XL 2010 Tableau récapitulatif d’achats

[CEDRIC1505]

Bonjour à tous,

je sais que le sujet a déjà été abordé à plusieurs reprises mais je ne trouve pas vraiment ce qui pourrait me correspondre...

je suis prof en pâtisserie. Chaques semaines je donne cours à différentes classes. J’utilise donc plusieurs recettes pour lesquelles je dois faire mes commandes de matières premières.
Mes recettes sont déjà établies sous forme de fiches techniques au format .docx et pour 1 étudiant...
Dans un soucis de gagner encore plus de temps dans la préparation de mes cours, j’aimerai savoir s’il serait possible de créer un tableau Excel afin de sélectionner mes fiches techniques par semaine et d’établir une feuille récapitulative de chaque ingrédients à acheter avec la quantité multipliée par le nombre d’étudiants?

je ne sais pas si je suis bien clair dans ma demande...

puis pour aller encore plus loin dans la démarche du gain de temps, pour passer nos commandes auprès des fournisseurs, nous utilisons un logiciel dont la mercuriale est au format Excel. Peut-être pourrions nous fusionner par la suite...?
Merci par avance pour vos retours.

cedric

 

[sylvanu]

Bonsoir Cedric, et bienvenu sur XLD,
Bien sur que des choses sont possibles.
Mais il faut un peu de grain à moudre.
Un exemple de recette, de où sont tirés les ingrédients ( liste )....

 

[CEDRIC1505]

Bonsoir Sylvanu et merci pour ta réponse.

Peut-être que je peux te faire parvenir une fiche recette. Par la même occasion je joins la mercuriale type au format .xlsx
Pour info: Dans excel, je pensais avoir un onglet "récapitulatif des commandes" à effectuer par semaine de cours / sélectionner les recettes concernées / pouvoir modifier le nombre d’étudiants / pouvoir ajouter de nouvelles fiches techniques ou recettes...

 

[sylvanu]

Bonjour,

Quand on commence à faire un outil, la première chose à faire est ...de ne rien faire et de réfléchir. Ca évite bien des soucis et écueils, et permet de gagner pas mal de temps.

Quelques questions :

1- Ne serait il pas possible de passer les recettes sous XL, ça simplifierais les choses ? ( Voir PJ )
La séparation poids ou volume de l'unité permettrait de faire rapidement le calcul désiré pour l'ensemble de la classe.

2- Il faut pouvoir faire la corrélation entre l'ingrédient d'une recette et son équivalent dans Articles.
( par ex Poudre d’amandes n'existe pas, mais seulement : Amandes Poudre Fine Californie / 1 Kg (PF),
ou mieux Farine. dans Articles on en a une bonne dizaine T45,T55,T65 .... comment corréler les deux ? par ajout d'une colonne avec le nom commun utilisé en recette ? )

3- Pour dresser une commande il faut faire besoin unitaire * Nb étudiants, ça, c'est facile.
Mais la commande va dépendre du conditionnement à l'achat. ( 1kg, 5kg, 75cl, 115 ml ... )
Donc dans Articles ce serait bien d'avoir une colonne de conditionnement pour définir le besoin à acheter.

Désolé d'être un peu abrupt. Mais partir les yeux fermés nous conduirait dans une impasse.

 

[CEDRIC1505]

Tu as raison!

En ce qui concerne tes questions:
1/ bien-sûr qu'il est possible de les retranscrire sous XL. J'avais déjà commencé à le faire. Actuellement, je dois également les imprimer pour les donner aux etudiants dans cette configuration sous word (l’établissement nous impose ce format, j'ai juste retiré l'entête et pied de page pour la partager ici) pour le poids/volume ok (par exemple les oeufs sont achetés à l'unité mais certaines recettes sont exprimées en poids afin d'être plus précis (1oeuf=50g) est-ce qu'on peut faire un calcul de conversion à partir de cette donnée? par exemple 150g d'oeufs sera automatiquement converti en unité soit 3 oeufs au total ou est-ce trop complexe, peut-etre que ca demande à ce que toutes les recettes soient ecrites dans le même ordre d'ingrédients?

2/c'est le soucis... honnêtement à cet instant précis je ne sais comment faire puisqu'en plus cette mercuriale (bien trop complète) est automatiquement générée par notre logiciel de commande que nous devons, dans un premier temps, enregistrer au format XL pour ensuite la remplir avec nos besoins puis la ré-injecter au logiciel qui lui calculera les coûts pour la formation et par etudiants etc... (je ne sais pas si j'arrive à me faire comprendre)
Si ca peut aider, en général, je commande toujours les mêmes produits (beurre, oeufs, farines, chocolats etc...)

3/pour les calculs simples je peux faire ainsi que le tableau mais après les choses se gâtent pour moi puisque limité dans mes connaissances d'XL. Les conversions sont faisables aussi, après pour les conditionnements, par habitude, je les connais donc pas un soucis pour les intégrer.
Je pense même qu'il serait judicieux d’intégrer une colonne pour les denrées restantes en inventaire pour ne pas effectuer d'achats non nécessiteux.

Est-ce que je reponds à tes questions clairement?

Ne t'inquiètes pas, je suis conscient qu'on ne peut partir les yeux bandés.

 

[sylvanu]

1/ Ils imposent Word, ou ils imposent le format ?
Dans le second cas XL est capable de copié un format à l'identique avec haut de page Pied de page, Logo ... On peut aussi d'XL générer un pdf. L'accepteront ils ?
Ce qu'il faut éviter c'est d'avoir deux recettes une sous XL une sous Word, car ça finira par diverger.
2/ Il ne faut pas brider les unités. mais il faut qu'XL retrouve ses petits. Si ce sont des grammes ou des cl n'a pas d'importance il suffira de convertir.
3/ Ce qui me dérange, sauf si j'ai mal compris, c'est que la feuille Articles est importée. Dans ce cas on ne peut rajouter des colonnes. Ce qui obligerait dans la liste consolidée d'entrée à la main le conditionnement il ne pourrait être automatique. C'est dommage.
4/ Beaucoup plus gênant est l'impossibilité de faire corréler un ingrédient et la liste articles.
Si dans Ingrédient j'ai Farine comment savoir si je dois commander de la T45,T55,T65 ..... je n'en ai aucune idée

 

[CEDRIC1505]

1/ Ils imposent le format ainsi que le croquis qui ne figure pas sur le fichier que j'ai posté... J'en poste un dans le format complet que j'ai converti en XL
Oui ce sera accepté.
2/ ok
3/ La feuille articles est importée et risque de changer chaque année en fonction des fournisseurs.
4/ Faut-il que je précise dans mes recettes le Type de farines peut-être?
Si on ne peut faire corréler les ingredients avec la liste articles, ce n'est pas un soucis, je pourrais le faire moi-même manuellement. Le plus important étant de pouvoir selectionner chaque recettes pour chaque semaines et faire les totaux par ingredients à commander

 

[sylvanu]

En PJ un essai.
Plus ça avance et plus ça me semble complexe, ou plus exactement moins on peut consolider, donc moins c'est utile.
Dans cette PJ je consolide 20 recettes max avec le nombre d'étudiants pour chaque recette.
J'ai mis les pb rencontrés dans la feuille.
Au moins c'est un premier jet qui permet de poser les bases.
Question : Combien d'ingrédients différents utilisez vous au cours de l'année ?
A discuter.

 

[sylvanu]

En PJ un ex de liste personnelle d’ingrédients qui regroupe le petit nom utilisé pour les recettes et la déf issu de la base articles;
Si une telle liste pouvait exister alors :
1- Dans les recettes il pourrait y avoir des listes déroulantes automatiques. Ce qui éviterait les erreurs.
2- On pourrait calculer le nombre de sacs/bouteilles à commander
3- Calculer le prix
4- Calculer le reste ( différence entre commandé et consommé )

 

[CEDRIC1505]

En PJ un essai.
Plus ça avance et plus ça me semble complexe, ou plus exactement moins on peut consolider, donc moins c'est utile.
Dans cette PJ je consolide 20 recettes max avec le nombre d'étudiants pour chaque recette.
J'ai mis les pb rencontrés dans la feuille.
Au moins c'est un premier jet qui permet de poser les bases.
Question : Combien d'ingrédients différents utilisez vous au cours de l'année ?
A discuter.

Wow c’est un travail de dingue! Encore merci pour le temps que tu prends à m’aider!!

des recettes j’en ai une centaine puisque je fais aussi les chocolatiers en plus des pâtissiers... ce qui implique qu’entre les matières premières et les consommables (colorants/couleur, pvc, bombes de froid,...) je dois utiliser au moins 70-80 références sur l’année si ce n’est plus


du coup j’ai l’impression que ça devient vite compliqué... maisje pense que tu as cerné là demande.
En résumé, si je comprends bien, c’est une recette par onglet. je dois uniformiser les ingrédients sur les fiches techniques (Ex: oeufs/œuf) Une chose a savoir, tous les étudiants font les recettes sélectionnées chaque semaines donc en gros s’ils sont 12/section: les 12 feront la même recette. En gros je pensais à un calcul simple dans une colonne en plus qui constituait à multiplier par le nombre d’étudiants toutes les données d’ingrédients regroupées...

Je regarde ton autre message...

 

[CEDRIC1505]

En PJ un ex de liste personnelle d’ingrédients qui regroupe le petit nom utilisé pour les recettes et la déf issu de la base articles;
Si une telle liste pouvait exister alors :
1- Dans les recettes il pourrait y avoir des listes déroulantes automatiques. Ce qui éviterait les erreurs.
2- On pourrait calculer le nombre de sacs/bouteilles à commander
3- Calculer le prix
4- Calculer le reste ( différence entre commandé et consommé )

1/ ok pourquoi pas et certainement plus facile (est-il possible par la suite de modifier cette liste déroulante pour ajouter des produits?
2/ ok
3/ pourquoi pas mais à quoi bon sachant que le logiciel de commandes le fera lorsque j’aurai réinjecté la feuille des articles.
4/ cela implique que je renseigne ce qu’il reste par un inventaire hebdomadaire j’imagine?

Alors est-ce qu’il y a possibilité que la liste de courses renseigne automatiquement la liste « articles » pour ensuite pouvoir l’extraire et l’intégrer au logiciel pour passer commande?

je suis désolé pour tout ça, je n’ai pas ces connaissances et merci de ta patience encore une fois