Suivie de recouvrement des creances aupres des clients

feruzi

XLDnaute Nouveau
bonjour,
Je suis cadre dans une entreprise en Afrique, nous avons des difficultés à se faire payer par nos clients vu leurs nombre et la complexité de notre secteur d'activité. je suis au stade d'élaboration d'un fichier Excel me permettant de suivre et de contrôler nos recouvrements, je sollicite votre assistance pour automatiser et mettre les formules pour que mon fichier soit facile à utiliser; je fais suivre cette introduction par un texte explicative et je joint le modèle de mon fichier. merci d'avance pour votre aide:

Nous avons besoin d’un outil informatique en Excel qui peut nous permettre de suivre les recouvrements de nos créances conformément aux modalités de paiement convenu avec chaque client.

Le principe adopté pour tous les clients consiste à payer W pourcentage de facture après X temps de réception de celle-ci et le solde de la même facture à Z temps après la livraison.

Il faut comprendre que nous exerçons un commerce de service, le processus de dédouanement consiste d’abord à réceptionner les documents d’un client, à lui présenter une facture à payer, à faire le travail et enfin à livrer la marchandise.

Par ex, si nous nous somme convenu qu’il doit payer 60 % de nos facture 3 jours après le réception de celle-ci et 40 %, 15 jours après la livraison de sa marchandise, pour une facture de 1000 $ réceptionnée le 1/08/2010 et la marchandise livrée le 10/08/2010, Il doit payer conformément au délai suivant, le montant suivant : le 4/08/2010 – 600 USD et le 26/08/2010 – 400 USD. Il faudra bien sur compter seulement les jours ouvrables.

Les modalités de paiement doivent être conçus en respectant le principe suivant :

W %, X jours après la réception de nos factures
Y %, Z jours après la livraison de la marchandise

C’est à nous de paramétrer les modalités suivant ce dont nous nous sommes convenu avec chaque client,

Le fichier Excel, dont vous trouverez un modèle en attache, devra, à mon avis, avoir 5 feuilles :

Feuille 1 : Tableau de Bord

ça devra être la feuille à consulter pour savoir quel sont les créances à terme à fin que notre équipe de recouvrement contacte les clients concernés et se déplacent si nécessaire pour obtenir le paiement,

Ca ne doit donc pas afficher la situation d’un client, ou la situation du client de son choix, mais, automatiquement, la situation des clients qui doivent payer ce jour là et leur montant à payer ou la situation des clients qui doivent payer des créances dont le délais de paiement est déjà passé.

Ce tableau doit donc exclure les factures déjà payées totalement.

Il doit également être muni d’un code couleur de manière à voir plus rapidement, les créances selon leurs anciennetés, ceci est très important car ça nous permettra de prendre des bonnes décisions financières et d’exploitation.

Feuille 2 : Créances Clients

C’est ici que l’historique de chaque facture de chaque client est stocké ;
- Les écritures de la comptabilisation des factures aux débits des comptes clients respectifs
- Les écritures des paiements des clients respectifs pour les factures respectives comptabilisées au crédit des comptes clients aux dates de paiement effectives.
- les espaces réservé à la saisie manuelle des dates de réception des factures et les dates de livraison, afin que les dates de paiements s’affichent automatiquement, pour chaque client selon sa catégorie
- les 2 date de paiement qui se conforme aux modalités convenues
- les nombres de jours de retard pour les factures non payées
- les montant à payer par facture,
- etc…

Il doit être imprimable après avoir sélectionné la situation d’un client bien déterminé. Par ex, si le client conteste les chiffres, il sera nécessaire de l’imprimer et de lui envoyer pour vérification.

Dans ce tableau, il n’y a que les dates de réception des factures et les dates de livraison des marchandise qu’il faudra saisir par l’utilisateur, tous le reste dois s’afficher automatiquement et les opérations comptables qui y figurent, devra provenir de la base des donné de notre programme de comptabilité. Celui-ci devra être importé et placé dans la Feuille 5.

Feuille 3 : Liste des Clients

C’est dans cette feuille que nous allons affecter une modalité de paiement à chaque client en mettant au niveau des cellules réservées à cela, des chiffres qui les identifient.

Feuille 4 : modalités de paiement

Ce sera une feuille qui doit nous permettre de fixer les modalités de paiement tout en identifiant chaque modalité par un chiffre. Cela se fera en respectant le principe évoqué ci haut. Il devra à mon avis avoir un rapport avec la feuille 2 créances clients, parce que c’est la que ces modalités seront mises en application et aussi la feuille 3 parce que c’est la qu’on affecte une modalité à un client.

Feuille 5 : Base des donnés

Notre base de donnés est en Access, il contient toutes les écritures comptables et non seulement les écritures relatives aux clients.

En dehors du faite que il faudra concevoir et mettre en place le système de manière à importer la table des écritures du programme de comptabilité, il va falloir aussi décider suivant les possibilités disponible, si on peut importer seulement les écritures liées aux clients (dont le numéro de compte commence par 41) ou dans le cas ou cela ne sera pas possible, d’importer tous et le triage se fera au niveau du fichier excel. Je pense que importer tous risque de poser le problème d’espace au niveau de la feuille excel.

La feuille 2 pourra t il importer directement de la base de donnés en Access ? C’est a vous de voir et dans ce cas alors, on aura plus besoin d’une feuille qui doit loger la base de donnés importé d’Access (ici feuille 5)

L’importation de la table des écritures à partir de notre base de donnés Access vers ce fichier Excel est un élément clé de ce futur programme, il faut que cela soit bien fait, sinon, les feuilles 1 et 2 nous donneront de fausses informations.

Par rapport à notre entretien lors de notre dernière rencontre, nous avions souligné qu’il y avait nécessité de créer dans cette table des écritures, une colonne spécialement réservé aux numéros des factures car à l’état actuel de la base, ces numéros ne s’affiche que dans le libellé, cela nous permettra de grouper les paiements d’une même facture ensemble ; cela n’est pas encore fait, j’attend le concepteur du programme de comptabilité qui arrive dans quelque jours pour le faire.

Toute fois, dans le modèle en attache, je vais créer manuellement cette colonne.

Toutes ces feuilles doivent, à la fin des travaux de conception et avant utilisation, être bloquées par toutes modifications avec un mot de passe de déblocage à donner à un administrateur. Sauf les cellules de saisie des dates de réceptions factures et de date de livraisons marchandises. L’administrateur pourra débloquer la feuille 4 pour modifier les modalités de paiement d’un client ou en ajouter, et la feuille 3 pour ajouter un client et lui affecter une modalité.

Pour la feuille 1 et 5, il n y a aucune raison de débloquer, à mois qu’il y ai un problème de formule que je n’imagine pas

Je suis certains qu’en tant qu'expérimenté, vous etes capables de concevoir quelque chose qui dépasse mon imagination représentée ici par ce mail, à condition seulement que cela ne va pas en dehors de ce que nous voulons.

NB : LES FACTURES CHEZ NOUS, NOUS LES APPELONS, COSTING.

mon fichier Excel pese 102 k alors que votre limite est de 48.8 k, comment je peux vous l'envoyer autrement ?

Merci pour la suite,
 

chris

XLDnaute Barbatruc
Re : Suivie de recouvrement des creances aupres des clients

Bonjour feruzi et bienvenue

Pour la taille du fichier as-tu essayé de la zipper ?

En attendant 1ère question :

Ne pouvez-vous pas tout faire en Access ?

Ce serait plus logique et plus fiable que de mélanger les deux applications.
 

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