Insertions Champs dans Word

[ValentinL]

Bonjour à tous,
Merci de faire un petit tout sur ma discussion.
J’ai encore une fois besoin de vos services.

J’ai créée une BDD sur Excel, rien d’extra mais ça fait l’affaire.
J’aimerais maintenant mettre les infos de ma BDD sur Word.
Je sais bien sur qu’il existe des milliers de forums sur ce sujet, mais la ou je bloque c’est que dans Word j’aimerais que les infos arrivent a un endroit précis !
Je m’explique :
J’ai créée un tableau dans Word pour recevoir les infos que j’ai dans BDD Excel. Pas toute la BDD, juste certaines cellules.
Faire un collage spécial pour chaque infos est bien trop long. Faire insertion champs ne me met pas les infos ou je le souhaite. Même si je fais une requête pour afficher juste les colonnes que je souhaite, cela me met les infos en début de page en supprimant mon tableau.
Bref je n’y arrive pas.
J’ai mis 2 pièces jointes une partie de ma BDD, + mon tableau Word afin de visualiser.
J’ai mis une ou deux annotations sur le tableau Word afin de savoir les infos que je souhaite ou je les souhaite. C’est peut etre un peu arriviste, mais je n’ai vraiment aucune idée de comment faire.
Et enfin j’espère avoir été précis dans mon explication, je vous remercie d’avance de votre aide et de votre temps.

Cordialement,
Valentin

 

[Excel-lent]

Re : Insertions Champs dans Word

Bonjour ValentinL,

J'ai bien vu ta BDD, mais pas ton tableau Word et ses annotations?

Où est-il?

As-tu essayé le publipostage? Car dans un document word :
-> on peut insérer le champ de son choix à l'endroit que l'on souhaite
-> lorsqu'on réalise le publipostage, on peut sélectionner/désélectionner la(les) lignes voulus (puis seulement après lancer le publipostage.

Bonne après midi

 

[Excel-lent]

Re : Insertions Champs dans Word

Salut ValentinL,

Tu es encore nouveau sur le forum, donc ne le sait pas forcément, mais comme indiqué Lien supprimé il ne faut pas poser deux fois la même question!

Car je viens de m'apercevoir (par hasard), que tu avais déjà posé cette question ici (à l'identique)

Je n'ai plus le temps, j'essayerais de repasser ce soir, au cas ou personne n'a apporté de solution à ton problème.

Bonne après midi.

PS. : pense à lire la chartre

 

[ValentinL]

Re : Insertions Champs dans Word

C'est une erreur de ma part, je pensais que la premiere n'était pas chargée !
Oui je n'ai pas réussi a chargé le document Word, je ne sais pas pourquoi. Je crois c'est a cause du format !
:s

 

[ValentinL]

Re : Insertions Champs dans Word

Encore une fois je m'excuse d'avoir mis en double ma question, ce n'était pas mon intention !

J'ai fait comme tu m'as dit pour compresser mon fichier en .zip !
Merci encore.

 

[Excel-lent]

Re : Insertions Champs dans Word

Bonjour ValentinL,

Je vérifierais demain midi, mais à priori le publipostage devrait fonctionner.

A demain

Bonne fin de soirée

 

[ValentinL]

Re : Insertions Champs dans Word

Le Publipostage.
J'ai essayé, pris plusieurs forums et tutos, et j'ai vraiment du mal..
J'espere que tu vas réussir.
Merci beaucoup d'avance.

 

[Excel-lent]

Re : Insertions Champs dans Word

Bonjour ValentinL,

J'ai décortiqué tes fichiers, si j'ai bien tout compris, tu veux un tableau (celui figurant sur ton fichier Word) par produit (par ligne Excel)?

Le 1er tableau pour le produit situé sur la ligne 2 de ton fichier Excel : le produit "Air 151".

Le 2nd tableau pour le produit situé sur la ligne 3 de ton fichier Excel : le produit "Air 152".

Le ...

Si oui :
-> ce placer sur ton fichier word (que tu as ouvert au préalable)
-> cliquer sur "Outils" / "lettres et publipostage" / "Fusion et publipostage"
-> un bandeau à droite de ton feuille word c'est ouverte (l'assistant de publipostage), ayant pour titre en haut : "Fusion et publipostage"

Etape 1 à 6
-> à la question "Sélection du type de document" : sélectionner "lettres" (valeur sélectionné par défaut normalement)
-> en bas cliquer sur "Suivante - document de base"

Etape 2 à 6
-> à la question "Sélection du document de base" : sélectionner "Utiliser le document actuel". Car c'est ce dernier qui te servira de modéle.
-> cliquer en bas sur : "Suivante : sélection des destinataires"

Etape 3 à 6
-> à la question : "Sélection des destinataire", ne rien toucher aller directement au paragraphe d'en dessous : "Utilisation d'une liste existante"
-> cliquer sur parcourir
-> dans la nouvelle fenêtre qui vient de s'ouvrir "Sélectionner la source de donnée"
-> dans la zone en bas : "type de fichiers", sélectionner : "Tous les fichiers (*.*)"
-> grâce au menu tout en haut : "regarder dans" -> sélectionner le répertoire où se trouve ton fichier Excel.
-> une nouvelle fenêtre s'ouvre, ayant pour titre "Sélectionner le tableau"
-> laisser la sélection par défaut : "Feuil1$" car c'est sur cette onglet que se trouve ta base de donnée.
-> en bas de la fenêtre, laisser cocher : "la première ligne de données contient les en-têtes de colonne", car c'est ton cas
-> puis valider en cliquant sur "Ok"
-> une nouvelle fenêtre vient de s'ouvrir, ayant pour titre (cf. bandeau bleu) : "Fusion et publipostage : Destinataires"
-> à l'intérieur figure TOUTES tes lignes de ton tableau. Par défaut tout est sélectionner, donc word fera un tableau par produit, sinon décocher le(s) produits que tu ne veux pas.
-> ensuite valider en cliquant sur "Ok"
-> tu retourne automatiquement à ton document word, plus précisement à l'assistant Fusion et publipostage situé dans le bandeau à droite de ton document Word.
-> cliquer en bas sur : "Suivante : Ecriture de votre lettre"

Etape 4 à 6
Sélectionner dans ton document word le nom de ton produit situé sur le bandeau "ProduitBlabla"
-> Effacer Blabla
-> Après produit rajouter ":"
-> ce qui te donnera : "Produit : "
-> placer ton curseur après l'espace situé après les deux points
-> cliquer dans le bandeau de droite sur "Autres éléments..."
-> sélectionner dans la liste «Nom_Produit_Interne»

-> faire de même pour tous les autres champs

cf. fichier ci-joint

-> cliquer en bas sur : "Suivante : Aperçu de vos lettres"

Etape 5 à 6
Dans la zone du haut : Aperçu de vos lettres, grâce aux boutons "<<" et ">>", tu peux faire défiler les différentes lignes de ton tableau excel pour voir comment elles alimentent ton fichier word.

Si la police, les espaces, le nombre de saut de ligne te convient pas, c'est le moment où jamais pour modifier ton fichier word.

Grâce à la seconde zone "Modificiations", tu peux encore modifier si tu veux, la liste des produits à prendre en compte ou non.

-> cliquer en bas sur : "Suivante : Fin de la fusion"

Etape 6 à 6
Soit tu peux lancer directement l'édition en cliquant sur "Imprimer", soit si tu veux jeter un dernier coup d'oeil avant, cliquer sur "Modifier les lettres individuelles..."

Personnelement je te conseil la deuxième solution.

Car ça te permet de vérifier qu'il ne manque rien, que la mise en page est correct, ...

Mais surtout, cela créé un nouveau fichier que tu peux par la suite enregistrer. De préfèrence sous un autre nom pour conserver d'une part ton document word modèle, contenant tous les champs. Et d'autre part le fichier word avec tous les tableaux, ce qui te permettra par la suite de les consulter à nouveau, modifier, ré-imprimer facilement et rapidement.

Voili voilou!!!!

Bonne après midi

PS. : Attention, une fois toutes ces manipulations faite, il existe maintenant un lien entre tes deux fichiers. Donc si tu déplaces, renomme, efface l'un des fichiers, forcément ça fonctionnera beaucoup moins bien
Manipulations faitent en même temps que j'écrivais les explications : tout à fonctionner comme sur des roulettes, donc si tu ne brûle aucune étape tout devrais bien se passer Sinon, pas de panique, à chaque étape Word laisse la possibilité de faire marche arrière.

 

[Excel-lent]

Re : Insertions Champs dans Word

Re,

Pour information, dans les explications ci-dessus, nous avons utilisé l'assistant : fusion et publipostage.

La méthode la plus simple et la plus clair, mais comme tu l'as remarqué un peu longue.

Sinon il existe une solution plus rapide où l'ont fait tout soit même, en utilisant les boutons de la barre "Fusion et Publipostage".

Mais dans un premier temps, reste sur la méthode décrite ci-dessus, c'est mieux.

A bientôt

 

[ValentinL]

Re : Insertions Champs dans Word

Merci Merci Merci !
Milles fois Merci !
Tu me facilites la vie tu n'imagines pas, j'ai aussi utilisé la barre, c'est encore plus rapide et pratique, le bonheur !
Je ne sais comment te remercier ? Alors je te dis encore une fois tout simplement MERCI de ton temps et ton aide ! ça fait plaisir !
A bientot,
Valentin

 

[Excel-lent]

Re : Insertions Champs dans Word

Hello,

Je ne sais comment te remercier ?

Continue a être curieux, apprendre de nouvelles fonctions et astuces, et une fois maîtrisé, tu pourras à ton tour aider quelqu'un

Au plaisir et merci pour tes remerciements

Excel-lent