Mise à jour de liaisons entre excel 2007 et word 2013 automatiquement

[Blackunicorn]

Bonjour,

Je suis en train de faire une trame de document word avec des liaisons vers un fichier excel.
Les utilisateurs récupéreront les deux documents, les enregistreront quelque part (pas obligatoirement dans le même dossier d'ailleurs) et les renommeront à leur convenance.
Comme je n'arrivais pas à conserver la mise en forme de mes tableaux en les copiant intégralement dans word, j'ai du lier chaque cellule individuellement. Résultat, j'ai plus de 2000 liaisons à mettre à jour manuellement dès que les fichiers sont déplacés et/ou renommés.
Les utilisateurs ne sont pas des flèches en informatique (moi non plus ) et je cherche un truc pour automatiser le processus au maximum, par exemple avec une boite de dialogue qui s'affiche à l'ouverture du fichier word et qui demande le chemin du nouveau fichier excel avant de mettre ce chemin dans les liaisons.

J'ai regardé d'autres sujets du forum, principalement entre powerpoint et excel, mais n'étant pas douée du tout en programmation, je n'ai pas compris grand chose...

J'ai mis en lien deux versions très simplifiées de mes fichiers (une seule page, avec les listes déroulantes supprimées dans excel pour cause de confidentialité).

Si quelqu'un a une solution, je lui en serais éternellement reconnaissante

 

[Blackunicorn]

Re : Mise à jour de liaisons entre excel 2007 et word 2013 automatiquement

Bonjour,

Pour commencer, il faut vraiment éviter de faire des liens entre des fichiers issus de versions différentes. Donc, commence par enregistrer ton fichier Excel au format xlsx. Office n'aime pas bien les mélanges.

Ensuite, envoie les deux fichiers zippés. A l'ouverture, les liens se mettront d'aplomb. Si l'un des documents est ensuite déplacé, tu peux prévoir cette macro ici qui remet à jour les liens à l'ouverture.

Liens relatifs

Ne pas perdre de vu que la mise à jour des liens prendra à chaque fois un certain temps car il y en a pas mal.

Merci !
Je vais commencer par tout mettre dans la même version, tu as raison et je vais essayer ta macro.

Cela étant, je ne comprends pas ta démarche. Le contenu des deux fichiers (Word et Excel) est identique. Quel intérêt de faire ça ? C'est lourd et source d'erreur à cause des trop nombreux liens. Pourquoi aller saisir les infos dans le tableau Excel des données à récupérer dans Word, avec exactement la même préentation ?

Au pire des cas, faire un seul lien de tout le tableau Excel vers Word. Je dirais même que ce serait mieux d'incorporer le fichier Excel dans le fichier Word, ce qui éviterait d'avoir deux fichiers avec toutes ces histoires de liens.

m@rina

Quant à ma démarche, je n'ai malheureusement pas le choix.
Le fichier excel est une trame nationale et est verrouillé, je peux juste remplir les cellules des tableaux et écrire des commentaires dessous. Il contient aussi des macros, permettant de n'imprimer qu'une partie du document et de supprimer des lignes vides, ainsi que beaucoup de listes de choix (une petite centaine à vue de nez).
On est sensés produire un document avec ce fichier, mais lors de l'impression, vu que les tableaux sont trop long ou trop larges, les polices ne sont jamais de la même taille d'une page à l'autre... Quant à écrire des commentaires explicatifs sous excel alors qu'on a que 5 cellules pour le faire, et que la correction orthographique a été désactivée (et impossible de la remettre, j'ai essayé)...

La première fois que j'ai utilisé ce fichier, j'ai râlé tellement fort que j'ai fait peur à mon collègue de bureau... J'ai donc pris un fichier word et j'ai copié les tableaux en les liants pour ne pas devoir recommencer du début si je changeais quelque chose. Ma chef a trouvé que c'était une bonne idée et elle m'a demandé d'adapter cela pour mes collègues.

Et en copiant les tableaux en entier, à la mise à jour des liens, la mise en page est remplacée par celle du tableau d'origine (que la case "conserver la mise en forme" soit cochée ou non). Je me retrouve donc avec des tableaux qui font trois pages de large... J'ai essayé de modifier la largeur des colonnes du fichier excel, mais va savoir pourquoi, lorsque les colonnes font 2cm sous excel, elles en font entre 3 et 4 sous word
Si je colle en liant sans mise en forme, et que je mets le tableau en forme par la suite, lors de la mise à jour la mise en forme disparait, comme si je recollais le tableau.
J'ai conscience que ma solution est une vraie usine à gaz, mais c'est ce que j'ai trouvé de mieux. Je vais de toute façon faire un mode d'emploi pour les collègues, en leur précisant bien que ça sera long à l'ouverture.

 

[chris]

Re : Mise à jour de liaisons entre excel 2007 et word 2013 automatiquement

Bonjour

Dans le fil initial (PPT-EXCEL) plusieurs personnes t'ont répondu mais seules les réponses de m@arina, qui n'est pas une habituée du forum, semblent avoir retenu ton attention.

Travailler cellule par cellule et gérer 2000 liaisons est une mauvaise approche.

Si le tableau tient sur une page Excel il peut être copier/coller avec liaison dans une page Word, ce qui ne fait qu'une liaison par tableau.

Il est évident que si on doit ajuster un grand tableau à une page, cela réduit de fait la taille des textes : c'est mathématique, que l'on soit dans Excel ou dans Word.
Tu peux éventuellement le copier coller en plusieurs fois sur des pages différentes ou en orientation paysage...

Il est conseillé de laisser les 2 fichiers ensemble : que les utilisateurs les enregistrent où ils veulent, mais ensemble.

Sinon il faut un code pour recréer les liaisons mais c'est bien compliquer les choses alors qu'une règle simple résout le problème...

 

[Blackunicorn]

Re : Mise à jour de liaisons entre excel 2007 et word 2013 automatiquement

bonjour,

Je n'avais retenu que la réponse de m@rina car c'était la seule qui correspondait à mon post, à savoir excel - word.

J'avais lu les réponses pour ppt avant de poser ma question, et je n'ai rien compris. Je ne touche pas une bille en macro et je n'étais pas sûre de savoir quoi faire de ces informations.

En enregistrant le fichier excel en excel 2013 (heureusement, on m'a fourni un fichier avec des macros compatibles) j'ai pu faire des liaisons par tableau car la mise en forme ne disparait plus lors de la mise à jour des liens. C'est effectivement plus simple, ça prend moins de temps à ouvrir et surtout, le fichier est moins lourd.

Et en déplaçant le dossier contenant mes deux fichiers, les liaisons résistent, sans même utiliser de macro (heureusement, je ne savais pas où la mettre). Il va juste falloir que je prévienne mes collègues de ne surtout pas renommer le fichier excel. C'est ce point-là qui risque d'être le plus difficile à leur faire comprendre.

Merci de votre aide en tout cas, vous m'avez enlevé une grosse épine du pied !

 

[pimpom69]

Re : Mise à jour de liaisons entre excel 2007 et word 2013 automatiquement

bonjour,

j'ai deux fichier excel, un sur mon disque et l'autre en partage avec OneDrive.

Je souhaiterait pourvoir les mettre a jour automatique, car des fois quand je suis en dépassement je n'est pas internet donc je peut accédait a OneDrive, se que je souhaiterait c'est que des qu il y a de internet je puisse mettre a jour automatique?

cordialement

 

[Alexes]

Re : Mise à jour de liaisons entre excel 2007 et word 2013 automatiquement

J'utilise un add-in pour la suite office qui s'appelle UpSlide qui fait des liens fort entre tes données excel et tes graphs ppt ce qui fait que tu peux déplacer les données ou les documents sans que les liens se brisent. Du coup plus de problème pour actualiser tes graphs quel que soit tes modifs. J’espère que ca pourra t'aider. Bonne continuation.

 

[chris]

Re : Mise à jour de liaisons entre excel 2007 et word 2013 automatiquement

Bonjour

Petite publicité déguisée ????

Pourquoi ne pas le dire carrément d'autant qu'il y a une zone de téléchargement dur XLD.

 

[Alexes]

Re : Mise à jour de liaisons entre excel 2007 et word 2013 automatiquement

Ahah c'est vrai que ça faisait un peu pub mais non. Je travaille depuis peu de temps et mon travail m’amène à m’intéresser à tous les sujets excel et vba. Je pensais que ce logiciel pourrait aider. Bonne journée