Problème de lourdeurs dans mon fichier excel

[And]

Bonjour à tous,

J'ai un fichier excel qui est appelé à grandir au fur et à mesure des données que l'on a y insérer.
Apparemment, après usage, il est lent , met du temps à s'ouvrir....
Il contient des formules sommeprod, reccherhceV et un peu de matricielles... mais ne justifie pas à mon avis une telle lenteur.
Quelqu'un peut-il m'aider?
Je joins une copie du fichier Zippée.


Merci d'avance

 

[Misange]

Re : Problème de lourdeurs dans mon fichier excel

BOnjour

Sommeprod, somme.si.ens et autres x.ens fonctions sont des fonctions matricielles, même si on n'a pas à les valider par ctrl+maj+enter.
Donc si c'est logique que ton classeur devienne très lent.

La première chose que je vois en regardant ton classeur, c'est que tu utilises parfois (pas toujours !) les tableaux excel, ce qui est une excellente idée, mais que tu ne profites pas de toute leur fonctionnalité puisque tu réserves des lignes vides destinées j'imagine à recevoir de nouvelles données. C'est un des intérêt des tableaux : si tu ajoutes une donnée juste en dessous il s'intègre au tableau et les formules de la ligne du dessus sont automatiquement recopiées.

Cela dit, je pense que tu pars dans une direction pas optimale.
L'outil le plus efficace et de loin pour gérer des données avec excel c'est le tableau croisé dynamique. Tu peux analyser des données selon de multiples critères sans formule (en fait elles sont intégrées en langage machine qui est autrement plus rapide que les sommeprod ou le VBA).
Fais UNE base de données avec les devis commandes factures se rapportant à un même et unique item sur une seule ligne
répète sur toutes les lignes les infos, même si par exemple plusieurs devis sont établis pour le même client, tu répètes les infos (quitte à aller les chercher par formule dans une table de référence pour éviter par exemple de resaisir chaque fois l'adresse du client).
Et ensuite tu analyses cela en un ou plusieurs tableaux croisés dynamiques.

Un peu de lecture sur les TCD pour entrevoir la puissance de l'outil, tout ça sans écrire la moindre formule
Ce lien n'existe plus
Reviens si tu veux de l'aide pour démarrer et que tu ne comprends pas. Tu verras très vite l'avantage à l'usage : c'est tellement simple de répondre à des questions du genre
combien j'ai de devis non suivis de commandes
quelle a été l'évolution du montant des commandes de tel vendeur cette année, mois par mois
...
au lieu de passer du temps à construire des formules pour analyser tes données, tu passes du temps à réfléchir à ce que veulent dire tes données. C'est autrement plus intéressant !

 

[And]

Re : Problème de lourdeurs dans mon fichier excel

Misange, merci pour ta réponse,

je sais que les TCD sont plus légers à l'utilisation mais le souci est que je dois concilier outil de travail, comme le "suivi de facturation", "la facturation en attente", "le suivi des devis" et ensuite, l'analyse de ces données.
C'est vrai que "le suivi des commandes" rassemble déjà pas mal de données mais le transformer en TCD???

 

[Misange]

Re : Problème de lourdeurs dans mon fichier excel

Je t'ai fait un début d'exemple en PJ
Dans ton organisation actuelle, tu répètes sur X feuilles les mêmes infos. Pour éviter les erreurs, tu vas pour chaque ligne rechercher les éléments communs sur les autres feuilles à l'aide de formules. Ca bouffe de la place et de la ressource pour rien.
Dans l'exemple, j'ai regroupé dans une page BDD les infos.
J'ai créé plusieurs TCD à partir de la même BDD. J'ai mis "des trucs" dans ces 3 TCD mais on peut ajouter bien entendu des tas d'autres paramètres
L'onglet synthèse présente le TCD sous la forme par défaut, dans les deux autres onglets, ils sont sous forme tabulaire, c'est juste une question de présentation.
Quand tu cliques sur le TCD, sur la droite de la feuille tu as une zone qui te permet de faire glisser les étiquettes correspondant aux entêtes de la base de données (qui DOIVENT être sur une seule ligne). Regarde sur le tuto que je t'ai indiqué sur excelabo, j'y ai mis plein d'explications, c'est inutile que je les recopie ici à l'identique.

Tu peux faire glisser des étiquettes dans les champs de colonne, de ligne, dans la zone de calcul. Tu peux indiquer le nombre de devis et la somme de devis : pour cela tu fais glisser deux fois l'étiquette devis dans la zone de valeurs (en bas à droite) et dans les paramètres choisir de synthétiser ces données une fois en indiquant le nombre d'éléments et une fois en en faisant la somme.

Je t'incite ++++ à ne pas mettre tes dates par S12-S23 comme tu l'as fait mais à mettre de vraies dates (mises au lundi pour le début et au vendredi par exemple pour la fin). Tu pourras ainsi en prime demander à excel de te faire la synthèse par mois
Je t'ai fait un exemple avec la facturation par mois et par centre

Tout ceci pour te montrer qu'en quelques clics et sans aucune formule j'ai analysé tes tableaux de différentes façons. Tu peux parfaitement suivre tes factures en attente, les travaux commandés mais pas encore commencés, les factures partielles, les factures en retard etc...
L'outil est très puissant, à toi de savoir ce que tu veux faire dire à tes tableaux.

Tu peux aussi mettre des éléments (par exemple un centre) en champ de page pour ne voir QUE ce qui se rapporte à ce centre. Comme tes centres ont l'air d'appartenir à des régions, je te conseille d'ajouter cette info dans la base de données, ça te permettra de faire des synthèses par région si c'est nécessaire.
L'avantage du TCD c'est par exemple que tu peux augmenter au diminuer le niveau de détail en fonction de tes besoins.

Dans l'exemple j'ai mis plusieurs TCD à partir de la même bdd. Si tu peux passer de l'un à l'autre juste en faisant glisser une étiquette, évite de faire 2 TCD. Une fois que tu as pris l'habitude de l'outil, ça te devient vite naturel de faire ton analyse par commande, par région, par date...
La seule façon de se mettre aux TCD c'est de plonger dedans et de faire glisser les étiquettes pour voir ce que ça fait. En prime tu peux avoir le graphique associé, le tout se mettant à jour en faisant un clic droit sur le TCD et actualiser. Plus simple... et surtout plus puissant et plus sur je vois pas !

 

[And]

Re : Problème de lourdeurs dans mon fichier excel

Merci Misange,


Je pense que je vais utiliser les TCD au maximum pour l'analyse, bien que je doive conserver les trois onglets d'encodage.
Merci pour les conseils et à bientôt.