XL 2016 Gestion effectif repas

ALLILECHE

XLDnaute Nouveau
Bonjour et merci de m'avoir guidé pour créer une discussion.
Je suis inscrite depuis hier et souhaite vous faire part de mes difficultés.
Aussi, pour mieux me faire comprendre et que vous ayez un aperçu du travail que je dois effectuer, je vous joins mon tableau avec quelques précisions.

Détail : je dois créer plusieurs tableaux car plusieurs structures, planning hebdomadaires et récapitulatif pour la semaine à transmettre au service cuisine.
Je vous laisse découvrir ce que j'ai préparé.

Merci d'avance et à bientôt j'espère.
 

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  • essai pour Excel Download.xlsx
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Dugenou

XLDnaute Barbatruc
Bonjour,
Belle synthèse : c'est agréable d'avoir des demandes bien construites :)
Pourriez vous donner un exemple (sans formule) pour la présentation des tableaux indiqués en G4 et en G6.
Dans votre tableau : à quoi correspond le lieu de vie I de la ligne 12 ?

A vous lire
 

ALLILECHE

XLDnaute Nouveau
Bonjour,
Belle synthèse : c'est agréable d'avoir des demandes bien construites :)
Pourriez vous donner un exemple (sans formule) pour la présentation des tableaux indiqués en G4 et en G6.
Dans votre tableau : à quoi correspond le lieu de vie I de la ligne 12 ?

A vous lire
Bonjour, contente que cela vous plaise ! la ligne 12 correspond au lieu de vie des usagers, j'ai mis des exemples qui ne sont pas la réalité, ex : CAAJ n'est pas un lieu de vie. En fait, il s'agit de E = Externe, I = Interne, Puis viens une autre colonne ou est noté le lieu d'hébergement soit FV1 = le nom du foyer de vie, etc...

Pour les tableaux, donner moi un peu de temps pour les rendre anonymes et sans formules, ni calcul.

Je suis heureuse de faire un heureux, et que cet heureux fasse une heureuse, si vous voyez ce que je veux dire.

Je me mets au travail et reviens vers vous. Merci à vous
 

Dugenou

XLDnaute Barbatruc
Attendez, il n'est peut être pas nécessaire de tout refaire.
Si je comprends vous aurez une colonne de plus (disons en G) qui indiquera I ou E et on garde la colonne F lieu de vie ?
et vous voulez 5 tableaux identiques à celui qui est affiché : un pour chaque centre ?
 

ALLILECHE

XLDnaute Nouveau
C'est plus compliqué que ça, les tableaux sont différents pour chaque structure. C'est pourquoi, je souhaitais vous adressé le classeur comprenant les dits tableaux. Voyez par vous-même.
 

Pièces jointes

  • Semaine 47 Effectifs repas residents personnel novembre 2020 (1) - Copie.xlsx
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ALLILECHE

XLDnaute Nouveau
Je comprends, car tous les jours je ne cesse de me poser des questions quant à l'automatisation de ces tableaux. Alors prenez tout votre temps. Je reste à votre disposition pour toute précision.
Et encore merci. Je vous souhaite une bonne soirée.
 

Dugenou

XLDnaute Barbatruc
Pour commencer : dans la feuille A à W il y avait les noms et prénoms et vous les avez effacés ?
On n'a pas deux personnes avec le même nom et le même prénom ?
Est-ce qu'on retrouve ces noms dans d'autres feuilles ?
Est-il envisageable d'imposer un tableau de saisie identique à tous les centres ?
 

Dugenou

XLDnaute Barbatruc
Re,
Voici un premier essai : j'ai mis votre feuille synthèse dans votre second fichier et j'ai créé des noms dans la feuille A W, je les ai copiés dans la feuille synthèse.
Ensuite ce sont des formules matricielles (principalement pour éviter de créer une colonne de plus avec nom et prénoms concaténés.
J'ai trouvé une référence circulaire dans votre calcul de date de la feuille de A à W : je l'ai supprimée

Dites moi si je suis sur la bonne voie et ce qu'il faut intégrer de plus.

Cordialement
 

Pièces jointes

  • Allileche base.xlsx
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ALLILECHE

XLDnaute Nouveau
Avant de répondre à vos questions : je vais essayer de vous détailler les structures :
- L'ESAT est un établissement d'aide par le travail pour les personnes handicapées. Il existe 4 ateliers nommer en réalité : Plasturgie, Papeterie, Alimentaire et Jardin. Il y a des usagers internes et d'autres qui sont externes à l'institution;
- Le foyer de vie n° 1 : accueille en internat les usagers qui n'ont pas la capacité temporairement ou définitivement de se prendre en charge.
- Le foyer de vie n° 2 : accueille des usagers qui sont un peu plus indépendants, avec l'aide d'auxiliaire de vie, ils sont sensés, selon leurs rythmes, accéder à des logements dans le milieu ordinaire, c'est à dire sortir de l'institution.
- La MAS : est la Maison d'Accueil Spécialisé, elle prend en charge le public vieillissant avec une prise en charge beaucoup plus lourde et médicalisée.
-Le CAAJ : propose divers ateliers qui permet à un public d'y venir selon l'usager 1, 2 journées ou demi-journées, voire la semaine du lundi au vendredi, participer aux activités se sont des externes

Il est vrai que le transfert temporaire vers l'une ou l'autre structure est envisageable pour certains usagers, sauf la MAS. Le transfert temporaire permet aux professionnels de tester son niveau d'indépendance et de l'intégrer ou non à la nouvelle structure. Il existe également des accueils temporaires d'une semaine voir 2 dans toutes les structures et des stagiaires au niveau de l'ESAT. Certains de nos usagers peuvent également bénéficier des activités du CAAJ. Je crois qu'il y en à 3 actuellement, les places sont malheureusement limitées dans toutes les structures.

Pour répondre maintenant à vos questions :
La feuille A à W ne comprends jusqu'à présente pas les mêmes noms, les prénoms ils en existent en double très peu je crois ; oui je les ai effacés.

Ce tableau est unique, cette feuille une fois imprimée est utilisée pour le pointage manuel des présences au niveau de l'ESAT (atelier d'aide par le travailleurs pour les personnes handicapées). Les données peuvent, bien entendu, servir pour d'autres besoins, ex : les départ et retour des congés congés d'été, de fin d'année, etc.

La feuille MAS comprend à gauche du tableau les salariés (des prénoms reviennent souvent), les usagers sont à droite, (noms différents des autres structures, des prénoms peuvent être répétés).

La feuille nommée Personnel, se ne sont que des salariés. La partie gauche correspondant aux personnes prenant en charge les usagers (aide-soignant, AMP, Educ), en bas de cette partie (repas à 11 h) se sont les membres du ménage et de la cuisine. La partie droite comprend divers services du complexe qui prennent le repas confectionné par la cuisine, les autres salariés apporte leurs repas et n'apparaissent pas sur les listes, sauf exception si une manifestation est programmée et qu'ils souhaitent s'inscrire.

J'espère que c'est plus clair pour vous. Je vous ai donné une vue d'ensemble, il y aura encore je pense d'autres détails à voir et ce sera avec plaisir.
Et encore et toujours merci.
 

ALLILECHE

XLDnaute Nouveau
Oui, je pense que c'est sur la bonne voie, j'ai omis de vous préciser que les repas payant ne peuvent pas être supérieur à 5/semaine, ils se comptabilisent du lundi au vendredi (jours travaillés). Si je comprends bien, je saisis les noms des usagers sur la feuille A à W et cela se répercute sur la synthèse ? Désolée, de répondre à votre question par une autre question !
Est ce qu'il faut faire cela pour chaque feuille pour ensuite avoir le tableau récapitulatif des effectifs par structure pour chaque jour de la semaine, (tableau que je dois remettre à la cuisine) ? (les repas payant n'intéressent pas la cuisine, mais le service RH).

Je crois que je vais trop vite dans ma réflexion, veuillez m'en excuser si c'est le cas.
 

Dugenou

XLDnaute Barbatruc
Re,
Pour le moment vous devez entrer les noms prénoms dans les deux feuilles et ensuite toute la synthèse est calculée à partir des données de la feuille A W. Ceci dit on peut faire un lien direct mais du coup ce n'est plus utile de faire des formules. L'idée et de regrouper dans le feuille synthèse tous les différents lieux et personnels.
On pourrait aussi avoir tout le monde dans une seule feuille et ensuite les répartir en focntion d'une colonne structure et type de personnel. La question de fond c'est peut-on changer les feuilles par structure ou non.
Accessoirement comment on traite les repas du midi du week end ?

Cordialement
 

ALLILECHE

XLDnaute Nouveau
Bonjour,

Je suis au travail, mais je prends 5 minutes pour vous répondre. Je me connecterai de nouveau en fin d'après-midi.
Réponses :
Il est toujours possible de changer un tableau dès l'instant où celui-ci reste clair et facile à l'utilisation par tous.
Il est nécessaire de garder les couleurs pour chaque unité de la MAS et les couleurs pour les ateliers de l'ESAT.

Le CAAJ peut être revu

Votre idée d'avoir tout le monde dans une seule feuille et ensuite les répartir en fonction de la structure, type personnel et type résident me semble très intéressante en tant que fichier source.
Les repas sont répartis et livrés par la cuisine sur chaque structure (préparation chariot). Il y a un service à Midi et 1 à 19h le soir.

Bien cordialement
 

Dugenou

XLDnaute Barbatruc
Bonjour,
Une nouvelle mouture avec la feuille CAAJ modifiée. On parlera du fonctionnement et mise à jour si cette façon de travailler vous convient. Je n'ai pas touché aux couleurs pour les ateliers ESAT (pour l'instant, mais ça peut se faire en MFC) Je n'ai mis en MFC que les régimes spéciaux (voir feuille data)

A vous lire
 

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  • Allileche base V2.xlsx
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