Planning hebdo/annuel par activité et par heure

[association]

Bonjour,

Nous sommes une association et avons 5 activités distinctes. Il me faut réussir à mettre en place un outil permettant de justifier nos temps de travail à chacun de nos financeurs (les financeurs publics veulent que l'on arrive à leur prouver que leur aide ne sert pas à financer une autre activité...). Tout cela est bien beau sauf que mon travail n'est pas de passer mon temps à tenir à jour des plannings, des clés de répartitions et de remouliner tout ça dans des dossiers toujours plus complexes. Donc j'essai de mettre en place un outil qui peut être le plus simple possible d'utilisation pour ne pas perdre trop de temps dans de l'administratif improductif.

Donc après quelques jours de cogitation sur le sujet, j'en suis là :
En début d'année, en fonction de l'activité prévisionnelle on met en place un planning hebdomadaire pour chaque salarié. Donc l'idée est de partir de cette base et d'y ajouter au fil de l'eau les modifications : absences, congé, réunion lié à une autre activité,...
Il nous faut aussi avoir un outil de suivi pour pouvoir réajuster ces modifications et ne pas être trop décaler du planning prévisionnel.

Donc voilà ou j'en suis...et là je n'avance plus beaucoup j'aurai besoin d'avis extérieur sur l'ergonomie et la faisabilité de tout ça (changer les couleurs/des activités en heures, menu déroulant avec des couleurs,...)

 

[bbb38]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour association, le forum,

Je te donne mon idée :
- établir les prévisions (feuille « prev »),
- compléter la feuille « real »,
- faire les comparaisons (feuille « recap »).
A ce stade du projet, je n’ai pas mis les couleurs pour les différentes activités (j’ai préféré mettre des chiffres – on peut compléter aussi par liste déroulante).
Je n’ai pas compris comment alimenter les colonnes H/Récup. et H/Supp dans la feuille « recap ».
Cordialement,
Bernard

 

[association]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Merci bbb38,

Pour ce qui est des heures supp/heures récup effectivement c'est un réel problème. Parcequ'il faut être en capacité de pouvoir noter quel jour, quel salarié à fait combien d'heure supp et surtout sur qu'elle des 5 activitées . Et l'équivalent pour les heures récup sauf que ce n'est pas la peine de les associer à une activité.
En fait je me demande si le plus simple n'est pas de construire un autre fichier, et de ne renvoyer que le total parcequ'il me semble que ça complique pas mal l'outil.

 

[bbb38]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour association,
Pour solutionner ton problème, on peut créer une table comprenant 2 chiffres :
10 – Activité 1 HN
11 – Activité 1 HS
12 – Activité 1 HR
13 – Activité 1 Absences
14 – Activité 1 Vacances
21 – Activité 2 HN
Etc…
Par contre, je n’ai pas compris pourquoi les heures de récupération ne seraient pas affectées aux activités (à moins que les heures d’absences ne soient pas déduites).
Cordialement,
Bernard

 

[association]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour bbb38,

Dans mon idée les heures de récups sont justes posées comme des congés et s'annulent en fin d'année avec les heures/supp. Pour qu'il ne reste que 1820H-congé les annuel comme temps de travail pour 1 EQTP.

Donc ta base ressemblerait plutot à :
10 – Activité 1 HN
11 – Activité 1 HS
12 – Activité 1 Absences/Récup
13 – Activité 1 Vacances
21 – Activité 2 HN

En espérant que j'ai été clair?

 

[bbb38]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour Association, le forum,
Merci d’avoir éclairé ma lanterne. Au départ, je pensai que les heures de récupération étaient travaillées, pour récupérer des heures d’absences personnelles.
Quelle est ta version d’Excel ?
Cordialement,
Bernard

 

[association]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Sur mon poste microsoft excel 2002 mais on a plus récent sur d'autres postes qui tournent sur Vista.

 

[bbb38]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour association,
Si le contenu de ton fichier n’est pas figé, je te propose une présentation différente des heures. On indique le nombre d’heures de travail ou de réunions suivant l’activité.
Cordialement,
Bernard

 

[association]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour bbb38,
Ta v2 est tellement simple que j'ai un peu honte de ne pas y être arriver tout seul. J'ai amener quelques modifs et je suis content parceque grâce à toi tout ça prend forme très vite et ca va correspondre à ce que je souhaitais.

Onglet prévisionnel :
- j'ai supprimé la colonne H.réunion : parceque les réunions peuvent être à la fois sur le temps de travail normal des salariés ou hors du temps de travail (soit en heure supp)
- J'ai rajouter répartition hebdo en pourcentage

- Pourquoi tu notes seulement 47 semaines pour une année?

Onglet réalisé :
- J'ai rajouter H.supp à récup et H.récup ou H.absence : ce qui permet de rajouter les réunions hors du temps de travail et d'avoir une variable d'ajustement par rapport au prévisionnel

Onglet Recap V2:
J'ai repris les infos qui me semblent utiles et je les ai rapporter dans ce récap en bidouillant quelques formules. A savoir qu'il manque :
- Cumul mensuel des données hebdos, problème du report d'une année sur l'autre et des jours fériés
- manque la formule qui me donne combien d'heures/hebdo par activité, il faut répartir sur les semaines restantes pour gommer l'écart entre le prévisionnel et le réel

Ps J'ai du effacer des colonnes et compresser le fichier il était trop lourd (j'ai pas compris pourquoi)

 

[association]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

J'ai juste rajouter jour, mois, année dans le fichier v2.3

 

[bbb38]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonsoir Association, le forum,

Sur la v2, j’ai noté 47 semaines de travail effectif et 5 semaines de congés.
J’ai adapté un fichier en ma possession pour la v3. Si cela te convient, on pourra poursuivre pour les résultats, dans le cas contraire on améliora la v2. Les feuilles sont protégées sans mot de passe.
Cijoint.fr - Service gratuit de dépôt de fichiers
Pour changer l’année, il suffit de modifier la cellule C5 de l’onglet « prev ». Ne pas oublier de protéger la cellule après modification.
Les semaines étant souvent à cheval sur 2 mois, je pense qu’il serait préférable d’établir un récapitulatif hebdomadaire et un autre mensuel.
Cordialement,
Bernard

 

[bbb38]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour association, le forum,

Comme promis, une nouvelle version. Certaines feuilles sont protégées sans mot de passe. A ce stade, seul le relevé des horaires hebdomadaires à été effectué.
Cordialement,
Bernard

 

[association]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour bbb38,

Je n'ai pas eu beaucoup de temps ces derniers jours mais voilà mes remarques (ce fichier commence à vraiment prendre forme).

Onglet réalisé
Il manque une ligne jour de congé :Je pense qu'il faut passer les congés en jour 0,5 pour la demi journée et 1 pour la journée complète.

H abs pour maladie : par défaut ce sont des heures non travaillés. Je pense que l'on peut aussi les passer en demi journée ou journée et avec une "fonction si" qui efface la répartition des heures/activité sur le planning du jour absent.
Mais cela pose un problème pour les abs par demi journée!! Ou bien ça efface la répartition des heures/activité pour une journée complète d'abs, et si demi journée d'abs il faudra effacer manuellement.

H supp : Je pense que les heures supp sont réparties manuellement sur les différentes activités et n'apparait dans la ligne H supp que la différence entre le réaliser journalier par rapport au prévisionnel (Ex : lundi prévu 5H, réaliser 6H soit 1 H/supp)

Onglet récap hebdo:
Il faudrait que le calcul de l'écart entre le réalisé et le prévisionnel prenne en compte les jours de congés posé sur la période pour que cela ne fausse pas le calcul. (je ne sais pas si c'est bien clair

Tant que l'on y est je me permet de compliquer un peu la chose. Il arrive très exceptionnellement qu'une des activitées fonctionne le dimanche (il faudrait compter 1H sup pour une 1h réaliser). Mais après ça risque de fausser tous les calculs à part si ces heures supp sont indépendantes des autres données.

Merci encore.

 

[bbb38]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bonjour association, le forum,
Suite à tes dernières remarques, je pense qu’il serait préférable de gérer les heures et non les jours. J’ai effectué un exemple sur la feuille « real », avec des commentaires.
Cijoint.fr - Service gratuit de dépôt de fichiers
Les autres feuilles n’ont pas été modifiées. Fais-moi part de tes observations.
Les feuilles sont protégées sans mot de passe.
Cordialement,
Bernard

 

[bbb38]

Re : Planning hebdo/annuel par activité et par heure

Bojour Association, le forum,

Suite à ton dernier m.p. ci-joint une nouvelle version.
Elle permet de compléter le planning réalisation (« real ») avec l’horaire prévisionnel hebdomadaire (« prev »).
Tu cliques sur le bouton « Mise à jour des heures ». Par contre, manuellement, il faut :
- indiquer les heures travaillées pour la première semaine, s’il y a lieu,
- effacer les heures pour les jours fériés, les congés payés et la dernière semaine.
Si une âme charitable veut bien améliorer ma macro, je suis preneur (je pense avec « ActiveCell.Offset »…). De plus, je souhaite colorier en bleu les jours fériés et supprimer les heures correspondantes. Merci d’avance.


Cordialement,
Bernard