XL 2016 Tableau de bord "Suivis des Evènements Indésirables" ?

Nyxi

XLDnaute Nouveau
Bonjour à tous !

Je suis toute nouvelle, et sur ce forum et dans l'exploration/utilisation "poussée" d'Excel. Jusqu'à présent, je n'utilisais cet outil que très peu à a des fins très basiques. J'ai donc appris suite à mes recherches l'existence du VBA il y a 4 jours et je n'ai malheureusement pas le temps de m'y plonger correctement avant les 3 prochaines années. Bref.

Je suis en stage dans une petite asso gérant de l'aide à domicile et j'ai proposé de créer un tableau de bord permettant le suivis des signalements des évènements indésirables. Les salariés remplissent une feuille papier de signalement des évènements indésirables et la secrétaire est chargée de retranscrire ces feuilles dans excel.
J'ai donc proposé de créer un nouveau tableau pour informatiser les informations. Tableau qui permettra la création de graphique de synthèse (mon "tableau de bord de suivis des EI").

La secrétaire ayant déjà beaucoup (trop) de chose à faire, j'aimerais lui créer un tableau rapide, facile et intuitif à remplir. Qu'elle ne passe pas 10 min à retranscrire 1 feuille dans le tableau. Je voulais donc utiliser des listes déroulantes et des formules qui permettent l'autocomplétion automatique de certaines cellules.

Ex : quand la secrétaire clique sur une cellule de la colonne "rédigée par", une liste déroulante apparait avec la liste du personnel. Et quand elle clique sur un nom, dans les deux colonnes suivante, automatiquement excel indique le service auquel appartient l'employé et le poste occupé.

J'ai plus ou moins réussi à faire ça, mais c'est assez moche : je n'arrive pas à "copier" la formule pour toute le colonne "service" (idem pour "poste occupé") et j'ai des message #N/B qui apparaissent si la cellule "rédigée par " est vide.

Deuxième problème : pour mes colonnes "personnes concernées" et "nature de l'évènement", j'aimerais pouvoir sélectionner plusieurs items. Car pour un évènement indésirable, il peut y avoir plusieurs personnes impliquées. De même, un évènement peut relever de plusieurs catégories de nature.
J'aimerais faire cela avec une liste déroulante à sélection multiple (par par validation des données, ça ne permet de sélectionner qu'un item).

LES gros problèmes que j'ai, c'est que :
1 - je n'arrive pas à créer un code VBA pour faire une liste déroulante à sélection multiple (vraiment, je capte que dalle, j'ai suivis plusieurs tuto, je n'arrive pas à comprendre où je fais des erreurs)
2 - comment faire pour que les items sélectionnés apparaissent dans une seule et même cellule MAIS soit considéré par excel comme des données différentes ?

Je ne sais pas si je suis claire dans mes explications. Je vous joint un classeur test, avec des données fictives pour le personnel.

Est-ce que ce que je souhaite faire : un tableau de bord avec graphiques de synthèse, d'une part et un tableau "base de données de événement indésirables" qui soit facile et rapide à remplir (et qui ne fasse pas 40 colonne), d'autre part, est possible ?
 

Pièces jointes

  • ClasseurTest.xlsx
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Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re

Bah ce serait ces chiffres qui apparaîtrait dans le liste déroulante
Si on choisit 3 par exemple, cela veut dire que les personnes concernées sont:
Le bénéficiaire ET l'intervenant
Si on choisit 10, cela veut dire que les personnes concernées sont:
Bénéficiaire ET Intervenant ET Intervenant autre
 

Nyxi

XLDnaute Nouveau
@Staple1600 Je suis en train de faire la liste des différentes possibilités. Je me demande si c'est pratique à l'usage. Rien que pour "personnes concerné" en réalité j'ai 5 type de personnes. Ma liste va être immensément longue et retenir chaque code me parait au final plus lourd pour la secrétaire... :/ (le problème est encore plus grand pour la colonne nature de l'évènement, j'ai 6 catégories)

De plus, est-ce que cette solution me permet d'avoir dans mon tcd un tri seulement sur les item de base ?

Par exemple, si, pour l'année 2017, je veux suivre les évènements par personnes concernées, est-ce que je pourrais avoir seulement "Bénéficiaire, intervenant, intervenant autre, famille/proche/aidant, autre" ou j'aurais aussi les combinaison ?
Parce qu'avoir les combinaisons n'est pas ce que recherche la responsable de la structure.

Plus j'échange avec vous, plus je me demande si je suis dans le bon avec la façon dont je pense ce tableau de bord....:(
 

Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re

Je suis en stage dans une petite asso gérant de l'aide à domicile
Si c'est une petite asso, ce n'est donc point l'ADMR, alors ;)

Pour une fois, qu'on donne à un stagiaire de vrais tâches à effectuer, on va pas se plaindre.

Par contre, avant de te lancer tête baissée dans Excel et VBA, il serait peut-être plus judicieux de :
1) établir un cahier des charges et un logigramme sur le papier
2) de voir si il n'existe pas sur le web
a) des fichiers Excel existant qui font le job
b) des logiciels tiers ("gratuit") qui font le job
 

Nyxi

XLDnaute Nouveau
Re


Si c'est une petite asso, ce n'est donc point l'ADMR, alors ;)
:D Nope, en effet, ce n'est pas l'ADMR (eux, c'est les concurrents :p)

Pour une fois, qu'on donne à un stagiaire de vrais tâches à effectuer, on va pas se plaindre.

Par contre, avant de te lancer tête baissée dans Excel et VBA, il serait peut-être plus judicieux de :
1) établir un cahier des charges et un logigramme sur le papier
2) de voir si il n'existe pas sur le web
a) des fichiers Excel existant qui font le job
b) des logiciels tiers ("gratuit") qui font le job
En fait, ce tableau de bord, c'est une mission annexe (que je me suis donnée toute seule mais maintenant que j'en ai parlé aux responsables... voilà voilà :rolleyes:)

Je vais revoir avec la chef quels sont ses souhaits/besoins plus précisément lundi. Jusqu'ici, elle m'a plus ou moins dit : "faite, vous m'expliquerez votre logique après".

J'ai écumé internet pour trouver des modèles excel, et jusqu'à présent, j'ai pas trouvé quelque chose correspondant à mon problème principal (ces fameuses colonnes qui relève de plusieurs items) A chaque fois, je trouve des tableaux de bord avec listes déroulante et choix qui s'excluent. Ou alors je cherche avec les mauvais termes et c'est forts probable vu que je maitrise pas tant que ça le vocabulaire excel.

La solution de logiciel "gratuit" a été exclu par la responsable qui ne veut pas multiplier ces outils de travail (déjà qu'utiliser excel à la place du logiciel de gestion pro qu'elle paye ça la saoule mais bon... ce logiciel en question est tout pourri pour les évènements indésirables). Les payants.... encore moins ! Y'a eu un essai d'un logiciel sympa, intuitif et je cherche plus ou moins à copier ses tableaux de bords (mais la trésorerie refuse catégoriquement l'abonnement :()

Je vais repartir dans les trefond du net pour chercher des modèles.

En tout cas, merci beaucoup pour ton temps et tes échanges ! :)
Ca change de l'autre forum (ou je me suis fait re envoyé bouler -_-)
 

Dugenou

XLDnaute Barbatruc
Bonjour à tous,
Après avoir lu tous vos échanges, il me vient la réflexion suivante : pour faire une analyse finale avec des TCD il est indispensable d'avoir une BDD bien contruite avec, entre autres, une seule valeur par cellule.
Du coup on retrouve le pb de la saisie multiple type de personne et type d'EI.
Il me semble (mais c'est au delà de mes capacités) qu'on doit pouvoir construire un userform genre fiche de saisie et que la validation de cet userform complète une BDD qu'on pourra ensuite attaquer par TCD.
Espérons donc qu'une ame charitable saura te construire cet ensemble.

Cordialement
 

eriiic

XLDnaute Barbatruc
Bonjour,

j'ai testé un autre forum où je me suis fait plus ou moins envoyé faire cuire un oeuf...
N'hésite pas à citer la source que chacun puisse voir ce qui a été dit pour éviter les redites :
https://forum.excel-pratique.com/viewtopic.php?f=2&t=105179

Plus j'échange avec vous, plus je me demande si je suis dans le bon avec la façon dont je pense ce tableau de bord....
Ce n'est pas ce qui t'a été dit à multiples reprises par plusieurs intervenants sur le forum des méchants ?

Ca change de l'autre forum (ou je me suis fait re envoyé bouler -_-)
Pourquoi y retourner alors ?
eric
 

ChTi160

XLDnaute Barbatruc
Bonjour Nixy
Bonjour le Fil ,le Forum
Bon !
Moi j'aime travailler (Bidouiller) sur des projets comme celui ci ,mais jamais dans l'urgence Lol
et j'ai souvent des questions ;
car toi tu baignes dedans et nous on essaye de comprendre pas évident ! lol
Donc première demande .
Tu dis :
un même évènement est susceptible d'impliquer 1 à 4 types de personne. Et de même, un même évènement est susceptible de relever de 1 à 6 catégories.
Pourrais tu mettre dans une feuille de ton fichier , quelques exemples sans données Confidentielles de ce que tu as comme fiche à traiter (exemples représentatifs de ce qui te pose Problème).
Autre demande pour m'éclairer
Dans cette expression :
Intervenant ; Intervenant autre ; Autre
Quelle est la différence ?
Entre :
Intervenant Autre ; Autre
n'y a t'il pas une expression de trop ?
Dans l'attente
Bonnejournée
Amicalement
jean marie
 
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