Extraire enregistrements d'un tableau et créer auto. fiche individuelle par enregist.

[easysofts]

Bonjour à tous,
Déjà merci pour l’existence de ce forum qui me rend de nombreux services depuis dès années.
Jusqu'à maintenant les questions/réponses posées par les autres utilisateurs me suffisaient mais là j’ai un besoin spécifique auquel je ne trouve pas de réponse.

Mes supérieurs me demandent d’organiser un tableau avec un maximum de critères organisés en colonne (plus de 60) duquel je devrais extraire automatiquement (si possible) une fiche individuelle pour chaque enregistrement sous forme de feuille ou classeur (et avec une mise en page spécifique).
Bien entendu, il faut que ces données soient dynamiques qui se mettent à jour automatiquement, ou avec un simple clic.

Le but :
Répertorier tous les bâtiments que mon administration a en gestion sur un tableau général
Et générer des fiches individuelles mise en forme pour chaque enregistrement de ce tableau

Mon administration n’a pas prévu d’investir dans un logiciel spécifique avant les 2 ans à venir (il faut payer les directeurs et les politiques en priorité avant d’investir…)

Mes contraintes :
Je ne dispose pas d’Access
Je suis obligé d’utiliser Excel 2003
J’ai 1000 enregistrements à traiter
Aucun budget prévu

Les champs à traité sont vastes :
N° de suivi
Code postal
Ville
Département
Dénomination
Date de construction
Travaux réalisés
Superficie
Nombre de pièces
Etat
etc…

Je maitrise Mysql et php mais je suis novice avec les fonctionnalités d’Excel

En complément, si le premier point est réalisable, il faudrait :

Lier des documents externes (photos, plans pdf, descriptifs Word) à chaque enregistrement par simple lien hyper texte ou autre

Chaque enregistrement dispose actuellement d’un dossier numéroté dans l’explorateur Windows avec ses documents.

Ma question : Est-ce que Excel permet ce genre de possibilités ?

Merci d’avance,
Chris

édition du message pour ajout d'un tableau d'exemple suite aux conseilles de TempusFugit

 

[TempusFugit]

Re : Extraire enregistrements d'un tableau et créer auto. fiche individuelle par enre

Bonjour


Un petit fichier exemple serait un bon départ pour pouvoir t'aider plus facilement (avec des données exemples non confidentielles)

Et la réponse à ta dernière question est: oui.

Question subsidiaire: As-tu aussi Microsoft Word ?
(Si oui, le publipostage peut permettre de faire des fiches individuelles facilement )

 

[Dranreb]

Re : Extraire enregistrements d'un tableau et créer auto. fiche individuelle par enre

Bonjour.
Il serait possible de présenter différemment, dans une seule fiche individuelle, les données d'une ligne d'un tableau, et de faire en sorte que des modifications dans cette fiches soient reportées dans cette ligne du tableau.
Je conseillerais de donner des noms aux colonnes de la liste et les mêmes aux champs de la fiche (ou à une lettre près devant, un C pour les colonnes du tableau, un F pour les champs de la fiche).
Cordialement

 

[easysofts]

Re : Extraire enregistrements d'un tableau et créer auto. fiche individuelle par enre

Bonjour


Un petit fichier exemple serait un bon départ pour pouvoir t'aider plus facilement (avec des données exemples non confidentielles)

Et la réponse à ta dernière question est: oui.

Question subsidiaire: As-tu aussi Microsoft Word ?
(Si oui, le publipostage peut permettre de faire des fiches individuelles facilement )

voilà j'ai ajouté un fichier d'exemple suivant tes conseils,

et oui j'ai Word 2003 installé, je n'avais pas du tout pensé au publipostage qui pourrait me rendre bien service, mais j'avais dans l'idée au départ que les données soient dynamiques (si je modifie la fiche le tableau se met à jour et vis et versa).

je vais tenter le publipostage avec mon ficher d'exemple, mais ça doit faire 10 ans que j'ai plus utilisé la fonction...

 

[TempusFugit]

Re : Extraire enregistrements d'un tableau et créer auto. fiche individuelle par enre

Si j'étais dans ta situation, j'obterai pour le publispostage

Tu créés un modéle de fiche dans un document Word
avec comme fichier source , ton fichier Excel.

Et selon tes besoins, tu fais des requetes dans ton publipostage pour créer telle ou telle fiche, voir toutes les fiches en une seule fois.


Post scriptum:
Il y a plen de sites sur internet qui explique comment faire un publiposage (avec des copies d'écrans parfois , ce qui explique bien la procédure à suivre)

 

[easysofts]

Re : Extraire enregistrements d'un tableau et créer auto. fiche individuelle par enre

Bonjour.
Il serait possible de présenter différemment, dans une seule fiche individuelle, les données d'une ligne d'un tableau, et de faire en sorte que des modifications dans cette fiches soient reportées dans cette ligne du tableau.
Je conseillerais de donner des noms aux colonnes de la liste et les mêmes aux champs de la fiche (ou à une lettre près devant, un C pour les colonnes du tableau, un F pour les champs de la fiche).
Cordialement

en ce moment je réfléchi en amont pour m’embêter le moins possible au final. Les colonnes du tableau principal sont créées, mais j'ai pas peuplé le tableau pour le moment, je fais des tests.

J'hésite aussi,comme tu le propose, d'inverser le problème en démarrant par chaque fiche.
Mais l’inconvénient c'est de créer manuellement ces 1000 fiches individuelles, c'est quand même plus aisé d'enter ces données sous forme de tableau d'autant plus qu'il y a 60 champs.

J'aurai aimé pouvoir automatiser la tâche de création de fiche

et l’idéal pour moi serait (je sais j'en veux beaucoup) que cette fiche prenne la forme d'un classeur Excel à plusieurs feuilles (onglet principal, onglet description détaillée, onglet travaux, onglet plans)

en tout cas merci grâce à vous j’affirme mon approche, après techniquement c'est une autre affaire ...

 

[TempusFugit]

Re : Extraire enregistrements d'un tableau et créer auto. fiche individuelle par enre

A mon avis, le publipostage permet de "t'embeter le moins possible".

(Et tu peux même l'automatiser avec une macro)

De plus avec le publipostage, tu as à ta dispostion un champ de fusion permettant d'inclure des images.