Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

[Booky]

Hello à tous,

Après plusieurs appel à l'aide, vous avez répondu présent.

J'ai pour projet de créer une petite structure en septembre à côté de mes études (Master 2- Dernière année d'étude de commerce par alternance).
Je veux créer cette structure (en Auto-entrepreneur), ça me laisse un an pour voir comment cela évolue.

Travaillant pour un éditeur de logiciel, je suis conscient que la base de données et la maîtrise de cette dernière est la chose la plus importante.

Du coup, j'en appel à vos savoirs pour m'aider à structurer mon fichier et suivre vos conseils (tout intégré dans un fichier, en créer plusieurs...)

Je pense qu'il faille avancer par étape de façon à ce que je ne sois pas noyer dans vos conseils et dans le but de vous faire économiser votre temps précieux.

J’ai le temps et je suis vraiment avoir le fichier « parfait » pour mon utilisation afin de gagner du temps et d’avoir le meilleur suivi commerciale possible vus que je n’ai pas les moyens d’avoir un ERP ou du cloud, Excel est magique et je pense que cela pourra me servir un moment !

Par exemple, après avoir créé le numéro de client, est-il possible dans l’onglet journal de ventes d’intégrer automatiquement le numéro de client en n’intégrant que le nom et le prénom du client ?
Merci pour votre premier retour

 

[Dugenou]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Bonjour,
Puisque tu débutes et que tu es décidé à faire bien, autant commencer avec les bons réflexes !
voir en pj, la liste des clients et le journal des ventes déclarés en tableaux (Voir sur excelabo l'intérêt des tableaux)
ne pas faire une colonne par produit mais une colonne avec le nom du produit et une colonne avec le montant : plus facile à gérer quand tu auras de nouveaux produits ou des changements.
Pour le code client : il vaudrait mieux renvoyer le nom et le prénom à partir du code puisque tu crées un code unique : si 2 clients ont le même nom on ne saura pas quel code renvoyer !
je t'ai fait une liste déroulante pour le choix du nom
à bientôt certainement

 

[Booky]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Bonjour Dugenou,

Merci pour ton retour
Effectivement pour le code client, ta logique semble plus cohérente. Mais du coup, il faut connaître le code client. En soit ça ne pose aucun problème une recherche est vite effectuée.

Pour la colonne "Produits", j'ai bien compris que cela est plus facile à gérer que de faire une colonne par produit. Mais comment cela se passe-t-il si un client commande un produits A,X et Y? Il y a une possibilité pour afficher les achats du clients? (En gros son historique, savoir quel produits il a acheté, quand etc...) Ou faut-il passer par des TCD et de faire une base de données avec une ligne par commande?

Je pose beaucoup de questions désolé.

 

[Dugenou]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Re,
Oui quand un client commande plusieurs produits il faut créer une ligne par produit acheté. Il te faudra donc certainement ajouter une colonne avec un N° de commande, ou une date.
un simple filtre sur la base de données permettra de visualiser les achats d'un client ou tous les achats d'un produit ou tous les achats entre deux dates ou les 3 ensemble.
pour aller plus loin dans les analyses, le tableau croisé dynamique sera en effet l'outil de choix.
Si tu complètes un peu la base et que tu la remet en pj je pourrai te faire des exemples
Cordialement

 

[Booky]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

J'ai enrichi la base, j'ai crée l'onglet "Catalogue" avec la désignation des produits, le prix d'achat et le prix de vente.

Et j'ai intégré des numéros de factures qui se suivent.

En suivant ta logique, de faire une ligne par produit commandé (un client peut commander 20/30 produits par exemple)
J'ai crée une recherche et ta liste déroulante, ce qui me permet d'afficher le prix de vente par rapport aux produits choisis et d'avoir le prix en fonction de la quantité choisies

Comment faire ensuite pour garder le même numéro de facture/commande sachant que j'ai plusieurs lignes de commandés? Pas possible de faire des choix multiples de produits afin d'avoir un montant unique par commande/facture?

 

[Dugenou]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Super ! on avance !
J'ai déclaré le catalogue en tableau
J'ai modifié le calcul du N° de commande pour avoir un N° identique quand le même client commande le même jour
j'ai automatisé le montant par ligne dans le journal des ventes et le montant par produit dans le catalogue
j'ai ajouté un tcd qui donne les commandes par client avec le montant total de chaque : ne pas oublier d'actualiser ce tcd après chaque saisie (mais ça peut s'automatiser par une petite macro)

Cordialement

 

[Booky]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Effectivement on avance bien, merci beaucoup !

Pouvons-nous simplifier la colonne F "Numéro de facture/commande" dans l'onglet journal de ventes?

Il faudra que j'édite les numéros sur les factures et ça risque un peu de compliquer la tâches comme ça, si ce n'est pas possible, ça ne pose aucun problème.

Pour le tcd, ça va je maîtrise plus ou moins ce sujet, la macro serait intéressante effectivement, mais ce n'est pas ma priorité. Je gardes cependant dans un coin de mon esprit la possibilité que c'est réalisable.

Est-il possible de faire une recherche V ou index Equiv pour avoir le montant que chaque client m'apporte? (Onglet BDD)
J'ai essayé ça : =INDEX('Journal de ventes'!E:E;EQUIV('BDD clients'!$A:$A;0);1)
Mais je n'y arrive pas, je prends surement le problème du mauvais côté

 

[Dugenou]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Le montant apporté par chaque client sera obtenu par un somme.si :

=SOMME.SI(Tableau1[Numéro de client];[@[Numéro de client]];Tableau1[Montant])

Pour le N° de commande tu fais ce que tu veux : il faut juste à mon avis que ce N° contienne une ref client et une ref date pour etre unique, maintenant le pb vient aussi du fait que tu crées le N° dans ton journal de ventes. On pourrait imaginer de le créer à part dans une liste des commandes et ce serait un simple N° qui s'incrémente puis on reporte dans le journal des ventes ce N° de commande créé.

 

[Booky]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Je ne t'ai pas suivi sur ton raisonnement, mais en soit le numéro de facture/commande me convient dans cet onglet, c'est ici que j'aurais le détail de tous les produits vendus.

Juste dans ta formule de date "=[@[Numéro de client]]&[Date]"
14CLI11441827
En gras cela correspond au numéro client. ça c'est parfait. Les 14 devant et derrière = année et "CLI1" correspond au code réel du client.
Par contre le 41827 doit correspondre au 07/07/14, ici je ne comprends pas pourquoi il s'affiche ça grâce à la formule?

Sinon c'est top ce que tu m'as aidé à faire.

Ce numéro en soit me servira surtout à administrer ma compta correctement et être en règle si j'ai un contrôle de l'administration fiscal.

Par contre sur la BDD clients dans nombre de commandes il s'affiche 3 pour le premier client. Alors que concrètement il n'a passé que 2 commandes (1 avec 1 référence et 1 avec deux références).

 

[Dugenou]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Bonjour,
Dans excel, une date est un chiffre (correspondant au nb de jours depuis le début du calendrier : en général 1 janvier 1900)
c'est le format qui permet d'afficher le jour mois année
si tu écris une date dans une cellule et que tu lui applique le format nombre, tu verras ce chiffre de 418...

Pour le nb de commandes : tu as raison, mon calcul comptait le nb de lignes. J'ai ajouté une colonne dans le journal des ventes qui affiche 1 pour chaque nouveau N° de commande ou 0 quand le N° existe déjà, ensuite on fait la somme.si sur cette colonne en fonction du N° de client.
Voir pj

 

[Booky]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Bonjour DUGENOU,

Effectivement, pour le format date j'ai regardé sur internet et j'ai trouvé l'explication que tu m'as fournis. C'est clair maintenant dans mon esprit.

Pour le moment je ne vois plus trop comment optimiser l'onglet BDD et journal de vente, je vais essayer de creuser ma réflexion pour voir si d'autres points ou aspects sont intéressants à automatiser ou mettre en avant.

Sur l'onglet Tableau impôt.

Après essai, j'ai réussi à automatiser mes formules pour obtenir le montant d'impôt à payer en plus du revenu fiscal de référence du foyer.
(Je n'ai pas pris en compte l'abattement de 10% ou les frais réel, car pas d'importante pour le moment)

Le résultat des impôts s'affiche dans l'onglet "Prévisionnel"

Je voulais faire une seule formule avec les paliers d'impôts 5,5% entre 6012 et 11992 € etc..
Enfin je pense que le calcule des impôts tu maîtrise.

A13 et B13, il faut que je renseigne le revenu fiscal de réf personnel ce qui permet de calculer D19 et E20

Aucune idée si on peut faire plus simple

Encore merci pour ton aide !

 

[Dugenou]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Hello,
Les impôts je connais pas bien, mais le calcul avec des tranches je sais faire !
Je t'ai fait le calcul pour la partie en jaune
Il faudrait que tu précises ce qu'est le non libératoire et comment ça se calcule, si des conditions sont différentes

regardes déjà si ça te convient
Cordialement

 

[Booky]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

On se sent idiot lorsqu'en 29 minutes tu réponds à ma question alors que j'ai du passer plus de 3 heures ^^

Comme tu as fais une formule Si, est-il possible d'imbriquer la cellule D14 à D18 dans une seule formule afin de gagner des étapes de calculs?
Moi je n'ai pas réussi à faire sans sauter la formule.

Onglet "Prévisionnel",
La partie non libératoire comprends,
Le chiffre d'affaire (F3) et auquel s'applique un abattement de 71%
Ce montant s'ajoute donc au revenu fiscal de référence.
Dans les formule en E (14 jusqu'à 18), j'ai rajouté le revenu personnel et celui généré par l'activité

 

[Dugenou]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Bonsoir,
Désolé, beaucoup de taf aujourd'hui.
Voir pj : en d22 la formule en une seule cellule (mais assez indigeste et difficile à corriger si besoin). J'aimais bien avoir le détail par tranche, ça permet de vérifier.
J'ai modifié les noms des tableaux pour que ce soit plus compréhensible et lisible

 

[Booky]

Re : Challenge pour aider un débutant à se constituer son fichier client

Bonsoir Dugenou,

Merci, effectivement je pense garder le détail c'est quand même important, j'ai même mis la formule de D14 à D18, en E14 à E18.
Ce point me semble assez complet maintenant grâce à toi.
Je me pense sur une feuille pour gérer les stocks, je retourne sans dans mon esprit et j'essaye de faire quelque chose pour te montrer.
Dès que j'ai avancé sur le sujet, je t'envois ça pour que tu puisse jeter un oeil et me donner des conseils pour améliorer