...

Sinon, je est-ce que je peux, en restant sous excel, associer ma feuille 1 'base de données prix' à une d'autres feuilles qui contiendraient elles ma mise en page et que je pourrais mettre à jour automatiquement après avoir modifié la feuille 1 (source) - par une macro éventuellement ?!

Je commence à être vraiment désespérée, je compte sur vous...
Merci vraiment mille fois d'avance pour votre soutien!!!!

Monie.

 

[Samantha]

Bonjour les Gens, le Forum, Monie

Ben vi ça me parait faisable tout ça ....
suffit que tes entêtes de colonnes soient faites

Dans word : Menu outils / lettres et publipostages et suivre les instructions en ayant indiqué que ce que tu veux à l'arrivée est un répertoire

Le résultat de la fusion de ton fichier word avec ta base excel sera le résultat attendu puisque tu aura appliqué la mise en forme que tu souhaitais à tes données dans le *.doc.

A te lire pour nous dire si cela te convient comme solution.


Samantha

 

[Monie67]

Ok, merci... je vais essayer tout ça !!

 

[chris]

Bonjour
Le publipostage te permettra de réaliser des fiches avec le même nombre d'articles par fiche.

Mais, si selon les produits tu as un nombre de lignes variables, le publipostage ne conviendra pas.

Il faut créer la structure et programmer la mise à jour côté Word. J'avais fais un catalogue comme cela il y a quelques années : la mise en page était réalisée dans Word avec les codes produits placés dans le document selon les besoins et le programme récupérait les données des autres colonnes (désignation, prix, etc) dans un fichier issu d'une base de données tant pour la création du catalogue que pour sa mise à jour.

Message édité par: chris, à: 10/08/2005 23:45

 

[Monie]

Bonjour Chris,

Merci beaucoup pour ton conseil mais je ne comprend pas tout ... Que veux tu dire par 'programmer la mise à jour côté Word' ?! Et si le publipostage ne convient pas comment je dois m'y prendre ? Quel type de programme tu as utilisé ?

Merci Merci pour l'aide !!

Monie.

 

[chris]

Rebonjour
Comme je le disais le prublipostage marche si la même règle est applicable partout :
chaque fiche produit correspond par exemple à 15 lignes Excel.
Si tu as besoin de 10 lignes pour une fiche, de 15 pour une autre et de 8 pour la troisième, le publipostage ne sait pas faire.

Dans ce cas l'idée est de contruire dans Word la structure du catalogue : on crée toutes les fiches produit, on y liste les codes (ou autre identifiant) des composants (lignes) existant dans Excel.

Le programme lui devra prendre le fichier Word au début, lire le 1er code et aller chercher dans le fichier Excel (ou autre txt) la ligne correspondante, et rapatriera dans la fiche les autres données de cette ligne et ainsi de suite pour tous les codes trouvés du début à la fin du catalogue Word.

Cela permet entre autres de répéter la même ligne de composant pour des fiches produit différentes : dans mon cas j'avais des chapitres par machine et pour chaque machine la liste des pièces détachées. Or beaucoup de pièces vont avec plusieurs machines.

Je ne peux pas t'envoyer mon exemple car le programme était alors en WordBasic et non en VBA et en plus je ne dois plus avoir les exemples du client. Mais j'espère que tu comprends mieux mon explication.

Message édité par: chris, à: 11/08/2005 12:54

 

[Monie]

Oui, tout ça m'a l'air beaucoup plus clair... je vais de ce pas essayer cette méthode. Merci beaucoup pour ton aide !

 

[coco13]

Je cherche comme monie à faire des fiches produits à partir d'une base sous excel mais souhaite inclure des graphiques dans chaque fiche (type camembert présentant la répartition des centes par pays pour chaqye produit) . J'ai trouvé comment faire de manière automatique les graphiques dans excel (par une macro et une boucle) mais ne voit pas comment les inclure à présent dans chaque fiche.
Auriez-vous une idée ?
J'utilise le publipostage pour faire mes fiches.

D'avance merci

 

[Samantha]

Bonjour les Gens, le Forum, le Fil,

Ah ben la justement coco, il me semble que (mais enfin ce n'est que mon idée hein ?) le publipostage n'est pas l'outil le plus approprié...... un collage spécial avec liaison de ton graphique me parrait bien aller (un double clic engendre la mise à jour)

Si on avait un petit exemple pour voir si on pourrait faire un mix du publipostage et du cpoiage avec liaison.......

A te lire



Samantha

 

[coco13]

Bonjour les forumeurs et forumeuses !
Je ne m'attendais pas à une réponse aussi rapide, c'est chouette!

Merci Samantha pour tes conseils. Oui, comme toi, je sens que le publipostage est limité et que le mixte publipostage/collage ne s'annonce pas trop bien... Mais je voulais y croire !!!
Pour l'instant, je fais des tests sur 3 lignes mais imaginons qu'on ait 3000 lignes produit. Là, on peut sous excel faire les 3000 graphiques mais après comment inclure chacun des graphiques dans word par collage spécial, en le programmant j'entends ?
Peut-on mettre des bouts de code dans word, du genre on a un modèle et on inclut les différents éléments (tableau de données, graphiques, etc. extraits d'excel) ?
Où alors, voudrait-il mieux faire complètement les fiches sous excel (plus facile à programmer, non ?) mais la présentation n'est pas un peu limitée ?
Après on peut les convertir, du genre en pdf, .doc ?
Excusez mes questions un peu naïves mais jusqu'à présent, je n'ai jamais utilisé excel ou word de manière approfondie...
Je rame !!!

Coco qui rame...

 

[Samantha]

Re Coco

Ben un copié/lié est fait une fois pour toutes :

Copier dans Xl
Dans Word : Edition collage spécial + cocher la case coller avec liaison et choisir le format de collage (pour des données intégrées dans un texte ma préférence va vers texte avec mise en forme) et pour le graphique tu as l'option graphique je crois me souvenir)

Tu fais donc une fiche word pour chacun de tes produits avec le graphique perso qui va bien et les cellules du tableau adéquates (avec des couettes ? excuses mon humour à 2 balles parfois ça m'échappe lol)

Lorsque tu as modifié des éléments dans ton fichier XL, la mise à jour doit être automatique à la prochaine ouverture de word (de toutes les façons il te propose de faire la mise à jour des liaisons)

Seul prérequis : ne jamais déplacer le fichier source parceque sinon word va être paumé....

Tiens nous au courant


Samantha

 

[coco13]

Merci Samantha.
Pour inclure un graphique dans une fiche pas de pb, mais comment faire avec 3000 produits comprenant chacun un graphique.
Cela veut dire que je vais faire 3000 collages-spécial si j'ai 3000 produits ?!
ou alors j'ai rien compris...
Quand on fait un collage spécial avec liaison vers les données d'origine, il y a bien un endroit dans le fichier word où la variable contenant le nom du fichier est stocké ? Si je trouve ça, alors par programmation, je peux peut-être modifier le nom du graphique et insérer le bon ?

ou alors, comment faire une fiche modèle sous word et aller chercher les éléments en fonction d'une variable qui serait le code produit par exemple ?
J'ai lu la proposition de Chris mais ne vois pas comment faire.

En tout cas, merci pour votre aide.

Coco