je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

[barthey30]

Bonjour, je suis novice sous excel et en fait j'aimerais faire un fichier pour ne pas oublier de voir des enfants prématurés à des échéances fixes: créer une base de donnée avec nom prénom date de naissance et terme prévu puis à partir du terme prévu qu'il y ait un report automatique de date où il faut voir l'enfant à terme +3 mois, 6 mois, 9mois, 12 mois, 18 mois, puis après date de naissance + 2ans, 3ans, 4ans, 5 ans et 6ans.
ensuite, j'aimerais que le nom et prénom de l'enfant soit reporté en fonction des dates calculées dans un agenda afin de ne pas oublier de voir un enfant.
Je vous demande des pistes de travail, la première partie me semble réalisable avec du temps, par contre le repport automatique dans un agenda me laisse perplexe!
Merci d'avance à tous!!!
Pour préciser je travaille en CAMSP avec des enfants de 0 à6 ans et l'ont doit en plus de tous les enfants en difficultés suivre l'évolution de tous les prématurés et nous n'avons pas de logiciels de ce type afin de ne pas oublier un des 180 enfants suivi hebdomadairement.

 

[barthey30]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Voici le début du programme, je suis en train de chercher comment faire pour que les dates affichées automatiquement tant que je n'ai pas entré de date de naissance et de terme, ne s'affichent pas: Une condition si >2010 par exemple.
Une fois cela fait, j'aimerais que le nom et prénom de l'enfant se reportent dans un agenda sur les dates calculées. Quelqu'un peut-il m'aider s'il vous plaît?

 

[mutzik]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

bonjour,

la difficulté ne réside pas dans le fait de créer l'agenda, de traiter les dates ou les échéances, mais dans le terme que tu utilises :
'se reportent dans un agenda'
- dans quel agenda ? quel programme d'agenda est utilisé ?
- si on peut y importer des données, quel est le format des données, la structure du fichier

 

[barthey30]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Bonjour et merci pour votre réponse!
L'agenda n'est pas encore défini, il suffit qu'il soit libre de droit, nous avons aussi outlook 2003, donc toute suggestion m'intéresse. Je n'ai que peux de temps pour résoudre se problème et me pencher sur les possibilités, mais je suis curieux d'apprendre. Merci d'avance!

 

[Modeste]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Bonjour barthey30,
Salut Bertrand

En complément des questions et remarques de mutzik, si tu es débutant en Excel et que tu disposes de peu de temps, pourquoi ne pas utiliser le fichier Excel, plutôt qu'un agenda "tiers"?

Tu peux mettre en évidence (couleur de remplissage, par exemple) les rendez-vous avec une échéance proche, à l'aide de Mises en Forme Conditionnelles.
À l'aide de formules, on peut aussi lister dans une seconde feuille du classeur, les enfants à voir sous 3 jours, dans la semaine, endéans le mois, etc. en fonction des paramètres que tu fixeras.
On peut aussi imaginer de "dessiner" un agenda dans une autre feuille du classeur, pour y faire figurer les rendez-vous.

... à toi de voir (et de nous dire)

Pour ta question

comment faire pour que les dates affichées automatiquement tant que je n'ai pas entré de date de naissance et de terme, ne s'affichent pas: Une condition si >2010 par exemple.

... Je ne comprends pas le lien entre l'absence d'affichage, si pas de date de naissance encodée et le >2010?
Essaie toujours, en E2:

=SI($C2="";"";D2+90)

à recopier jusqu'en I2

 

[barthey30]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Merci pour vos réponses, effectivement il serait intéressant pour la secrétaire qu'il s'affiche sur le deuxième onglet les enfants et dates à prévoir dans le mois à venir plutôt qu'une inclusion dans un agenda!

Pour la deuxième question, je me suis mal exprimé: en fait, si vous regardez mon fichier excel, je n'ai pas rentré de date de naissance, ni de terme et des dates apparaissent dans les colonnes E à M et j'aimerais qu'il n'y ai rien tant qu'un enfant n'a pas été rentré et ce pour que cela soit plus clair!
Merci à tous pour votre contribution!
Yann!

 

[Modeste]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Re-bonjour,

Une proposition en pièce jointe ... si j'ai bien compris ... si je ne me suis pas trompé, etc.
J'ai essayé de n'utiliser que des fonctionnalités compatibles avec Excel 2003 (puisque le fichier était un .xls)

En feuille Enfant:
Pour colorer une ligne sur deux, il y a une technique plus simple que le faire "manuellement". J'ai donc remis une couleur transparente (pour ne pas "cumuler" les difficultés).
Les cellules en orange sont celles pour lesquelles les dates figurent dans l'intervalle en feuille Suivi F2 et H2.
Les colonnes N à W permettent de repérer les lignes et colonnes où une date est à prendre en considération. Ces colonnes peuvent être masquées par la suite.
Je me suis permis de modifier les formules pour le calcul des terme + x et naissance + y ... tu verras bien si elles conviennent. Si tu préfères (ou si tu dois) en revenir à des 'date + 1965' libre à toi: c'est ton fichier et ton contexte de travail. Donc, c'est toi qui sais!
Vois si la proposition répond à ta fameuse "deuxième question"

En feuille Suivi:
Pour définir la période considérée, il suffit d'indiquer une année en C1 et de choisir, en C2 -dans une liste déroulante- un mois. F2 et H2 se calculent en fonction.
Les formules à partir de la ligne 5 ne sont pas simples (surtout à partir de la colonne E) ... peut-être que j'ai compliqué inutilement? On pourrait envisager une solution par macro, mais je ne voulais pas t'imposer cette approche.
Ces mêmes formules ne sont recopiées que jusqu'en ligne 10, mais on peut sélectionner A10:M10 et recopier la plage vers le bas.
Dans ces formules encore, j'explore les lignes de 3 à 300 de la feuille Enfant. On peut étendre la plage si besoin, mais il faut procéder avec prudence: les formules à partir de la colonne E sont des formules matricielles. Sur de gros volumes de données, elles peuvent devenir "lourdes" et ralentir le temps de calcul!
Pour les formules matricielles de la plage E5 à M10 (et plus bas, si on les recopie) chaque modification d'une formule devra être validée à l'aide de la combinaison Ctrl+Shift+Enter. Des accolades doivent "encadrer" ces formules.

Rien qu'en me relisant, je me fais peur à moi-même la bonne nouvelle, c'est que si tu craignais de t'ennuyer jusqu'à la fin du week-end ... ben, maintenant, tu as de quoi t'occuper (à vérifier les résultats d'abord, puis essayer de comprendre)

Si quelqu'un, passant par ici, avait une proposition plus simple, qu'il/elle n'hésite pas

 

[barthey30]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Je viens de jeter un coup d'oeil, cela me semble super!!! Merci beaucoup Modeste, tu as tout a fait réussi à faire ce qui nous était nécessaire!!! Bon WE ;-)
Yann

 

[barthey30]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Bonsoir, dernier petit coup de main s'il vous plaît!
J'ai rajouté suffisamment de lignes, le tableau sur les enfants fonctionne bien, mais le report dans l'onglet suivi des nouvelles lignes ne se fait pas et je ne trouve pas la solution!
Merci encore!
yann

 

[Modeste]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Bonjour Yann,

Pour pouvoir répondre à ta question, il faudrait que tu précises ce que tu as déjà modifié et où
As-tu tenu compte de:

En feuille Suivi, ces mêmes formules ne sont recopiées que jusqu'en ligne 10, mais on peut sélectionner A10:M10 et recopier la plage vers le bas.

En y repensant par la suite, je me suis posé une question: ne risque-t-il pas d'y avoir de doublons, dans la liste des prématurés? Et je ne parle pas ici de jumeaux, mais de 2 enfants qui porteraient les mêmes nom et prénom? Si tu me dis que le cas est fort rare ... le risque existe bel et bien!
Si chaque enfant de ta liste avait un "identifiant unique", on n'aurait plus alors de risque de doublon (et accessoirement, on n'aurait plus besoin de formules matricielles!)

 

[barthey30]

Re : je voudrais programmer une automatisation de rendez-vous pour des prématurés

Bonjour, modeste, tout va parfaitement bien comme cela, il manquait aussi la colonne 6 ans mais j'ai pu tout rajouter sans problème§ Merci pour les enfants que l'on n'oubliera plus grâce à toi!!;-)
yann