Gestion de courriers

anton1

XLDnaute Nouveau
Bonsoir à tous

Pour les besoins de mon service et surtout pour gagner en efficacité, je souhaiterai mettre en place une appli me permettant d'enregistrer les courriers arrivés et les courriers départs. Comme je l'ai déjà dit dans un précédent fil, je suis totalement débutant en VBA mais je pense malgré tout que la solution passe par là.

Dans le fichier joint, j'ai construit un document avec quelques boutons et 2 userforms distincts. Disons que c'était la partie la plus simple. Reste mainyenant que je sui totalement bloqué et que au plus je lis les discussions du forum, au plus mon esprit s'embrouille. Alors voilà les points sur lesquels je souhaiterai bénéficier de votre aide précieuse :

1) Comment faire une incrémentation automatique pour les id_courriers arrivés et id_courrier départs au format indiqué dans les 2 listes et que ces numéros apparaissent dans les userforms sans qu'il soit possible de les modifier

2) Un courrier départ peut éventuellement être rattaché à un courrier arrivé (accusé-réception, réponse à une demande...). Faut-il pour cela faire comme je l'ai envisagé (bouton compléter) prévu dans les userforms ou plutôt passer par des USF différents reprenant les Id dans un menu déroulant (que l'utilisateur choisira) et venant inscrire les informations automatiquement dans les lignes dédiées.
De la même manière, comment mettre un lien hypertexte (courrier fait avec word et enregistré sur le lecteur) avec ce même USF (feuille "courrier départ")

3) Dernier point, je cherche également à créer un bouton me permettant l'ouverture d'une boîte de dialogue pour faire une recherche rapide d'un courrier arrivé ou d'un courrier départ en partant soit de l'Id du courrier et/ou de la date et/ou du destinataire ou expéditeur, me renvoyant directement à la ligne concernée.

Je ne sais pas si ce que je vous donne comme explication est suffisant et surtout envisageable. Je suis complètement perdu. J'avoue cependant avoir voulu monté cette application moi-même mais j'ai surestimé le travail et c'est à reculons que je viens vers vous. c'est pour moi un sentiment d'échec.
Afin de comprendre complètement le travail, serait-il possible (dans le cas où l'aide est envisageable) d'avoir les lignes de codes avec des commentaires pour comprendre le pourquoi du comment.

Je suis complètement ouvert à vos explications car je souhaite réellement apprendre à maîtriser excel pour automatiser un certains nombres de tâches au boulot.

Je vous remercie par avance pour votre précieuse aide
 

Fichiers joints

WILFRIED

XLDnaute Impliqué
Re : Gestion de courriers

Salut,

Comme çà juste avec tes explications je pense que ta demande est faisable.

Je vais regarder plus sérieusement ton besoin. Il ne faut pas avoir honte de demander de l'aide. Et effectivement avec des commentaires cela te permettra de mieux comprendre et de progresser. A+

Après un premier coup d'œil : quelle est la méthode pour définir tes ID ( jusqu'ou les incrémentes tu. Y a t il une Remise a zero en début d'année?)
 
Dernière édition:

anton1

XLDnaute Nouveau
Re : Gestion de courriers

Bonjour Wilfried, bonjour à tous,

Merci de prendre le temps de regarder mon projet. Si la demande est faisable, cela me rassure car j'avais un peu peur d'aller dans le mur.

Concernant l'incrémentation, je ne vois pas trop comment je dois faire. J'ai bien lu quelques fils de discussions sur le sujet mais je n'ai pas tout saisi. Mon souhait serait de pouvoir réaliser cette incrémentation automatiquement (à l'inverse de ce que nous faisons actuellement dans le service car nous faisons nos numérotations manuellement) selon le modèle que nous utilisons, à savoir :

Courriers arrivés : aaaa.numéro incrémenté (aaaa représentant bien entendu l'année mais vous avez du vous en rendre compte)
Courriers départs : aaaa.mm.numéro incrémenté (ici le mois correspondant au mois en cours lors de la rédaction du courrier).

Ce que j'avais oublié d'indiquer dans mon premier message, c'est que je souhaite que les onglets n'apparaissent pas (cela, je sais faire) et que les feuilles soient protégées. L'enregistrement d'un nouveau courrier doit se faire par les USF dédiés. La seule colonne qui puisse être utilisable étant celle du lien hypertexte dans l'onglet "CourrierDépart".

Ce premier pas vers l'utilisation de macros dans la création de cette mini application doit me conduire à en créer d'autres telles que le suivi des arrêtés municipaux entrant dans le cadre de mon service, la gestion des plannings des agents avec lesquelles je travaille, le suivi des heures supplémentaires... Bref, beaucoup de creusement de méninges en perspective. Voilà pourquoi je cherche de l'aide avec un maximum de commentaires afin de suivre de bout en bout la procédure.

J'attends donc avec avidité tes premières lignes de code:p
 

WILFRIED

XLDnaute Impliqué
Re : Gestion de courriers

SAlut

Voici une proposition en PJ

gestion courrier

A+
Je viens de lire ta réponse je ferait les modif demain. Lors du chamgement de moi l'incrément est il réinitialisé?

A+

Edition : je viens de faire tes modif sur la gestion de l'ID. Pour moi, pour l'arrivé, RAZ de l'incrément en début d'année et mise au format "0000", pour les départs RAZ de l'incrément en début de mois et/ou début d'années et même format pour l'incrément. voici ton fichier gestion du courrier.

A+
 
Dernière édition:

WILFRIED

XLDnaute Impliqué
Re : Gestion de courriers

Bon j'ai pris le temps de faire tes dernière modifications :

-onglet masqué : OK
-Protection des feuilles sauf lien hypertexte : Ok

j'ai rajouter une vérification des renseignements : avant de pouvoir valider il faut renseigner obligatoirement les champs qui mon parus important.

J'ai mis des commentaires. Si tu en veut plus fait le moi savoir.

A+

gestion de courriers
 

Jiheme

XLDnaute Accro
Re : Gestion de courriers

Bonjour Anton, Wilfried

Très intérressant ton fichier Wilfried, je pense qu'il pourrait servir à pas mal de monde, peut être à proposer en téléchargement??

Perso je prend,

Merci
A+
 

anton1

XLDnaute Nouveau
Re : Gestion de courriers

Bonjour Wilfried, bonjour le fil,

Alors comment te dire Wilfried... Je suis ravi, fébrile, heureux mais aussi complètement perdu dans le code. Dire que je souhaitais m'attacher à faire le travail seul dans mon coin !!!
C'est complet, nickel. Je vais maintenant essayer de décrypter tout cela. Il y a, en effet, un certain nombre de choses que je ne comprends pas : RAZ, sous_programme, variable_constante... Je vais tâcher de regarder tout cela fonctionner et voir à définir les termes que je ne comprends pas.

Concernant les courriers départ, l'incrémentation ne se remet pas à 0 mais continu tout le long de l'année. En fait, l'incrémentation redémarre au 1er courrier du mois de janvier de l'année suivante (par ex : le dernier courrier de l'année 2009 est enregistré de la manière suivante 09-12-567 et le 1er courrier de l'année 2010 sera 10-01-1).

J'ai l'impression d'abuser en te donnant ces dernières explications. Quand je vois le boulot effectué, je me dis qu'il va falloir me retrousser les manches jusqu'aux épaules pour arriver à monter mes prochains projets.

Encore merci Wilfried pour le travail
 

anton1

XLDnaute Nouveau
Re : Gestion de courriers

Bonjour Jiheme.

Je te rejoints complètement sur l'initiative de mettre le fichier en téléchargement car la gestion du courrier représente une tâche importante dans un service mais c'est en plus fastidieux.
 

WILFRIED

XLDnaute Impliqué
Re : Gestion de courriers

Salut Jiheme

Merci pour le compliment cela fait toujours plaisirs.

Le problème de ce genre de fichier c'est qu'il est totalement personnel à anton1. Pour qu'il convienne à d'autre il faut faire des modif. J'ai de nombreux fichier dans ce même cas : gestion de base de donnée client/fournisseur, gestion de comptes bancaires, etc...

A+

Ok Anto voici la modif : GESTION
 
Dernière édition:

Jiheme

XLDnaute Accro
Re : Gestion de courriers

Re à tous

N'est il pas possible d'avoir une feuille "renseignements" pour que l'utilisateur choisisse ses données variables, genre format numérotation, nombre de champs, intitulés des champs etc...

Feuille que tu masques après validation.

J'ai fait un truc de ce genre dans un fichier de calcul de TVA...

A creuser

A+
 

anton1

XLDnaute Nouveau
Re : Gestion de courriers

Re Wilfried,

Je viens de tester en courrier départ l'enregistrement pour le mois de septembre et le chrono du courrier (l'Id) reste sur 08 au lieu de 09 (septembre). De plus, la date s'enregistre sous le format mm/dd/aaaa alors que le format de cellule est bel et bien dd/mm/aaaa. J'comprends pas !!!

De plus je viens de me rendre compte d'une grossière erreur de ma part. Je m'explique : le courrier arrive dans le service, il est enregistré et le suivi est assuré par l'agent concerné. Lorsqu'une réponse est faite c'est-à-dire qu'un courrier est rédigé et qu'il sera enregistré en tant que courrier départ, il faudrait pouvoir rouvrir l'USF Courriers Arrivés, rechercher l'Id du courrier arrivé et inscrire l'Id du courrier départ. La boucle est ainsi boucler. On a bien le courrier de demande et le courrier de réponse qui sont liés.

ça me semble un peu confus ces explications... Lol
 
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WILFRIED

XLDnaute Impliqué
Re : Gestion de courriers

Re,

Effectivement pour le format de la date j'ai oublier que VBA fonction au format MM/DD/YYYY j'ai donc ajouter sur le fichier la mises au bon format.

Concernant le changement de mois, je viens de faire le test en modifiant la date de mon PC et cela fonctionne correctement...

Jiheme, j'applique aussi ce principe pour certaine de mes applis, le problème est si la personne veut par exemple une combobox en plus pour une raison quelqu'onque je ne sais pas le faire en auto.

Effectivement ton explication est un peu confuse, dans ton USF courrier départ tu as déja une combobox qui reprend tous les numéro id des courriers de départ. J'y pense on pourrai imaginé d'autre cbx avec les autre champs le tous liers afin de simplifier...

gestion de courrier

A+
 
Dernière édition:

anton1

XLDnaute Nouveau
Re : Gestion de courriers

Euh encore une question bête (je suis expert en questions bêtes... Ouarfff !!!) Comment dois-je faire pour enlever ou suspendre la protection des feuilles afin d'effacer les lignes pour remettre mes tableaux vides en début d'année. Dois-je supprimer le module ou y a-t-il un mot de passe ?

Wilfried, je ne sais pas si tu as vu mon post modifié précédent ton dernier message concernant la recherche de l'Id arrivé et l'inscription de l'Id départ

-----
Effectivement, tu l'as vu et en plus, je m'en doutais, c'est confus lol.

Disons que le courrier qui arrive, est enregistré avant que le courrier de réponse ne soit fait. De fait, on ne peut pas le retrouver dans la combobox de l'USF Courriers Arrivés étant donné qu'il n'existe pas encore dans la base de donnée. Ce courrier départ ne sera enregistré que 1 ou 2 jour après lorsqu'il aura été rédigé.
 
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WILFRIED

XLDnaute Impliqué
Re : Gestion de courriers

Re

Effectivement il y as un mot de passe, dans le module variable_constante,

tu as :

Code:
Public Const pwd_protect = "COURRIER"
si tu souhaite le modifier il suffit de remplacé le mots entre les guillemets.

Pour ôter la protection manuellement tu fait outils/protection/ôter la protection.

Je suis entrain de regarder cette histoire de combobox lier...

Il me semble logique que le courrier arrivé soit enregistrer avant de faire la réponse.

Une fois ton courrier de réponse créer tu l'enregistre ( tu doit normalement connaitre l'id du courrier auquel tu fait réposne) et tu recherche dans le combobox l'id...

A+
 
Dernière édition:

anton1

XLDnaute Nouveau
Re : Gestion de courriers

Effectivement pour le MDP, je n'avais pas regardé dans le bon module. Le MDP me convient parfaitement pour l'instant, c'est cool.

Effectivement bis, l'Id du courrier arrivé est connu lorsque l'on fait le courrier réponse. L'important est de pouvoir lier les Id dans chaque USF. J'ai pour intention de créer une USF de recherche dans la base de données des courriers arrivés et départ. De sorte, nous pourrons toujours, suite à une demande d'un élu par exemple, répondre très rapidement sur la réponse apportée à un courrier arrivé étant donné que les 2 BDD seront liées par les champs "Id_Courrier arrivé" et "Id_Courrier départ".

En tout cas, je ne peux que te renouveler mes remerciements pour ton excellent travail
 

WILFRIED

XLDnaute Impliqué
Re : Gestion de courriers

Re,

Je vais regarder dans mes archives car j'ai déjà fait un USf de ce genre il y a quelque année. Si je le retrouve je te l'incorporerai.

A+
 

WILFRIED

XLDnaute Impliqué
Re : Gestion de courriers

Re,

si j'ai bien compris quand tu saisi ton courrier de départ ,s'il est associé à un courrier arrivé (via le combobox) tu voudrais que l'ID du document départ soit renseigné automatiquement dans le courrier arrivé correspondant?

Si oui voici ta demande.

Gestion courrier
 

anton1

XLDnaute Nouveau
Re : Gestion de courriers

Bonjour Wilfried, le fil,

C'est exactement cela, je ne peux cependant pas te répondre sur le fichier que tu as placé sur cijoint car lorsque je clique sur l'un ou l'autre bouton, rien ne s'affiche (pas de USF ou de module dans la page VBA). Est-ce normal ?

Je ne m'inquiète pas non plus car je suis au boulot (reprise ce matin après mes congès). Je vais essayer de le télécharger à la maison ce soir.
 

lebeep

XLDnaute Nouveau
Re : Gestion de courriers

Bonjour,
je susi directeur d'une association d'insertion. et je vous remercie pour tout votre travail et votre partage.
je recherchais un outil Excel de ce type (en réalité je cherche des modèles de tableaux de bord) et je suis tombé sur votre outil pour le courrier !
tout simplement terrible !!

Merci encore
 

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