XL 2016 Tableau de bord "Suivis des Evènements Indésirables" ?

Nyxi

XLDnaute Nouveau
Bonjour à tous !

Je suis toute nouvelle, et sur ce forum et dans l'exploration/utilisation "poussée" d'Excel. Jusqu'à présent, je n'utilisais cet outil que très peu à a des fins très basiques. J'ai donc appris suite à mes recherches l'existence du VBA il y a 4 jours et je n'ai malheureusement pas le temps de m'y plonger correctement avant les 3 prochaines années. Bref.

Je suis en stage dans une petite asso gérant de l'aide à domicile et j'ai proposé de créer un tableau de bord permettant le suivis des signalements des évènements indésirables. Les salariés remplissent une feuille papier de signalement des évènements indésirables et la secrétaire est chargée de retranscrire ces feuilles dans excel.
J'ai donc proposé de créer un nouveau tableau pour informatiser les informations. Tableau qui permettra la création de graphique de synthèse (mon "tableau de bord de suivis des EI").

La secrétaire ayant déjà beaucoup (trop) de chose à faire, j'aimerais lui créer un tableau rapide, facile et intuitif à remplir. Qu'elle ne passe pas 10 min à retranscrire 1 feuille dans le tableau. Je voulais donc utiliser des listes déroulantes et des formules qui permettent l'autocomplétion automatique de certaines cellules.

Ex : quand la secrétaire clique sur une cellule de la colonne "rédigée par", une liste déroulante apparait avec la liste du personnel. Et quand elle clique sur un nom, dans les deux colonnes suivante, automatiquement excel indique le service auquel appartient l'employé et le poste occupé.

J'ai plus ou moins réussi à faire ça, mais c'est assez moche : je n'arrive pas à "copier" la formule pour toute le colonne "service" (idem pour "poste occupé") et j'ai des message #N/B qui apparaissent si la cellule "rédigée par " est vide.

Deuxième problème : pour mes colonnes "personnes concernées" et "nature de l'évènement", j'aimerais pouvoir sélectionner plusieurs items. Car pour un évènement indésirable, il peut y avoir plusieurs personnes impliquées. De même, un évènement peut relever de plusieurs catégories de nature.
J'aimerais faire cela avec une liste déroulante à sélection multiple (par par validation des données, ça ne permet de sélectionner qu'un item).

LES gros problèmes que j'ai, c'est que :
1 - je n'arrive pas à créer un code VBA pour faire une liste déroulante à sélection multiple (vraiment, je capte que dalle, j'ai suivis plusieurs tuto, je n'arrive pas à comprendre où je fais des erreurs)
2 - comment faire pour que les items sélectionnés apparaissent dans une seule et même cellule MAIS soit considéré par excel comme des données différentes ?

Je ne sais pas si je suis claire dans mes explications. Je vous joint un classeur test, avec des données fictives pour le personnel.

Est-ce que ce que je souhaite faire : un tableau de bord avec graphiques de synthèse, d'une part et un tableau "base de données de événement indésirables" qui soit facile et rapide à remplir (et qui ne fasse pas 40 colonne), d'autre part, est possible ?
 

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  • ClasseurTest.xlsx
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Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Bonjour le fil, le forum

@Nyxi [Bienvenue sur le forum]
On peut commencer comme ceci
Nommer des plages de cellules
Utiliser Données/Validation
Utiliser la formule RECHERCHEV

Voir copie d'écran
(cliques sur l'image pour la voir en grand)
01Event.jpg
 

Nyxi

XLDnaute Nouveau
Bonjour @Staple1600 !

Merci pour ta réponse.:)
J'ai suivis ce que tu m'a montré. Je joins la version modifié du classeur.
Pour le moment, je ne suis pas trop perdue, ça ressemble à ce que j'ai pu trouver lors de mes recherches. Pour montrer ce que ça donne quand j'essaie de généraliser les formules rechercheV aux autres lignes des colonnes, j'ai utilisé la seule façon que j'ai trouvé "qui marche" (mais qu'est moche et pas des masses pratiques vu qu'il faut copier coller les formules:().
Un autre moyen existe-t-il ?
 

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  • ClasseurTestV1.xlsx
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Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re

•1)*
Rien n'est moche dans Excel.
Tout est beau dans Excel.
Tu es sur un forum Excel!
Et tu oses critiquer Excel!
Tu aimes prendre des risques!

•2) Voir la fonctionnalité Tableau d'Excel

•3) On pourrait basculer dans le VBA
Mais pas sur que ce soit une bonne idée car la secrétaire étant déjà overbookée, elle risque de s'arracher les cheveux si la macro plante ;)
(à moins que la secrétaire ne maîtrise le VBA, dans ce cas je l'épouse!)



*: je précise (au cas où) qu'il s'agit d'un trait d'humour ;)
 

Nyxi

XLDnaute Nouveau
@Staple1600 Re !

1) Oui, j'ose !:p (mais c'était plus pour dire que mon travail était moche qu'une critique d'excel lui-même. ME doute bien que si ça donnait ça, c'est que j'avais mardouiller quelque part)

2) J'ai utilisé la fonctionnalité tableau en suivant ce tuto
Et le résultat, cette fois-ci fonctionne parfaitement. Je mets le fichier modifié.
La première fois que j'ai suivis ce tuto, tout fonctionnait bien sauf... qu'en rajoutant des éléments dans les lignes après le tableau, ça me les prenait pas. Là, ça marche :D

3) J'avais prévu de rendre mon classeur excel avec un tuto de toutes les fonctions un peu complexes pour la secrétaire (ou la personne qui prendrait sa suite) mais surtout, et de préférence, un fichier "clé en main" qui bugue pas :D Perso, je me suis faite une raison de devoir passer par le VBA mais si une solution existe pour ne pas passer par là et arriver au résultat voulu, je prends !;) (parce qu'effectivement, la secrétaire ne connait pas le VBA)

En tout cas merci pour ton aide et ton humour, j'ai testé un autre forum où je me suis fait plus ou moins envoyé faire cuire un oeuf...:(
 

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  • ClasseurTestV2.xlsx
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Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re

Rassures-moi
Elle ne connait pas le VBA et n'est pas célibataire, la secrétaire?
Je m'en serai voulu qu'Excel soit un facteur perturbateur dans la paix des ménages ;)

PS: Ici on est bienveillant
(sauf ma prose* ou mon humour qui parfois passe mal)
Par contre, on est tout plein de gluten, on n'est pas vegan, certains fument, j'en connais qui boivent, on est apolitique, laïc, tout cela en Option Explicit

Alors bienvenue sur ce forum ;)


*: grande propension à la dérision, l'autodérision, l'ironie etc...
 

Nyxi

XLDnaute Nouveau
@Staple1600 La secrétaire est marié et a une maitrise "classique" d'excel donc pas de VBA. ;)

Pour en revenir au sujet du fil, qu'es-ce que je peux faire maintenant que j'ai mon joli tableau dynamique qui peut se compléter en ajoutant des cellules à la fin ?
Qu'est-ce que je peux faire pour faciliter le remplissage des colonnes "personnes concernées" et "nature de l'évènement" ? J'aimerais éviter la solution "remplissage manuelle" parce que je crains les fautes de frappe qui fausserait les résultats dans le tableau de bord de synthèse.
 

gosselien

XLDnaute Barbatruc
@Staple1600 L J'aimerais éviter la solution "remplissage manuelle" parce que je crains les fautes de frappe qui fausserait les résultats dans le tableau de bord de synthèse.

Bonjour tous ,
pour éviter les fautes de frappes, il est préférable de faire une liste de validation dans un autre onglet, ce qui fait que l'on ne pourra ajouter que ce qui est dans cette liste sans quoi les doublons/faux doublons vont se multiplier :)
P.
 

Nyxi

XLDnaute Nouveau
Bonjour tous ,
pour éviter les fautes de frappes, il est préférable de faire une liste de validation dans un autre onglet, ce qui fait que l'on ne pourra ajouter que ce qui est dans cette liste sans quoi les doublons/faux doublons vont se multiplier :)
P.
Bonjour,
Merci pour ta réponse. Malheureusement... je ne la comprends pas :oops:
J'aimerais bien faire une liste déroulante mais je n'arrive pas à en faire une où on peut sélectionner plusieurs item en même temps, et si j'ai bien compris, si j'arrive à en faire une, si plusieurs items apparaissent dans une même cellule, excel pense que c'est une seule et même valeur. Donc mes tableaux de bords seront faux :(
 

Nyxi

XLDnaute Nouveau
@Staple1600
Merci beaucoup pour le temps que vous prenez toi et @gosselien pour m'aider !
Cependant, je crois qu'il y a une petite incompréhension. Dans mon tableau de report des évènements indésirables, j'ai fait des listes déroulante à sélection unique pour toutes les colonnes qui le nécessitait. Ca, c'est bon. Check ! :)

Le problème maintenant, c'est pour mes colonnes "personnes concernées" et "nature de l'évènement". Dans ces colonnes, je voudrais faire des listes déroulantes (pour éviter les fautes de frappe) MAIS pas avec validation de données. Je cherche à faire des listes déroulantes à sélection multiple.

Exemple : pour la colonne "personnes concernée", que la secrétaire puisse sélectionner "Bénéficiaire" ET "intervenant". Ou tout autre combinaison.

MAIS, avant de me lancer dans du VBA (parce que j'ai cru comprendre que c'était pas possible sans passer par VBA), je voudrais savoir si cette solution est pertinente vu mon objectif => faire des tableaux croisé dynamique qui m'indique le nombre d'EI par personnes concernées/nature sur une certaine période.

Si après avoir fait une liste déroulante à sélection multiple qui fonctionne, j'obtiens les résultats dans une même cellule séparé par un point virgule (ex : "bénéficiaire ; intervenant"), est-ce que Excel pourra me compter l'évènement 1 fois pour "bénéficiaire" et 1 fois pour "intervenant" ou il comptera 1 fois pour "bénéficiaire avec intervenant" ?

Désolée des pavés, j’essaie d'être la plus précise possible :/

Je vous remets mon classeur (augmenté d'une tentative de tableau et graphique croisé dynamique)
 

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gosselien

XLDnaute Barbatruc
re,

Je peux me tromper mais une sélection multiple qui mettrait 2 données dans une cellule ne serait possible que par VBA et un userform éventuel, ça devient plus compliqué (pour moi en tous cas)
Tu ne pourrais pas dédoubler ta colonne "concernes" ? C'est juste une idée :)
P.
 

Nyxi

XLDnaute Nouveau
@gosselien C'est ce que je me disais aussi que le VBA serait incontournable. :(
Dédoubler la colonne, j'y songe mais j'y vois plusieurs limites :
- un même évènement est susceptible d'impliquer 1 à 4 types de personne. Et de même, un même évènement est susceptible de relever de 1 à 6 catégories.
Ce qui fait d'un tableau que je trouve déjà large (y'a beaucoup de colonne, quoi) un tableau encore plus fat :/

- 2ème crainte de ma part si j'utilise cette solution (que je n'écarte pas totalement) : est-ce que si pour un évènement, qui n'implique que 2 personne et ne relève que d'une catégorie, les colonnes vides (2 pour personnes concernées et 5 pour nature d'évènement) ne vont pas poser problème pour les TCD ?
 

Staple1600

XLDnaute Barbatruc
Re

Suggestion:
Utiliser une codification
Possible, ou pas?
1 Bénéficiaire
2 Intervenant
3 Bénéficiaire Intervenant
4 Intervenant autre
5 Famille/aidant/proche
6 Autre
10 Bénéficiaire Intervenant Intervenant autre
15 Bénéficiaire Intervenant Intervenant autre Famille/aidant/proche
21 Bénéficiaire Intervenant Intervenant autre Famille/aidant/proche Autre
 

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