Trop de formats dans mon fichier

[mk54]

Bonjour à tous,
Donc j'utilise excel 2003 et sur un fichier où effectivement j'ai pas mal de formats différents, je ne peux plus par exemple faire du gras ou autre, car j'ai le messages "trop de formats différents" ?
Que puis-je faire SVP, car j'ai déjà enlevé une feuille pour avoir moins de formats différents (à savoir que lorsque je fais une nouvelle feuille dans ce fichier (par exemple pour l'année suivante), je fais une copie de feuille de l'année précédente.(dans ce même fichier j'ai d'autres feuilles excel avec également des formats différents).
Merci de votre réponse,
bonne journée !

 

[Modeste geedee]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonsour®

- voir là :
Ce lien n'existe plus

- si tu as des graphiques , voir également là :
Ce lien n'existe plus

 

[mk54]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonjour Modeste geedee
Merci pour ta réponse, je vais essayer et voir comment cela fonctionne avec excel 2003,
Mais entre autre que faut-il que je fasse ou ne fasse pas pour ne pas avoir ce problème ?
merci

 

[Modeste geedee]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonsour®

Mais entre autre que faut-il que je fasse ou ne fasse pas pour ne pas avoir ce problème ?
merci

trop de diversité nuit à la clarté...
se limiter en nombres de formats différents :
2 polices maxi
3 ou 4 tailles maxi
ne formater que les cellules utilisées (éviter colonnes et lignes entières)
pour les graphiques : ne pas utiliser la taille automatique des polices

 

[Herdet]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonjour Modeste geedee
Merci pour ta réponse, je vais essayer et voir comment cela fonctionne avec excel 2003,
Mais entre autre que faut-il que je fasse ou ne fasse pas pour ne pas avoir ce problème ?
merci

Bonjour,
et surtout, supprimer toutes les fusions horizontales de cellules et les remplacer par "Centrer sur plusieurs colonnes" ( dans "Format de cellules")
Cordialement
Robert

 

[mk54]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonjour, Oui j'ai compris que ==>trop de diversité nuit à la clarté... mais quelquefois dans un fichier je suis amenée à diversifier mes cellules pour leur lecture plus compréhensives et effectivement avoir des cellules très différentes les unes des autres !
==> Alors oui Herdet je fusionne aussi très souvent des cellules horizontalement et j'utilise le raccourci "fusionner horizontalement"
Donc dans toutes mes mauvaises habitudes, quelle est la bonne habitude à utiliser et qui ne multiplie pas le nombre de formats pour en arriver à ce message "trop de formats ?"
Car ce problème trop de formats m'a déjà coûté l'annulation complète de la sauvegarde de mon fichier et la non reprise de mon fichier ?
Ce problème survient 'il dans les versions supérieures à 2003 ?
Merci de votre bonne réponse pour un utilisateur qui a connu excel uniquement en autoformation ! et en formation à DIJON ! (et qui actuellement fait toute une compta avec excel en tant que syndic non professionnel)
merci de vos réponses et bon WE
mk

 

[Herdet]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonsoir mk,
Quelques bonnes habitudes :
- Ne jamais faire de fusion de cellules horizontales toujours causes des problèmes (ajustement des colonnes avec un double-clic, sélections avec VBA, ..)
"Centrer sur plusieurs colonnes" est quasiment suffisant à 100%
Malheureusement, je n'ai pas trouvé d'équivalent en Excel 2010 pour "Centrer sur plusieurs lignes" et si quelqu'un sait comment faire, je suis preneur.
- ne jamais oublier que tous les formatages (encadrements, couleurs, polices, formats de textes et des nombres, fusions de cellules,...) remplissent rapidement la zone mémoire limitée des ressources ( indépendante de la mémoire RAM de l'ordi )
- éviter de trop dupliquer une feuille si elle comporte déjà pas mal de formats
Suivre les conseils de Modeste Geedee :
- limiter le nombre de polices, de tailles et de styles
- formater uniquement les zones de travail et pas les colonnes entières

- vérifier la position de la dernière cellule des feuilles par F5, Cellules, Dernière cellule
éventuellement supprimer toutes les lignes et colonnes hors de la zone de travail
Sélection rapide : sélectionner une ligne après la zone de travail, presser majuscule et faire descendre l'ascenseur jusqu'en bas, sélectionner la dernière ligne de la feuille, relâcher la touche Majuscule puis clic-droit et Supprimer
Idem pour les colonnes
Je pense que la zone des ressources est mieux gérée dans les versions 2007, 2010, 2013 mais cela reste à prouver avec un fichier plein de formats

Bon travail
Robert

PS : il y a 4 ou 5 ans, j'ai déjà eu ce problème à résoudre avec le fichier Excel 2003 d'un collègue qui comportait 74 feuilles dont 70 étaient des duplications d'un modèle avec justement plein de formats et fusions.
Il a fallut une demi journée de boulot pour créer 2 fichiers et faire tout le nettoyage

 

[Herdet]

Re : Trop de formats dans mon fichier

pour un utilisateur qui a connu excel uniquement en autoformation ! et en formation à DIJON ! (et qui actuellement fait toute une compta avec excel en tant que syndic non professionnel)
mk

N'hésite pas à poser des questions, les contributeurs du forum seront toujours là pour t'aider... si les questions sont bien compréhensibles, bien sûr et si nécessaire, étayées par un fichier ou un extrait anonymisé bien utile.

Robert

 

[mk54]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonjour Herdet,
Je te remercie vivement pour tes réponses, car je pense que tu as compris que je me débrouille toute seule sans avoir appris excel(uniquement en auto-formation) et en plus je fais une compta de 37 appartements sans autre logiciel, c'est donc très compliqué, car il faut que je me fasse des vérifications que j'ai inventées !!!
Mais là tu viens de m'apprendre des choses, par exemple :
==> ne jamais faire de fusion de cellules horizontales, car ceci m'arrive pas mal dans une même feuille et selon mes besoins je fusionne 2-3-4 ou + cellules horizontalement (par ex. dans mon fichier des fournisseurs pour me porter des infos lisibles, je sélectionne plusieurs cellules et les fusionnent horizontal (mais par contre je ne trouve pas ta formule (centrer sur plusieurs colonnes, ou cela se trouve t'il ?)
==> "éviter de trop dupliquer une feuille si elle comporte déjà pas mal de formats"
oui mais comme tous les ans je fais les mêmes tableaux, je fais une copie de la feuille de l'année précédente et je supprime les données pour les remplacer par les nouvelles , avec les automatismes que j'ai créé !
==> mais dans ces feulles, j'ai pratiquement tjrs les mêmes formats d'une année à l'autre.
==> "vérifier la position de la dernière cellule des feuilles par F5"
Si je comprends bien il faut que je supprime la zone qui est hors travail ? mais pourquoi ?

Il vaudrait peut être mieux que je travaille avec un excel plus récent, mais mon fils m'a dit (il l'utilise un peu) que c'était une vraie "usine à gaz" ? et que cela risquait de m'énerver.
En tout cas je suis contente d'avoir posé la question auprès de vous et d'avoir vos conseils, car maintenant je suis isolée du fait que je ne travaille plus en entreprise , mais ce travail me prend énormément de temps, (et tout cela pour faire plaisir à des copros !) enfin...
Alors merci pour cette nouvelle réponse et bon WE
Bien cordialement. MK

 

[Staple1600]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonsoir à tous

(mais par contre je ne trouve pas ta formule (centrer sur plusieurs colonnes, ou cela se trouve t'il ?)

Un exemple parmi moults
Top Assistante - Excel : centrer un texte sur plusieurs colonnes

 

[Herdet]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonsoir,
centrer sur plusieurs colonnes est malheureusement peu visible et devrait être dans une barre d'outils
Clic droit : Format de cellule => Alignement => Horizontal => Centrer sur plusieurs colonnes (tout en bas de la liste)
je fais une copie de la feuille de l'année : il faudrait bien simplifier cette feuille modèle avant de la dupliquer
supprimer les zones qui sont hors travail : c'est au cas où des cellules en bas ou à droite seraient déjà formatées mais inutilisées.
Très souvent, certains utilisateurs appliquent des formats sur toute la colonne ou ligne mais si ce n'est pas ton cas, c'est réglé.

C'est sûr que les Excel plus récents 2007, 2010, 2013 sont des usines à gaz mais Excel 2003 l'était aussi;
il faut seulement reprendre ses repères et trouver les nouveaux emplacements des fonctions.
La meilleure solution avec ces nouveaux Excel est d'abord de personnaliser sa propre barre d'Accès rapide avec les icônes utilisées, cela fait gagner énormément de temps de formation.

Je comprends ton problème de compta (je suis président d'un conseil syndical depuis 30 ans et j'actualise un tableau récapitulatif de toutes les dépenses depuis 25 ans mais heureusement la compta est faite par le syndic, le contrôle annuel me suffit bien !)

Cordialement
Robert

 

[Herdet]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonsoir à tous
Un exemple parmi moults
Top Assistante - Excel : centrer un texte sur plusieurs colonnes

Bonsoir,
Ce site confirme parfaitement ce que j'ai dis à mk54 : ne jamais faire de fusion de cellules horizontales

Sait-tu comment remplacer les fusions de cellules verticales par un centrage sur plusieurs lignes ?

A+
Robert

 

[mk54]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonjour à vous,
Merci Staple 1600 pour ta réponse, mais je ne connaissais pas cette façon de procéder (donc moins envahissante que la manière que j'utilise) alors OK je vais m'en servir !
Merci à toi Herdet d'avoir pris le temps de m'expliquer ce qui précède et je suis certaine que j'utilise des fonctions qui encombrent mes fichiers et pour lequel je devrais revoir ma copie !
==> même question sur cellules à centrer sur plusieurs lignes ? comment procéder au mieux ?
D'autre part, Robert je constate que nous avons la même galère s'occuper d'une copro, sauf que j'étais présidente du CS et que les copros m'ont demandé de faire le travail de syndic, ce qui m'oblige à faire la compta et tout le reste, et c'est là que je trouve qques difficultés dans tous les tableaux pour cette compta (mais cette façon est plus souple qu'un logiciel pour syndic)
Il faut que je me perfectionne dans excel que j'ai appris toute seule.
Encore merci de vos réponses et si cela ne vous ennuie pas je me permettrai sans doute de vous poser d'autres questions.
Mireille, mk

 

[Staple1600]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonjour à tous

Sait-tu comment remplacer les fusions de cellules verticales par un centrage sur plusieurs lignes ?

Excel étant d'abord pour moi un tableur (sauf quand je m'égare à faire mumuse avec VBA), les fusions de cellules sont pour moi des fioritures, donc dispensables.
Pour les fioritures, je passerai par Word ou tout autre logiciel.

De toute façon, à ma connaissance, le centrage sur plusieurs lignes n'existe pas sur aucune version d'Excel.

 

[Herdet]

Re : Trop de formats dans mon fichier

Bonjour à tous

Excel étant d'abord pour moi un tableur (sauf quand je m'égare à faire mumuse avec VBA), les fusions de cellules sont pour moi des fioritures, donc dispensables.
Pour les fioritures, je passerai par Word ou tout autre logiciel.
De toute façon, à ma connaissance, le centrage sur plusieurs lignes n'existe pas sur aucune version d'Excel.

Bonjour Staple,
On ne peut quand même pas assimiler les encadrements de cellules à des fioritures ou enjolivures car il sont nécessaires à la compréhension visuelle et technique d'un tableau.
Ci-joint comme exemple un extrait du fichier cité dans mon message #7 où les fusions verticales et encadrements sont nécessaires.
Il y a toujours 4 ou 5 de ces chapitres fusionnés dans chacune des 70 feuilles mais je n'ai toujours pas trouvé de solution pour remplacer ces fusions verticales dans les colonnes A à E.

A+
Robert