Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

GUILLAUME1980

XLDnaute Nouveau
Bonjour a tous,

Nouveau venu sur ce forum que j’ai découvert au hasard de mes pérégrinations sur le net, je tiens en premier lieu à saluer votre travail et vos contributions à tous qui m’on déjà permit de découvrir quelques astuces.

Dans un premier temps je souhaite me présenter avant d’énoncer l’objet de ce message.

Je m’appelle Guillaume, j’ai 31 ans et j’utilise Excel au quotidien de manière professionnelle, au fil de mon parcours, j’ai hérité et créé de nombreux tableurs qui sont mes outils de travail, j’ai par la suite modifié/adapté/complété ces documents au fur et a mesure des mes découvertes et de ma compréhension d’Excel.

Je n’ai pas reçu a proprement parler de formation concernant Excel, mon apprentissage initial s’est déroulé au gré de mes rencontres professionnelles ainsi qu’a la suite de mes nombreuses recherches Excelienne.

Les opportunités et les hasards de la vie m’amènent aujourd’hui à devoir réaliser un document de travail qui dépasse un peu le champ de mes compétences sur Excel…

Il s’agit de réaliser le tableau de bord d’une TPE de - de 10 salariés dans le domaine du BTP, je vous soumets ci-joint le modèle de ce document constitué de 5 onglets.

Bien que j’ai pris connaissance de la charte du forum avant d’envoyer ce message, je ne trouve pas pertinent d’isoler une partie du document afin d’illustrer mes questions et préfère vous transmettre le fichier dans son intégralité afin de mieux appréhender son fonctionnement et vous permettre de juger de son efficacité (ou non…).

Bien plus qu’une réponse toute faite ou qu’une formule toute prête, je souhaiterai d’avantage une critique sur le fonctionnement du tableur, car a la suite de mes nombreuses visites, je sais que vous êtes nombreux à éditer sur ce site des documents de travail de qualité.

Fonctionnement du tableau de bord :

Ce document est un tableau de données qui a pour objectif de collecter au quotidien les données économiques sur le fonctionnement de l’entreprise.
Une saisie journalière des dépenses et des moyens humains permet de contrôler à la fois les effectifs (relevé d’heures des compagnons sur l’onglet Planning) ainsi que les moyens matériels (relevé des dépenses journalières sur l’onglet Fournitures).

Un premier onglet intitulé Répertoire permet la collecte des informations générales qui apparaissent par la suite de manière récurrente dans les différents onglets du document (Fournitures, Planning, Récap. Chantier, Récap Main d’Œuvre).
Afin d’éviter les saisies répétitives, des « listes de noms » on étés créées, certaines sont « dynamiques », c'est-à-dire qu’elles permettent, grâce à la fonction « décaler » d’obtenir des « listes déroulantes de choix » dimensionnées suivant le nombre d’entrées des différents tableaux du répertoire (Catégorie, Fournisseurs, Affaires, etc…)

Un second onglet intitulé Fournitures permet le relevé quotidien des dépenses journalières, la saisie des factures fournisseurs s’effectue en ligne.
Concernant les colonnes Catégorie, Fournisseurs et Affaire, la saisie a été optimisée au moyen de « listes déroulantes de choix » « dynamiques », référencées sous forme de tableaux dans l’onglet Répertoire.
La mise en forme conditionnelle du tableau fait apparaître en rouge les factures échues non soldées.
Les filtres (à partir d’Excel 2007) permettent de réaliser une recherche immédiate a partir du tableau (filtrage notamment par catégorie, par fournisseurs, par date, par affaire, etc…) afin de visualiser les montants totaux engagés, le solde, les montants à échéance a une date donnée.

Un troisième onglet intitulé Planning permet le relevé quotidien des heures effectuées par les compagnons.
Nota : du fait de la limitation à 255 colonnes (il me semble ?) sur Excel 2007, la mise en forme du Planning à été réalisée de manière verticale.
Sa saisie s’effectue sous forme de codes (référencés au Tableau Horaires planning de l’onglet Répertoire) au moyen de « listes déroulantes de choix » dans les cellules du calendrier, par ailleurs, il est associé a chaque code une valeur numérique (Ex : AM=4.00) via le gestionnaire de nom afin de permettre l’emploi des codes dans les formules.
La « mise en forme conditionnelle » appliquée à chaque type de code sur l’ensemble du calendrier permet d’augmenter sa lisibilité et de limiter les éventuelles erreurs de saisie.

Les feuilles de synthèse (En cours de création…)

Les onglets Récap. Chantier et Récap Main d’Œuvre sont des tableaux de synthèse, ils réalisent la recherche et la collecte et des données saisies dans les onglets Répertoire, Fournitures et Planning.

L’onglet intitulé Récap. Chantier se présente sous forme de 4 tableaux distincts :

Les 3 tableaux superposés de gauche nommés Matériaux, Matériels et Sous-traitants ont pour but de lister les fournisseurs par catégorie respectives (soit MTX, MTLS, ST) et de collecter les montants engagés par fournisseurs (dans l’onglet Fournitures) dans chaque catégorie en fonction de l’affaire sélectionnée dans la cellule Jaune en tête de tableau.

Le tableau de droite constitue une synthèse de l’onglet Planning, il a pour but de lister l’ensemble des compagnons intervenant sur une affaire en fonction de l’affaire sélectionnée dans la cellule Jaune en tête de tableau et de répercuter les heures par type (Heures ouvrées, Heures Sup. à 25% / 50%, Intempéries, Maladie, Congés, etc…)

Conclusion : Ce document est une synthèse par Affaire/Chantier, il apporte des informations importantes concernant le suivi des affaires en cours, il permet par ailleurs le contrôle des dépenses et indique le crédit d’heure alloué à une affaire par rapport à l’étude réalisée.

L’onglet intitulé Récap Main d’Œuvre se présente sous forme de 2 tableaux distincts :

Le tableau supérieur constitue une synthèse de l’onglet Planning, c’est un récapitulatif mensuel et annuel des heures par type (Heures ouvrées, Heures Sup. à 25% / 50%, Intempéries, Maladie, Congés, etc…) en fonction du compagnon sélectionnée dans la cellule Jaune en tête de tableau

Le tableau inférieur constitue une synthèse globale de l’onglet Planning, c’est un récapitulatif mensuel et annuel des heures par type (Heures ouvrées, Heures Sup. à 25% / 50%, Intempéries, Maladie, Congés, etc…) pour l’ensemble des compagnons et sur l’ensemble des affaires

Conclusion et Remarques :

Si vous en êtes arrivés là, j’espère ne pas vous avoir assommé avec mon long développement, cependant je pense qu’il semble nécessaire d’exposer le fonctionnement du document afin de comprendre mes remarques et mes interrogations.

Pardonnez-moi par avance de ne pas utiliser le langage approprié pour décrire les éventuelles fonctions que je cherche à créer, comme je vous l’ai indiqué précédemment je n’ai pas reçu de formation « académique » à Excel…

Comme vous l’aurez compris, ce sont la création des formules de recherche des tableaux de synthèse des onglets Récap. Chantier et Récap Main d’Œuvre qui me posent problème, par conséquent, je vais les rédiger de la manière la plus naturelle qui soit pour moi: en Français….mais Excel ne comprends pas le Français… (Cf. formules en rouges dans les tableaux des onglets Récap. Chantier et Récap Main d’Œuvre)

Dans l’idéal, je souhaiterai créer des fonctions « dynamiques », c'est-à-dire, d’une part, qui permettent de ne pas « figer » le document de travail (possibilité d’ajouter des compagnons au planning et non limiter a 15 colonnes « primaires » constituées de 5 colonnes « secondaires »…)

La notion de colonnes primaires et secondaires me semble difficile à définir mais c’est notamment ce qui me pose problème dans la rédaction des formules (recherche a plusieurs critères/conditions dans des plages de différentes tailles a la fois horizontales Ex : Nom des compagnons et verticales Ex : Affaires et Codes Horaires du Planning) dans le tableau de Main d’Œuvre de l’onglet Récap. Chantier

D’autre part, ce que j’entends par fonction « Dynamique », c’est la possibilité qu’une fonction soit en mesure de répercuter une valeur recherchée dans un tableau, par exemple le nom du premier compagnon dans le tableau de Main d’Œuvre de l’onglet Récap. Chantier en fonction d’un certain nombre de critères à rechercher dans l’onglet Planning, mais qu’en plus de cela, elle soit aussi en mesure de passer du 2nd au 15ème compagnon si les critères de recherches pour le nième compagnon ne sont pas validés….et que la formule qui suit tienne compte du résultat de la précédente….

Par ailleurs, est-il possible d’ajuster automatiquement le nombre de lignes d’un tableau de synthèse en fonction du nombre de valeurs trouvées ? Ex : je recherche le nom du premier compagnon dans le tableau de Main d’Œuvre de l’onglet Récap. Chantier en fonction d’un certain nombre de critères à rechercher dans l’onglet Planning, admettons que seul 3 compagnons valident les critères de recherche, j’aurais donc 3 valeurs dans mon tableau et 12 lignes vierges… à l’inverse, admettons que 16 compagnons valident les critères de recherche alors que mon tableau ne fait que 15 lignes !!! Manquera-t-il une valeur à ma recherche ? Mon résultat sera donc faux !

J’ai réalisé de nombreuses recherches sur le site d’Excel-downloads, la page perso de Jacques Boisgontier ainsi que developpez.com et quelques autres sites que j’oublie certainement…
J’ai découvert grâce à l’ensemble des contributeurs de nombreuses formules tel que Index, Equiv, décaler… téléchargé de nombreux exemples et tutoriels permettant d’expliquer et d’illustrer ces différentes formules, ma capacité intellectuelle étant ce qu’elle est… je n’ai pas toujours réussi à transposer ces formules à des applications concrètes et encore moins à les imbriquer/associer entre elles ce qui m’amène aujourd’hui à vous solliciter sur le forum.

Une dernière chose, je ne maitrise absolument pas la VBA, ce langage m’est complètement inconnu, dans l’éventualité ou l’un(e) d’entre vous serait disposé à me proposer une solution en créant une formule VBA, je vous saurais gré de ne pas masquer le code afin que je puisse essayer de la comprendre.

Je vous remercie par avance de votre sollicitude et de vos éventuelles réponses.

Guillaume.
 

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  • TABLEAU DE BORD 2012 BETA.zip
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GUILLAUME1980

XLDnaute Nouveau
Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

Bonsoir Dugenou,

Je viens de télécharger le fichier, j'en prends connaissance et essaye de l'adapter au fichier final en supprimant les colonnes HS et en ajoutant de la mise en forme, je te le transmet dès que possible...

A tout hasard et si tu en as le temps, j'ai réalisé en parallèle du tableau de bord un autre fichier qui permet le suivi des affaires , c'est bien plus basique que le tableau de bord mais une formule me pose problème (SOMMEPROD avec "limite"), je te joins ci-dessous un extrait du fichier ainsi qu'une petite note explicative:

PROBLÈME => Onglet SUIVI DES AFFAIRES => Colonne M => La sommeprod ne tiens pas compte des AFFAIRES déjà totalisées dans le calcul de la COMMISSION précédente...

SOLUTION ENVISAGÉE => Onglet SUIVI DES AFFAIRES 2 => Colonne M => les cellules en vert de la colonne M obtiennent le bon résultat mais j'ai du modifier "manuellement" les champs" de mes SOMMEPROD, est-il possible de déduire les AFFAIRES déjà totalisées dans le calcul de la COMMISSION précédente...(COMMISSION si OUI en Colonne G, en d'autres termes, si l’ ÉTUDE réalisée (colonne F) est retenue par le client et donne lieu à un MARCHE (Colonne I) donc du C.A. une COMMISSION est attribuée au CHARGE D'AFFAIRE

La COMMISSION des CHARGE D'AFFAIRE est divisée en 2 partie:

- Une partie fixe qui représente dans l'exemple 0.50% des ÉTUDES RÉALISÉES = HONORAIRES (Dégressif si % de retour sur affaires C.A./ÉTUDES < 10%)

- Une partie variable qui représente un % variable du C.A. en fonction du % de retour sur affaires (C.A./ÉTUDES) et des HONORAIRES fixes Déjà perçus, il ne peux cependant excéder 6.80 % du C.A. cumulé

http://legrand-etudes.perso.sfr.fr/SUIVI_AFFAIRES_2012_DEMO.zip

La parenthèse étant close je retourne à mon Tableau de bord étudier tes nouvelles solutions...

Merci & à bientôt.

Guillaume.

PS: Concernant le fichier SUIVI DES AFFAIRES, la formule à étudier n'est pas complète et n'est valable uniquement pour le 1er CHARGE D'AFFAIRE: DUPOND
 
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Dugenou

XLDnaute Barbatruc
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Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

Salut,
une question : tes formules font un cumul, mais tes explications prêtent à croire que le calcul se fait une affaire à la fois.
pour le premiere affaire premier chargé d'affaire : on devrait avoir 100 % dans la colonne J ?
une autre question : dans le répertoire les intitulés en colonnes semblent identiques : j'ai du mal à comprendre.

Dans tes sommeprod
Code:
(SOMMEPROD((I$3:$I3)*($A3=REPERTOIRE!$B$6)*(A$3:$A3=REPERTOIRE!$B$6)
le *($A3=REPERTOIRE!$B$6) est inutile si tu écris : (A$3:$A3=REPERTOIRE!$B$6)
 
Dernière édition:

Bebere

XLDnaute Barbatruc
Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

bonjour Guillaume,Dugenou
code avec commentaires
ajout de nom et prénom,j'en ai besoin
pour les heures supplémentaires
exemple: heures semaines normales 39
2 1ères heures supplémentaires à 25%
les suivantes à 50%
me semblent plus simple
à bientôt
 

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GUILLAUME1980

XLDnaute Nouveau
Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

Bonjour Dugenou, Bebere,

Je prends connaissance de vos message d'aujourd'hui,

@ Dugenou,

une question : tes formules font un cumul, mais tes explications prêtent à croire que le calcul se fait une affaire à la fois.
pour le premiere affaire premier chargé d'affaire : on devrait avoir 100 % dans la colonne J ?

Désolé, Je vais essayer d'être plus explicite:

En effet, les formules doivent réaliser un cumul, et ajuster la prime prime du chargé d'affaire lorsqu'un marché est conclut par celui-ci, mais en tenant compte de l'ajustement réalisé par la sommeprod du précédent marché attribué

Règle de fonctionnement du tableau suivi d'affaire:

1) Le CHARGE d'AFFAIRE réalise une étude et soumet une proposition chiffrée au client (Colonne F)

2) Si l'offre est acceptée par le client, le marché est attribué, on valide alors en colonne G et le montant de l'offre vient s'ajouter au C.A. réalisé par le CHARGE D'AFFAIRE (Colonne I)

nota:Il peut y avoir un delta en plus ou moins-value entre le montant de l'offre effectuée et celui du marché signé, on répercute cet écart via la colonne H

3) La rémunération des CHARGE D'AFFAIRE est divisée en 2 parties, une partie "fixe" et une partie "variable", les colonnes de l'encadré rouge calculent la rémunération des chargés d'affaire selon les règles suivantes:

3.1) PARTIE FIXE: Lorsque le CHARGE D'AFFAIRE réalise une ÉTUDE, il perçoit x % du montant HT de l'ÉTUDE, qu'il remporte ou non le marché; soit HONORAIRES Colonne L = Colonne I OU F si I=0 x Colonne K

- x = 0.50% si volume MARCHE/Volume ÉTUDES (colonne J) = 0%

- x = (volume MARCHE/Volume ÉTUDES)*5% si volume MARCHE/Volume ÉTUDES (colonne J) < 10%

- x = 0.50% si volume MARCHE/Volume ÉTUDES (colonne J) > 10%

3.2) PARTIE VARIABLE: Lorsque le CHARGE D'AFFAIRE réalise une ÉTUDE et qu'il remporte le MARCHE, une COMMISSIONS variable lui est attribuée en complément des HONORAIRES déjà perçus, il perçoit alors y % du montant HT du MARCHE (ou C.A.)

- Le montant des HONORAIRES + COMMISSION ne peuvent excéder 6.8% du C.A. réalisé par le CHARGE D'AFF.

- "y" doit être < 6.80% avec prise en compte des HONORAIRES déjà perçus pour les ÉTUDES infructueuses par l'intermédiaire de la colonne M qui détermine le cumul en % de la part que représente les HONORAIRES/C.A. par chargé d'affaire, par conséquent y = 6.8% - %HONORAIRES/C.A. (colonne M)

Mon problème se situe donc ici, le %HONORAIRES/C.A. (colonne M) doit se recalculer après chaque MARCHE attribué, puisque lorsqu'un MARCHE est remporté "y" est fonction du % de la SOMME des HONORAIRES/C.A. et prend en compte les ÉTUDES infructueuses réalisées précédemment qui n’ont pas donné lieu à un marché.

Je ne suis pas certain que ma formule pour le calcul de "y" en colonne M soit juste, notamment si le chargé d'affaire réalise un grand nombre d'études infructueuses, ce qui induit une augmentation du %HONORAIRES/C.A. qui peut alors dépasser les 6.80%

Dès lors, ce dépassement devra être régulé lors du prochain marché conclut, ce qui explique la variation de "y", en d'autres termes, y est fonction du %HONORAIRES/CA qui peuvent être considérés comme une avance qui permet au chargé d'affaire d'être rémunéré pour son travail même lorsque les étude qu'il réalise ne se concluent pas systématiquement par la signature d'un marché.

Dernière remarque, le % des HONORAIRES+COMMISSIONS/CA peut être contrôler en colonne T, comme tu pourras le constater, il croit au fil des ÉTUDES réalisées jusqu’à l'obtention d'un MARCHE, là il se stabilise à 6.80%, puis il croit à nouveau...puis se stabilise dès lors qu'un nouveau MARCHE est conclut...la COMMISSION est donc fonction des HONORAIRES...

@ Bebere,

Je regarde ton fichier dès demain ainsi que le code commenté (Merci!) qui viendra compléter les annotation déjà ajoutées par Dugenou...

Juste une précision:

exemple:
heures semaines normales 39
4 1ères heures supplémentaires à 25%
les suivantes à 50%

Je te fais un retour dès que possible...

Merci a vous & à demain

Guillaume
 

Dugenou

XLDnaute Barbatruc
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Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

salut
j'ai encore du mal à capter le principe : si le % volume marche/volume etude est à 0 ou > à 10 % c'est 0.50 % de partie fixe et s'il est entre 0 et 10 % alors c'est 5% x le % en question ... quelle motivation pour les chargés d'études ?
enfin j'ai appliqué à la lettre pour les colonnes J à M : peux tu contrôler les résultat obtenu ensuite car j'ai laché prise avec les 6.8% dont on déduit le fixe et le mini à 1.8 %. Ne devrait-on pas d'abord calculer le montant de 6.8 % du total pour en déduire le fixe ?
J'ai ajouté un tableau dans le répertoire et u bout de formule en colonne N pour adapter le % à chaque chargé d'étude.
j'ai aussi supprimé 100 lignes pour alléger le fichier.
 

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GUILLAUME1980

XLDnaute Nouveau
Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

Bonjour Dugenou,

Merci pour ton aide, la RECHERCHEV pour le calcul des parties fixes et variables permet de moduler les taux par chargé d'affaire, c'est judicieux!

Suite à la rédaction du mode opératoire des règles de calcul des parties fixes et variables, je me suis rendu compte de quelques erreurs dans mes formules...

j'ai encore du mal à capter le principe : si le % volume marche/volume etude est à 0 ou > à 10 % c'est 0.50 % de partie fixe et s'il est entre 0 et 10 % alors c'est 5% x le % en question ... quelle motivation pour les chargés d'études ?

il faut l’interpréter comme cela:

Si on démarre l'année au 1 janvier, envisageons que le chargé d'affaire réalise 6 études infructueuses, "x = 0.50% si volume MARCHE/Volume ÉTUDES (colonne J) = 0%" lui permet d'obtenir une rémunération à considérer comme une avance sur commissions...

En effet, dès qu'il aura remporté son 1er marché, le calcul du % de commissions viendra retrancher les honoraires déjà perçus afin de "caper" la rémunération globale (honoraires+commissions) à 6.8% du C.A. qu'il aura réalisé (c'est ici que se situe mon problème, ajouter une "limite" à la formule sommeprod en colonne M)

Enfin, volume MARCHE/Volume ÉTUDES (colonne J) < 10% est un seuil à considérer comme un objectif minimum (ici fixé arbitrairement à 10%) qui permet de réduire proportionnellement la partie fixe (à considérer comme une avance sur commission)

Si un chargé d'affaire descend en dessous de cet objectif des 10% de volume MARCHE/Volume ÉTUDES, cela permet de "freiner" son avancement dans le but de ne pas trop s'éloigner de son taux de rémunération maximum (ici 6.8% de son CA/ÉTUDES en colonne T

enfin j'ai appliqué à la lettre pour les colonnes J à M : peux tu contrôler les résultat obtenu ensuite car j'ai laché prise avec les 6.8% dont on déduit le fixe et le mini à 1.8 %Ignorer le 1.8%, ERREUR de ma part, c'est inepte . Ne devrait-on pas d'abord calculer le montant de 6.8 % du total pour en déduire le fixe ?

Les formules sont exactes, j'ai juste réalisé quelques modifications :

Colonne K =SI(OU($J5=0,$J5>RECHERCHEV($A5,TAUXCHAFF,5,FAUX)),RECHERCHEV($A5,TAUXCHAFF,3,FAUX),$J5*RECHERCHEV($A5,TAUXCHAFF,4,FAUX))

Colonne N =SI(OU($I5=0,RECHERCHEV($A5,TAUXCHAFF,2,FAUX)-$M5<0),0,RECHERCHEV($A5,TAUXCHAFF,2,FAUX)-$M5)

En revanche, mon problème se situe en colonne M, ou le CUMUL des honoraires déjà perçus doit se limiter en dessous de la précédente régulation, autrement dit, au précédent marché remporté!

J'ai ajouté un tableau dans le répertoire et u bout de formule en colonne N pour adapter le % à chaque chargé d'étude.

Non!, le % d'HONO.+COM./C.A. fonctionne en CUMUL, le résultat de ta colonne U figure déjà en colonne T (j'ai par ailleurs corrigé la répétition du CHARGE D'AFFAIRE présente dans ma formule initiale)

Je te joins ci-dessous le lien pour télécharger le fichier modifié, j'ai volontairement modifier les sommeprod des cellules en vert de la colonne M afin d’obtenir le résultat escompté et d'illustrer la notion de "limite" à la sommeprod...

http://legrand-etudes.perso.sfr.fr/SUIVI_AFFAIRES_2012_DEMO3.zip

Merci & à bientôt

Guillaume
 

Bebere

XLDnaute Barbatruc
Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

bonsoir
une nouvelle version
à bientôt
 

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GUILLAUME1980

XLDnaute Nouveau
Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

Bonjour Bebere, Dugenou,

@ Bebere,

Bebere, je te remercie pour ta nouvelle version modifié avec le report du nom des compagnons et changement des HS, il va falloir me laisser encore un peu de temps pour en comprendre le code.

je poursuis les modifs & test sur le fichier, je posterai la version finale une fois achevée...

@ Dugenou,

Afin de ne pas "polluer" ce post, j'en ai créé un nouveau concernant Tableau de suivi des affaires:

https://www.excel-downloads.com/thr...de-limite-aux-matrices-dune-sommeprod.188783/

je te souhaite de bonnes vacances et espère te lire a nouveau dès ton retour de congés

A bientôt.

Guillaume
 

Bebere

XLDnaute Barbatruc
Re : Recherche conseils avises pour finaliser la realisation d'un tableau de bord

bonjour Guillaume,Dugenou
A partir du dernier fichier de Dugenou refait un nouveau code
commentaires feuille bebere
à bientôt
 

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