Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

[franfran]

Bonsoir à tous et tous mes voeux pour cette nouvelle année à tous les forumeurs et forumeuses.

Pour ma part, l'année 2008 débute comme 2007 d'un point de vue excel car je continue mon chti programme afin d'accroitre ma productivité au boulot

Je suis actuellement confronté à un petit problème de classement de données dans la feuille intitulée "Designation" ou j'ai des familles de produits et des sous familles de produits dans certaines de ces familles.
Par ex, j'ai 2 sortes de vin (=boissons alcoolisées) ou 2 sortes de boissons non alcoolisées sachant que mon but est d'arriver à automatiser les différentes feuilles entre elles pour arriver à l'"exemple de facture souhaitée";
Sachant cependant que dans cette exemple, il peut arriver qu'il n'y ait pas de déjeuner par ex ou pas de personnel ou du personnel mais pas d'heure supp de jour....bref avec différentes alternatives possibles...

En espérant avoir été clair, merci par avance pour votre aide, conseils ou recommandations.
Salutations.

 

[jmd2]

Re : Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

Bonjour.

Habitué à réaliser des logiciels de gestion et facturation, je préconnise de faire très simple.

Une facture est une liste de lignes.
Une ligne par "article" vendu, avec référence (facultatif), désignation, quantité, PU et taux de TVA (ou code de TVA)
Quand on cherche à regrouper des lignes (comme tu veux le faire avec les familles) c'est source de difficultés. Ces difficultés ne sont pas indsurmontables certes, mais tu perds du temps.

Consulte un comptable : il se fiche du regroupement de lignes.
Ce n'est que mon avis.

Bon travail.

 

[jmd2]

Re : Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

J'ajoute que ça ne t'empêche pas de faire des familles et sous-familles, qui ne servent pas à faire des regroupements sur les factures, mais peuvent servir ensuite à des fins d'analyse de ventes.
Et tous tes articles à vendre figurent ensemble dans une grande base de données, y compris les heures de personnel.
Ta base pouvant être classsée comme bon te semble : Données/filter
Merci Excel

 

[franfran]

Re : Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

Bonsoir jmd et merci pour ton avis.
J'ai simplifié les choses dans mes exemples mais j'ai en réalité une 50 de "familles" et plusieurs centaines de "sous familles" en réalité et, pour les clients (non pour mon comptable), j'aurais préféré, par ex, indiqué la famille et les produits s'y rattachant si il y en a (appelé ici sous famille) pour plus de clareté plutot que de lister dans la facture uniquement 10 btlles de machin et 20 btlles de truc à côté des déjeuners...
=>je ne sais pas si il faut mieux que je fasse une colonne avec "famille" et une colonne avec "sousfamille"(=produits)...voire une autre organisation.

Cordialement.

 

[jmd2]

Re : Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

OK, compris.
Bon, là avec Excel, je ne sais pas aller plus loin.
(En bases de données, on fait une "rupture" ou une "synthèse" et le tour est joué)

Bon travail.

 

[franfran]

Re : Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

Que veux tu dire par là "en base de données..."?

 

[jmd2]

Re : Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

SGBD : bases de données relationnelles
Approach, Access, Windev, Oracle, DBase...
C'est sur ce genre de logiciel que sont conçus tous les logiciels de gestion et compta.

Si tu as l'occasion, essaye.

 

[jeanpierre]

Re : Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

Bonsoir le fil,

Tout le monde n'a pas, forcément, accés à une base de données et Excel, dans ce cas, reste une bonne approche...

 

[martine24]

Re : Ranger et organiser au mieux ses données dans une feuille

Bonjour au forum,
Merci jmd2 mais j'aimerais rester avec excel.
jean-pierre(ou les autres),
Pour revenir à l'optimisation du classement du début dans la feuille "désignation" avec mes 2 colonnes (familles et sous familles), comment faut il que je classe cela pour pouvoir créer entre autre des menus déroulants ensuite? 1 colonne pour le tout? 2 colonnes? ou plus? ou tout simplement une autre organisation?
Merci.

PS: comme vous avez dû le voir, on est 2 à travailler sur ce dossier (Franfran et moi) avec des postes info. différents d'où le pseudo martine24 ici.