Automatisation d'une procédure

[syldelle]

Bonjour à tous !

Tout d'abord, un grand merci pour l'accueil et la convivialité que j'ai perçue en parcourant ce site.

Débutante en Excel en pas à pas, je fais appel à vos connaissances car je dois réaliser une automatisation de procédure pour un responsable du Service Entretien, et là... je pêche !

Voici le contexte :

1ère étape : Des demandes d'intervention arrivent de différents ateliers sur une feuille Excel

2ème étape : Sur la partie droite de cette même feuille Excel, Le Resp. Entretien interprète ces demandes et affecte les travaux à différentes entreprises extérieures.

3ème étape : Sur une autre feuille Excel, le Resp. Entretien crée une commande de travaux pour chaque entreprise concernée et c'est cette fiche qu'il souhaite automatiser.

Donc il me faut trouver le moyen de reproduire automatiquement les informations de la 2ème étape sur un document préétabli en 3ème étape.

Il m'a parlé de tableau croisé dynamique ou de macro, mais je n'en connais que le nom... et je ne sais pas faire ! Bouhh !

Pour imager mes propos, je copie-colle ci-dessous un exemple courant de la situation, mais la liste est beaucoup plus longue, d'où son besoin de gagner du temps

1ERE ETAPE
DEMANDES D'INTERVENTION DES ATELIERS

Date Lieu Anomalie Demandeur
11/10/07 Bât. A La vitre du réfectoire est cassée NA
11/10/07 Bât. H 1er E Plus d'éau chaude dans les toilettes MR
12/10/07 Bât. H 2ème E l'eau du robinet est orange MR


2EME ETAPE
ENTRETIEN SITE

Commentaires Entreprise Délai Soldé
Imputation sect. 33 Alpha S42 SOLDE
Lesquelles??? Beta S41 SOLDE
Trav. Effectués s/ site Beta S41 SOLDE

3EME ETAPE
COMMANDES DE TRAVAUX

Etablir une fiche de commande par entreprise concernée suivant la 2ème étape, sachant qu'une même entreprise peut être commandée pour différents travaux regroupés.

J'espère vous avoir bien expliqué... et je vous remercie d'avance de bien vouloir m'aider

 

[syldelle]

Re : Automatisation d'une procédure

J'espère vous avoir bien expliqué... et je vous remercie d'avance de bien vouloir m'aider

Je n'ai pas dû être claire dans mon explication ou alors tout le forum est à table : Bon appétit !

Je suis en stage... Aidez-moi, aidez-moi svp

Je joins un zip qui j'espère vous inspirera davantage et je remercie d'avance ceux qui voudront bien m'aider.

Bien cordialement à tous

 

[syldelle]

Re : Automatisation d'une procédure

Je joins un zip qui j'espère vous inspirera davantage et je remercie d'avance ceux qui voudront bien m'aider

Le voilà le zip après cure d'amaigrissement

Et merci encore pour votre aide à venir ... j'espère.. j'espère...

 

[syldelle]

Re : Automatisation d'une procédure

Bonjour le forum !

Personne n'a répondu à ma demande d'aide.. Que se passe-t-il ?

Est-ce parce que je suis toute nouvelle sur le forum ?

Qu'ai-je dit ou n'ai pas dit ? Qu'ai-je fait ou n'ai pas fait ?

Peut-être ce travail est-il long à réaliser ? Je n'en ai aucune idée...

Dites-moi, svp afin que j'aille éventuellement ailleurs demander de l'aide, si personne ne peut ou ne veut s'y coller.

Merci à vous.

 

[syldelle]

Re : Automatisation d'une procédure

Allô le forum !

Toujours aucune réponse.....

Je pense alors qu'il doit y avoir un os dans la réalisation de cette automatisation.

Mais moi, je ne mords pas alors éclairez-moi svp

Avec mes remerciements anticipés.

Bon pont ou bon courage à ceux qui sont au boulot, c'est selon,

Cordialement à tous.

 

[kiki29]

Re : Automatisation d'une procédure

Salut, pour ne pas te laisser dans l'expectative : un forum n'a pas vocation à devenir un supermarché du code clé en main

 

[syldelle]

Re : Automatisation d'une procédure

Salut kiki29

Merci pour ta réponse ! Je désespérais...

En visitant le forum, j'ai vu des problèmes résolus avec des codes hyper balaises. J'étais baba ! Vous êtes super doués !

Je sais que ce forum est un lieu d'entraide, au bon vouloir des adhérents qui offrent du temps; j'ai aussi oeuvré quelques années sur les newsgroups.

Ce n'est pas facile, tu sais, de débarquer sur un forum où les gens se connaissent...

J'ai entrevu, que cette automatisation doit être un peu (beaucoup?) casse-tête à réaliser.

Cordialement et bonne journée à toi et à tous

 

[JNP]

Re : Automatisation d'une procédure

Bonjour Syldelle, Kiki29 ,
Tout à fait d'accord avec Kiki, le forum n'est pas, en principe (sauf si tu as la chance de trouver quelqu'un qui en a envie, là, c'est chacun son choix), une entreprise gratuite de fourniture de solution en progitiel pour entreprise .
Maintenant, si tu veux mener à bien ton projet, il ne faut pas faire une synthèse de ce que tu souhaites, mais entamer une réflexion sur tes besoins et tes moyens. Il va falloir résoudre les problèmes les un après les autres. Si tu attends la bouche ouverte que ça te tombe tout cuit dans le bec, les poules risquent d'avoir des dents d'ici là . Si par contre, tu t'investis, que tu proposes tes débuts et que l'on t'aide dans les difficultés que tu rencontres, là, nous serons dans l'esprit de ce forum, et tu trouveras souvent quelqu'un pour te faire avancer. Certes, la solution prendra du temps, mais tu en sortiras enrichie et surtout, tu comprendras ce qui a été réalisé, et tu éviteras de mettre en place un fichier, qui dès le 1er bug, ne pourras plus servir à personne car tu ne pourras pas le faire évoluer.
Bien cordialement et bonne journée à tous

 

[syldelle]

Re : Automatisation d'une procédure

Bonjour JNP,

Ah bon ???? Je croyais que la solution me serait apportée dans un joli cadeau enrubanné et même ... sur un plateau !

Non, je plaisante...

Merci pour ta réponse et ton explication pédagogique. Je comprends mieux en effet l'esprit de ce forum, et j'y adhère tout à fait.

Mon handicap, est que je commence à peine à entrevoir la logique d'Excel, nécessaire à ma reconversion pro, bien que bricoleuse passionnée du pc dans d'autres domaines.

Pour cette automatisation, j'ai pensé créer pour la 3ème étape, autant de Fiches d'Intervention Entreprise vierges, qu'il y a d'entreprises de travaux (10 au max) et de faire autant de copier/coller des lignes de travaux vers chaque Fiche d'Intervention Entreprise concernée, à chaque endroit prévu sur chaque Fiche.

A l'étape 3, il y aurait donc :
Feuil2 : Ent AAA - Feuil3 : Ent BBB ...... Feuil11 : Ent JJJ

Ça, je sais faire avec mes connaissances rudimentaires d'Excel actuellement, et si aucune autre solution existe, c'est ainsi que je ferais, mais ça semble fastidieux, avec un gros risque d'erreur de répartition des données (par ex. je copie/colle un libellé de travaux sur la Feuil4 :Ent. CCC alors que c'est l'Ent. DDD Feuil5 qui doit exécuter ces travaux)

En reprenant , par exemple, cette idée (de créer autant de Fiches d'Intervention que le nb d'entreprises) , je pense qu'il peut exister un code qui permet à Excel de reproduire automatiquement les données de l'étape2 (qui est la partie verte du fichier zip "DI Entretien Site" , sur la Fiche d'Intervention vierge (par exemple Feuil4 Ent. DDD) qui serait l'étape3. La fiche d'intervention vierge est également dans le fichier zip

Donc à l'étape 2 (transcription des données de l'étape 1), lorsqu'on entrerait une affectation de travaux, à l'Ent. DDD : nom de l'entreprise, libellé des travaux, délai..., ces informations s'afficheraient automatiquement aux endroits prévus sur la Feuil4 Ent. DDD.

Je ne sais pas quelles formules adapter pour rapatrier les données de l'étape 2 vers les Fiches d'Intervention étape3.

Sans m'apporter la solution toute cuite, peut-être pouvez-vous m'orienter sur le type de cours que je dois potasser : tableau croisé dynamique, fonction imbriquée, macro.... J'en suis pour l'instant aux fonctions de base dans ma formation, mais j'ai aussi des supports pour les fonctions avancées

Voilà.. espérant avoir été claire dans mon explication.
Ouch ! Que c'est long et difficile de rédiger le plus précisément possible.

Et j'en conviens tout à fait, JNP, que l'échange et le partage sont à ce prix.

Faites-moi signe s'il manque des bouts de précision.

Merci pour votre collaboration.

 

[JNP]

Re : Automatisation d'une procédure

Re Syldelle, le forum ,

Ah bon ???? Je croyais que la solution me serait apportée dans un joli cadeau enrubanné et même ... sur un plateau !
Non, je plaisante...

Je te crois jusqu'à un certain point, mais accorde nous le bénéfice du doute ...
Bon, tu emploie tout de suite les grand mots (TCDs, macros, fonctions imbriquées...). As-tu commencé par essayer de faire simple avant de faire compliqué ?
La base de travail que tu souhaites, c'est d'avoir d'un côté un historique des demandes d'interventions, d'un autre les interventions en cours, et d'un troisième une fiche de demande d'intervention.
La clef de départ se situe avec ce qu'on appelle une "clef primaire" qui est une clef unique dans une BDD (d'ailleurs, quitte à me faire huer sur le forum à force de le dire, ce type de cas gagnerait certainement à être fait sur Access par exemple, vu que c'est de la BDD pure, et que même si Excel sait faire, la flexibilité n'est pas la même...).
Avec cette clef primaire, dans un seul classeur, tu peux avoir une feuille qui va représenter ton historique et une autre feuille qui va représenter tes interventions en cours. Une troisième feuille comprenant ta fiche de demande d'intervention se remplira automatiquement avec la saisie de ta clef primaire et des cellules avec des formules en RechercheV vis à vis de cette clef.
Commence dans cette voie, et nous verrons à automatiser ensuite ce qu'il est nécessaire d'automatiser...
Bon courage

 

[syldelle]

Re : Automatisation d'une procédure

Re JNP, le forum

Je te crois jusqu'à un certain point, mais accorde nous le bénéfice du doute ...

Merci pour ce sursis mérité ! et merci aussi pour ta réponse.
Ce que tu décris est bien ce que je souhaite.
J'avais pensé en effet à la rechercheV sur Excel, mais lorsque j'ai fait un test, je me suis rendue compte que ça ne pouvait pas fonctionner dans le cas où j'avais plusieurs demandes de travaux pour une même entreprise , ou alors, je ne sais pas faire.
J'en suis aux balbutiements aussi avec Access. Je vais faire un test avec ta proposition, que je finaliserai mercredi au boulot, car là, depuis chez moi, je ne peux pas ouvrir le fichier xslx, étant sous Win98SE Office 2000.

Je planche dessus et je reviens !
Merci encore à toi pour ton aide, et bonne soirée à tout le forum !

 

[JNP]

Re : Automatisation d'une procédure

Re le forum ,
Comme je te le disais, une "clef primaire" est un N° qui ne peux être présent plusieurs fois. D'où, même si tu as la même entreprise, les diférents N° correspondront à chaque action, même de la même entreprise. Un simple tri te permettra d'utiliser la RechercheV sur ta clef primaire. Pour le xlsx, ne te pose pas de problème, 2007 enregistre très bien sous 97-2000 en "Enregistrer sous", cela te permettra de bosser même à la maison (un bien ou un mal ? ).
Bon courage

 

[syldelle]

Re : Automatisation d'une procédure

Re le forum, JNP

Oui, je vais tenter avec Access. Connaissances fragiles, puisque j'ai débuté Access il y a 2 semaines, juste avant mon entrée en stage en entreprise.
Je vais créer la table. Pour le reste, je vais reprendre mes cours et exos. , car je ne vois pas du tout, pour l'instant, comment procéder après.
Mais je crains de me faire ... grooonder... si je reviens parler d'Access sur ce forum Spécial Excel 2007 Comment faire ???

Hélas je ne pourrai pas beaucoup avancer de chez moi, car je n'avais pas enregistré le fichier xlsx sous 97-2000, depuis le pc en Office 2007 au boulot, alors ce fichier ne s'ouvre pas chez moi. La preuve en image en PJ . Je le saurai dorénavant.

Grand merci ! C'est vraiment sympa de m'accompagner dans cette nouvelle découverte.

 

[JNP]

Re : Automatisation d'une procédure

Re Syldelle ,
Envoie moi ton adresse email en mp, je te fournirai la mienne, tu pourras m'envoyer ton xlsx en pièce jointe et je pourrai te le traduire en xls.
Pour ne pas faire hurler le forum, Forum des développeurs où tu pourras te renseigner sur Access.
A te lire

 

[jeanpierre]

Re : Automatisation d'une procédure

Bonsoir syldelle, kiki29, JNP,

Pour info. il y a un forum ACCESS ici : Access - Excel Downloads Forums

certes nouveau encore, il ne demande qu'à grandir.

Bonne soirée.

Jean-Pierre