Tableau absence école

[Myself]

Salut à tous,

Je poste ici un message d'entraide pour un ami professeur qui désire créer un tableau d'absence/présence qu'il utiliserait lui et ses collègues, dans une école.

Il s'agit d'un document excel qui doit être utilisable en version papier ET excel avec pour objectif principal: obtenir des statistiques concernant l'absentéisme. En d'autres termes, à quelle(s) période(s) les absences sont les plus élevées. Il s'agist d'une vision globale (l'objectif n'est pas de savoir précisement quel(s) elève(s) est(sont) absent(s) ) vous trouverez dans l'autre feuille une idée de représentation, pour laquelle j'attend vos suggestions

Pour chaque élève il y a 3 types de fréquentations:
- CA
- annoncée
- réelle

et deux plages horaires (matin et après midi).

Merci!

 

[Goosse_Clement]

Re : Tableau absence école

Bonsoir,

Voici ce que j'ai travaillé:

Pour un soucis d'impression, vous avez décidé de mettre uniquement les jours de la semaine du lundi au vendredi compris. Vous n'avez donc plus besoin de la formule dans la barre rosée. Il suffira simplement de mettre la lettre F pour signaler a Excel que ce jour l'école est fermée. Quand se sera le cas, la colonne du jour concernée se mettra automatique en jaune.

Cette fois-ci pour vous épargner un gain de temps énorme dans le recopiage des formules, j'ai changé la disposition du tableau de l'onglet total absences 2014-2015.

Pour respecter votre demande concernant la prise des présences par rapport au moment de la journée, j'ai fait un double tableau reprenant la matinée et l'après-midi. L'encodage des prénoms pour l'après-midi se fait automatiquement par rapport au remplissage du matin. Les titres du tableau seront imprimés. Même si ils n'apparaissent pas dans le tableau.

Dites moi si cela vous convient. De cette manière on pourra continuer au niveau des statistiques.

Joyeux Noël à vous.

 

[Myself]

Re : Tableau absence école

Un grand merci!

Votre tableau reçoit un bon accueil.
Cependant, serait-il possible de ne travailler que sur un SEUL tableau? En utilisant une ligne en dessous de la date et de créer une "subdivision" matin/après-midi (vous trouverez un exemple dans le fichier ci-joint, à droite du tableau, un exemple)? Quitte à ce que la zone d'impression A4, ne soit pas respecter.
En outre, lorsque j’introduis une absence le matin ET l'après midi, la seconde feuille indique 2 absences.

Je pense qu'il serait interessant de faire 3 tableaux annuels de statistique:

1. pour le matin
2. pour l'après-midi
3. pour l’entièreté de la journée?

Quel est votre avis là dessus?

 

[Goosse_Clement]

Re : Tableau absence école

Bonjour Myself,

J'ai fait les changements pour que les 2 tableaux ne forment plus qu'un. Pour que la colonne se mette en jaune, lorsque l'école est fermée, vous devrez mettre "F" pour le matin et l'après-midi. Sinon, cela ne fonctionne pas.

La zone d'impression est réglée sur une orientation portrait (meilleur rendu que le paysage). Les colonnes A et B sont répétées à chaque nouvelle page imprimée.

Pour les absences dans le tableau récapitulatif, voulez-vous garder la distinction entre la matinée et l'après-midi?
Dans le cas présent j'ai gardé la même disposition que le tableau de janvier. Encore une fois c'est par simple gain de temps. Avec cette disposition, j'étire la formule et je ne change que le critère. Si il n'y avait les distinctions entre les moments de la journée. Chaque formule doit être adaptée manuellement...

Pour le problème de la comptabilisation des absences, c'est une erreur de ma part, j'ai oublié de divisé le nombre total des absences journalières par 2.

En ce qui concerne les tableaux des statistiques, je pense que votre proposition est une bonne idée. Maintenant, je pense qu'il serait intéressant de faire des tableaux de statistiques hebdomadaires ou mensuels. Par exemple: la semaine du... au... il y a eu X absences le matin ou pendant le mois de janvier il y a eu X absences. Et pourquoi également insérer un graphique dynamique qui se met a jour par rapport à ce que vous cherchez.

C'est un peu à vous de me dire ce que vous désirez.

Voici les modifications apportées. Si cela vous convient toujours, nous pourrons continuer.

 

[Claude38]

Re : Tableau absence école

Bonsoir tous,

Un essai de calendrier dynamique

Bonne soirée

 

[Myself]

Re : Tableau absence école

Merci Clément!
Alors je répond dans l'ordre à tes interrogations

La distinction matin/après-midi n'est pas importante pour le traitement statistique. Par contre, elle sert au jour au jour pour le remplissage des données.

Une chose importante que j'ai oublié de préciser: le traitement statistique peut se limiter à ne prendre en compte que la ligne "fréquentation réelle", c'est-à-dire celle qui est remplie chaque jour. Pensez-vous que ce choix est judicieux? Sachant que la fréquentation annoncée et CA sont définies chaque mois.

En outre, faut-il laisser à l'utilisateur le choix dans une liste déroulante (comme actuellement) ou directement indiquer les trois lignes en ne laissant le choix à l'utilisateur de ne seulement inscrire le nom de l'élève?

 

[Goosse_Clement]

Re : Tableau absence école

Bonjour Myself,

Si cela ne pose pas de problème, je vais tout de même laisser la distinction M/A pour les statistiques.

Le choix dans la liste déroulante est restreint par les trois type de fréquentation donc l'utilisateur pourra choisir ce qu'il désire. Il ne saura rien rentrer d'autres dans les cellules.

Dans le tableau des statistiques, j'ai rajouté en cellule C2 la possibilité de choisir le type de fréquentation. Et le tableau se met automatiquement à jour.

Pour être sûr sur un point, un élève n'a qu'un type de fréquentation? Et qu'elle est la différence entre tous ces types de fréquentation?

Comme vous l'avez dit, les fréquentations réelles sont les plus intéressantes à travailler. A ce propos, sous quelle forme voulez-vous vos statistiques? Sous forme de graphique ou autres?

Une dernière question, combien d'élèves maximum y a t-il dans une classe?

 

[Myself]

Re : Tableau absence école

La fréq. CA est celle qui est donnée à l'inscription.
La fréq. annoncée est définie chaque mois
La réelle est celle que l'on peut remplir selon les présences/absences/etc...

Votre tableau est superbe! Par contre j'ai un message d'alerte de Microsoft Office qui ne l'ouvre qu'en mode protégé, est-ce normal?
En outre, est-ce possible d'avoir une ligne 'présence' dans les statistiques? QUi ferait référence à la lettre X dans le choix multiple?

Un graphique suffit

Merci!!!

 

[Goosse_Clement]

Re : Tableau absence école

Bonsoir Myself,

Par rapport aux fréquentations les plus intéressantes au niveau de l'exploitation reste celles des fréquentations réelles.

J'ai tenu compte de vos remarques par rapport aux tableaux récapitulatifs (il me reste encore 8 mois à paramétrer).

Je comptais ajouter un onglet qui reprendrait les données au niveau mensuel et annuel. Ces données se mettront à jour en fonction du remplissage des tableaux récapitulatifs. Ensuite j'avais idée de les mettre sous forme graphiques.
Je n'ai pas eu encore le temps de me pencher réellement sur le problème. Mais les grandes idées sont là.

Je vous joint mon fichier avec mes dernières modifications. Dites moi si cela vous convient ou si il y a encore des modifications à apporter.

En ce qui concerne l'ouverture en mode protégé, je ne sais pas d'où cela peut provenir. Sans savoir si il y a un lien avec la version d'Excel utilisée moi j'utilise la version Excel 2013.

Voici le lien du document: Zippyshare.com

 

[Myself]

Re : Tableau absence école

Bonjour,

Pourriez-vous m'expliquer quelle(s) formule(s) avez-vous utilisé? De quelle façon paramétrez vous les tableaux récapitulatifs? Pour ce qui est de l'onglet il s'agit d'une bonne idée, en effet.

Pour ce qui est du nombre d'enfant, autant envisager le maximum: de sorte à ce que les activités rassemblant plusieurs classes puissent également être décomptée! D'autant plus que chaque enfant utilise 3 lignes. Je mettrai 300 lignes pour être sur.

A l'ouverture du fichier (sur office 2002-XP) j'ai une erreur concernant une formule circulaire qui ne peut être calculée.
J'ai également des jours f placé à des dates mais pas les bonnes? Est-ce lié?

Merci encore

 

[Goosse_Clement]

Re : Tableau absence école

Bonjour Myself,

Concernant les formules circulaires, c'est tout à fait normal car j'ai copié mes tableaux sans en adapter les formules. Donc une formule reprend sa propre valeur. Une fois le paramétrage formule terminé il n'y aura plus ce problème.

Les F présents dans tous les tableaux sont des données que j'ai moi même placés pour savoir si mes formules sont correctement écrites. Vous pouvez les effacer à votre guise en en placer où cela est nécessaire.

Je vais vous envoyer un dossier Word avec l'explication des formules et des print-screan de cette manière vous pourrez paramétrer vous-même les tableaux (si il y a un soucis je voudrai toujours bien y regarder )

Avec un exemple ce sera plus simple de compréhension.

Je reviens vers vous dès que j'en ai terminé avec l'explication de mes formules.

 

[Goosse_Clement]

Re : Tableau absence école

Je viens de terminer l'explication des formules concernant l'onglet Total... Zippyshare.com - Solution_Ecole_Explications_Formules.docx

J'ai également terminé de mettre toutes les formules à jour. Zippyshare.com - Solution_Proposee_Ecole_V1.3.xls.xlsx

Je me penche sur le récapitulatif de tous les tableaux pour permettre l'élaboration des graphiques.

J'espère que mes explications sont claires. Si ce ne l'est pas assez n'hésitez pas

 

[Myself]

Re : Tableau absence école

Merci Clément!

J'ai eu l'occasion de lire votre fichier qui est fort claire! Je vous remercie encore )
Pour ce qui est d'augmenter le nombre de lignes prises en considération (remplacer B$32 par B$332, etc) existe-il un outil ou faut-il le faire manuellement?

Bonne année et meilleurs voeux

[EDIT]: un copier/insérer suffit-il?

 

[Goosse_Clement]

Re : Tableau absence école

Bonsoir ou bonjour Myself,

Je suis ravi que les explications aient été suffisamment claires .

Augmenter le nombre de lignes dans une formule doit se faire manuellement. J'ai déjà mis à jour pour que les formules prennent jusque la ligne 304. En réalité cela correspond à une centaine d'élèves.

En outre, j'ai mis en fin de chaque mois des cellules qui totalisent les données dans ce tableau pour que le recensement des chiffres soient plus aisé.

A ce propos, dans l'onglet statistiques en graphique, j'ai mis en place deux tableaux. L'un pour comparer les absences par rapport aux présences. Et l'autre prend en compte tous les types d'absences. Les fréquentations sont automatiquement prises en compte. Il suffit de le changer dans l'onglet Total...

J'ai également mis les trois types de fréquentation pour chaque élèves. Pour éviter un remplissage trop important et inutile de données, les trois types apparaissent lorsque qu'un élève est inscrit. En résumé, si il n'y a rien dans la cellule A5 rien n'apparaît. Au contraire, si en A5 il est inscrit Cédric Dupont alors de la cellule B5 à B7 les fréquentations s'afficheront.

Je me suis rendu compte d'un petit inconvénient. Je suppose que pour un soucis pratique vous allez insérer les élèves par ordre alphabétique. Si un élève se réinscrit en cours d'année, il devra être en fin de liste. Le problème réside dans le triage des données par ordre alphabétique. En effet, le triage ne prend pas en compte que les élèves sont écrit une ligne sur trois. On se retrouve donc avec tous les élèves qui se suivent les uns derrière les autres.

Il serait peut-être intéressant de tester un peu le programme et voir si il correspond à vos attentes. Pour les graphiques, savez-vous quels types allez vous utiliser?

Je vous joint le dernier fichier avec toutes les modifications nouvellement ajoutées.
Zippyshare.com - Solution_Proposee_Ecole_V1.6.xls.xlsx

Faites moi part de vos remarques et nous finaliserons tout ce fichier quoi doit être je suppose terminé pour la rentré de janvier

 

[Myself]

Re : Tableau absence école

Bonjour,

Pour ce qui est de l'ordre alphabetique il ne s'agit pas d'un reel problème. Le graphique, en courbe semble le plus approprié, non?

Désolé pour le délais de réponse tardif. Bonnes fêtes