préparer des feuilles de transfert de personnes.....

[Peppone13]

Mais tout d'abord, et Bonjour Le Forum,
et excellent feu d'artifice (ou bal des pompiers) à tous !!!!.....

Actuellement, j'essaye d'automatiser la préparation de tableaux synthétisant des informations concernant des déplacements de groupes de personnes, et j'avoue que je m'arrache mes derniers cheveux !!!!

Le fond du "problème" est assez simple. Jusqu'à présent, je traitais ceci avec papier, crayon...... et surtout gomme !!!
Mais maintenant, la quantité d'informations est trop importante et les modifications trop fréquentes pour que je puisse continuer sans automatiser la chose.
Vous trouverez donc ci-joint :
- un document Word expliquant les détails du problème et les paramètres à prendre en compte (text forum convoyage)
- un fichier EXCEL "Etude convoyage 1" qui explique pas à pas avec 3 exemples évolutifs la façon dont je procède "à la main".... C'est là je pense qu'interviendrait le formulaire qui aiderait à récupérer facilement les informations pour remplir un tableau de synthèse.
- un dernier fichier EXCEL nommé "Récapitulatif Paris 1 Juillet 2013", avec 1 exemple de document que je cherche à obtenir. La forme de ce document n'est pas figée et vos idées sont les bienvenues..... Je suis certain que des spécialistes de la gestion de trafic auront des idées beaucoup plus efficaces que les miennes !!!!

J'ai fait le maximum pour que tout ceci soit le plus clair possible, mais n'hésitez pas à m'indiquer si des informations (vous) manquent.

Merci par avance à tou(te)s, et excellent week-end,
bien Excellement,
Peppone31.

 

[Lean]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Bonjour, est-il possible d'avoir " Récapitulatif Paris 1 juillet 2013 " avec l'extension .xls au lieu de xlsx ?

Les possibilités de création sont multiples
J'ai mis un exemple en pièce jointe ne traitant que (pour le moment) la création d'un convoi avec un TCD en feuille synthèse pour les analyses.

Si ça plait je continue sinon poubelle.

 

[Peppone13]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Bonsoir Le Forum,
Bonsoir Lean,

et tout d'abord, un grand merci pour ton message et ton fichier.
J'ai regardé avec attention ta proposition que je trouve fort séduisante.
J'ai essayé de "triturer" un peu ton fichier afin de mieux comprendre comment il fonctionne et comment je peux l'utiliser (comment compléter la Base de Données, les effectifs etc....) mais j'aurai un peu plus de temps pour le faire demain et t'en rendrai compte avec plus de détails...
C'est avec plaisir que je te fais passer ci-joint la nouvelle version de " Récapitulatif Paris 1 juillet 2013 " avec l'extension .xls au lieu de xlsx. comme tu le souhaitais.
Cela te permettra ainsi de voir un peu le type d'infos que je souhaite obtenir, sachant que j'ai l'impression que ta proposition y répond déjà en grande partie....
En tous les cas, je ne suis pas obligatoirement attaché à MA présentation.....

Encore merci, je retourne sur ton fichier, et excellents soirée,
bien Excellement,
Peppone31.

 

[Lean]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

J'ai finalisé mon idée de base avec une gestion par "groupe" dont le concept n'est pas forcément figé.

Dans le classeur joins, j'ai mis quelques commentaires dans certaines cellules mais globalement, toute la gestion se fait à l'aide du formulaire (création d'un nouveau groupe, modification d'un groupe etc...)

Prenez le temps de le tirturer et de le tester et ensuite rapportez moi ce qui ne va pas.

Cordialement

 

[Peppone13]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Bonjour Le Forum,
Bonjour Lean,
et tout d'abord, bon courage à tous ceux (et celles) qui comme moi ne sont pas en vacances.....
Notre tour finira bien par arriver

Tout d'abord, merci Lean pour la version encore plus aboutie du fichier....
Je crois qu'effectivement, la gestion par "groupe" comme tu la propose est la plus appropriée.

On peut résumer par : 1 groupe (c'est à dire 1 convoi) = 1 ville de départ + 1 ville d'arrivée.

Ensuite, le formulaire permettra de suivre l'évolution de ce groupe et de détailler :
- les personnes qui descendent en cours de route (fin du voyage)
- les personnes qui descendent en cours de route pour prendre une correspondance,
- les personnes qui montent en cours de route (début de voyage),
- les personnes qui montent en cours de route (en correspondance).

En testant le fichier, ne serait-il pas utile de rajouter (onglet Gestion) pour plus de compréhension une colonne avec la destination du convoi.

J'ai rempli le tableau à partir de l'exemple suivant :
10 personnes partent d'Angers en direction de Strasbourg (train n°123).
2 descendent à Paris (fin du voyage)
3 montent à Paris (viennent de Lille train n°AAA arrivé à Paris à 10h12) en direction de Strasbourg
EFFECTIF à DESTINATION (terminus) : 11 personnes

J'ai modifié le tableau "à la main" en rajoutant quelques colonnes et menus déroulants qui me semblaient utiles pour l'utilisation des tableaux "sur le terrain", mais ce ne sont que des suggestions....

Voili-voilou les premiers résultats de mes cogitations !!!
Te remerciant par avance et te souhaitant une excellente journée,
Peppone31.

PS : Excellente idée le calendrier associé (double-clic)

 

[Lean]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

J'ai adapté les macros avec la nouvelle structure.
Vu que je ne connais pas trop le contexte et les enjeux je reste distant sur mes idées et te laisse formater le fichier comme bon te semble.

Avec une base de donnée en ligne telle que nous l'avons fait la synthèse sera je pense assez facile à structurer.

Si le moyen et la méthode de gestion actuelle convient et qu'il n'y rien d'autre à ajouter, peut-ête faudrait il bien alimenter la base de donnée pour ensuite travailler sur la synthese.

Par défaut j'ai mis un TCD pour la synthese car c'est un outil pratique et assez bien modulable

 

[Peppone13]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Hello Lean (dur à prononcer !!!!),
bonjour le Forum,

un grand merci pour ces nouveaux éléments.
Je les ai téléchargés, mais ne pourrait les "étudier" que ce soir (ça me tarde d'ailleurs !!!)....
Je regarderai comment compléter la base de données (sachant que celle-ci est IRL en perpétuelle évolution !!!), et te tiendrai au courant "dans la foulée"

excellente fin d'après-midi,
bien excellement,
Peppone.

 

[Lean]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Entendu.
Phonétiquement cela se prononce " line "
(->Lean Manufacturing, Lean Managment...)

 

[Peppone13]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Bonsoir Le Forum,
Bonsoir Lean,

comme convenu, j'ai essayé de "jouer" avec le fichier, mais je pense que j'ai besoin d'un complément d'information :

En effet, j'ai essayé de créer un nouveau convoi (autant commencer pas le début !!!), mais je ne sais pas à partir de quel onglet je dois le faire :
=> est-ce à partir de "Gestion" ou "BD" ?
j'ai tenté les 2 solutions à partir d'un convoi très simple, mais sans parvenir à alimenter le tableau "Synthèse"
(je t'endends déjà : "rôôô, le boulet !!!!!")....
Je n'arrive pas à utiliser le bouton "Ajouter/modifier".... ou disons que j'ai essayé plusieurs fois dans des procédures différentes, mais sans que ça ne complète mon tableau "synthèse", parce que je pense que c'est à ça que sert le formulaire, non ?
Sans trop y connaître grand chose, j'ai essayé de regarder le code de la macro, mais elle est protégée par un MDP (vaut mieux éviter les gaffes !!!)....
Voilà où j'en suis pour le moment..... ce qui est rageant car j'ai l'impression que la solution n'est pas loin !!!!
Excellente soirée,
&@+,
Peppone.

 

[Lean]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

La feuille " Gestion " permet de :
1) Créer un nouveau convoi
2) Modifier un convoi existant (parce qu'il y a toujours des changements et des infos de dernière minute)

La feuille "BD" :
C'est la Base de donnée où toutes les infos saisies dans le formulaire (feuille Gestion) sont stockées.
--> Aucune modification ne doit y être apportée sauf cas de force majeur.

La feuille "Synthèse" :
C'est la feuille qui sera l'équivalent du fichier "Récapitulatif Paris" mais pour le moment, la base de donnée étant vide, j'ai limité la plage d'analyse à quelques lignes.


Pour créer un nouveau convoi :
sers-toi de l'information fourni dans la case A1 de la feuille Gestion
Il y a d'écrit "Conv N° (1)". Le chiffre entre paranthèse signifie qu'il y a 1 convoi dejà organisé dans la base de donnée. Donc le prochain convoi devra porter le N° : 2.

Dans la case B1 tu saisis alors le numéro du convoi que tu veux créer (numéro 2 par exemple) et tu valides par la touches entrée ou tabulation et toutes les cases blanches du formulaires vont s'effacées car dans la base de donnée, le convoi N°2 n'existe pas.

Tu entres ensuite toutes les informations du convoi (ville, effectif, correspondances etc...) et tu cliques le bouton en C1 " Ajouter/Modifier" . Cela a pour effet de tout copier dans la feuille BD (le n° du convoi, les correspondances etc..)


Donc ca c'est le cas d'une création de convoi mais maintenant pour modifier un convoi déjà existant :
Dans la feuille Gestion en cellule B1 tu entres le N° du convoi que tu veux modifier et automatiquement après avoir appuyé sur entrée ou sur tabulation, les informations relatives à se convoi vont s'afficher dans les différentes cases du formulaire.

une fois les informations chargées, tu modifies ce que tu as modifier (un effectif, une date...) et tu clique à nouveau sur le bouton en C1 (Ajouter/Modifier). Cela a pour conséquence de mettre à jour la base de donnée avec les nouvelles informations

Dans cette version du fichier que je te joins, ne t'inquiète pas, toutes les informations présente dans la base de donnée seront utilisable dans le TCD.

En esperant avoir été clair dans mes explications...

 

[Peppone13]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Bonjour Le Forum,
Bonjour Lean,


ayé, je comprends mieux la "procédure"

En tous les cas, c'est super, car je pense qu'effectivement ça va vraiment me simplifier la vie !!!!!
Ce qui n'est pas grave, puisque c'était le but recherché !!!

Je vais partir en déplacement professionnel ce matin jusqu'à jeudi soir, et comme je n'aurai à priori pas de connexion internet, je vais disparaître de la circulation (ce qui me fait rager, car je suis vraiment à fond avec ton fichier...)
J'ai tout copié sur une clef et ai pris tout mon dossier "papier" pour avancer un peu de mon côté si le temps m'en laisse le loisir....
Quoiqu'il en soit, je me reconnecterai jeudi en fin de journée....
et vraiment, un grand merci à toi, d'autant plus que je ne voyais pas du tout comment transformer mes besoins papier en réalité EXCEL !!!

Bonne journée,
&@+,
bien excellement,
Peppone (<= ça se prononce tout simplement Peppone, mais rien à voir avec Peppone Manufacturing ou Peppone Managment !!!)

 

[Lean]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Bon courage à toi pour la suite de cette semaine...
Je suis parti sur l'idée de creer des groupes afin de pouvoir quantifier le nombre de convoi géré (utile pour des stats)
Mais je me repete, ne connaissans pas le contexte (Dans quel but se fichier existe il ? Sur quoi Agit il ? Qui est amené à l'utiliser ? etc...) je reste discret sur d'eventuelle autres solutions...

Sinon une autre question me hante, vous travaillez pour la SNCF ?

 

[Peppone13]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Re Hello,

en fait, n'étant pas encore parti, j'avais préparé une longue réponse circonstanciée...... que j'ai perdu pour ne l'avoir pas enregistrée assez tôt !!!! (j'ai bien vu les sauvegardes automatiques, mais je sais pas où elles sont enregistrées !!!)
En gros, je précisais que je ne travaillais pas pour la SNCF, mais dans le tourisme, et que je suis amené à gérer un grand nombre de déplacement de groupes (surtout en ce moment !!!) : une centaine de convois, une cinquantaine de villes/correspondances, et des correspondances train/minibus/autocars/bateau, voir avion.

Dans chacune de ces étapes, il y a donc des personnes qui montent (début de voyage ou correspondance) ou qui descendent (fin de voyage ou correspondance).

Le fichier, qu'actuellement je fais avec papier/crayon (et gomme) me sert à :

1) concernant les villes étapes, connaître tout le trafic sur celle-ci à une date donnée. Par exemple, j'imprime une feuille A4 que je donne au chef d'escale et qui saura tout de son activité de la journée : combien de personnes arrivent, d'où viennent-elles, combien d'heure (ou minutes ?) passeront-elles sur place avant de prendre la correspondance ? (Ceci permet par exemple de savoir s'il faut livrer des repas, de l'eau, louer une salle ou une consigne pour les bagages, combien de personnel à prévoir sur place, surtout s'il y a des personnes à mobilité réduite.....).

2) concernant les convois, j'imprime un document A4 simple pour le chef de convoi, qui saura ainsi tout de son activité entre la ville d'origine et celle de destination : qui monte, qui descend, quand, où..... Il devrait ainsi n'oublier personne en cours de route !!!

3) ces tableaux me permettent d'être certain que toute personne prise en charge arrivera à destination !!!!
Exemple : la correspondance pour les 3 personnes qui descendent à La Roche Migenne à destination de Nancy est-elle bien prévue ?

Voilà, en gros, l'intérêt de ce fichier, pour lequel ton intervention permet déja de bien avancer....
Surtout, n'hésite pas à me poser des questions si besoin, sachant effectivement que mes réponses peuvent avoir une importance sur le fond et la forme de la solution !!!

Te remerciant par avance, et te souhaitant une excellente moitié de semaine !!!
A jeudi soir donc (sauf si je peux me connecter avant),
@+,
bien excellement,
Peppone.

 

[Lean]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

ce que je vais dire dans se post n'est que mon avis et en rien une obligation.

Si ce n'est pas déjà fait :
Plannifie un brainstorming avec les chef d'escale afin d'obtenir la liste des informations dont ils ont besoin dans leur feuille de route. Une fois cette liste établie et après analyse sur la pertinence, intégrer les critères dans le formulaire.

Comme les exemples que tu as cités : personne à mobilité réduite, repas, reservation de x truc etc.

 

[Peppone13]

Re : préparer des feuilles de transfert de personnes.....

Bonsoir Le Forum,
Bonsoir Lean,

Petit coucou depuis la montagne où j’ai fini par trouver une connexion pour quelques minutes.

J’en profite donc pour reprendre le fil et te dire que même si l’idée du brainstorming est bonne, elle est malheureusement difficile à mettre en place pour des raisons pratiques.
Du coup, je laisse une marge de manœuvre importante aux différents intervenants (chefs d’escale ou de convois), car je les connais bien.
Je les sais autonomes à partir du moment où ils sont en possession d’un maximum d’informations.
Donc il faudrait certainement, effectivement, rajouter une rubrique « observations » dans le formulaire à remplir concernant :
- La nature du groupe : enfants, vacances adaptées, mobilité réduite, (sachant qu’il peut y avoir des choix multiples)
- la nature des prestations : réserver une salle, prévoir bouteilles d’eau, prévoir goûter, livrer panier-repas (sachant qu’il peut y avoir des choix multiples),

car c’est à partir de ces observations que mes différents correspondants vont tout organiser sur place.

Je pense qu’il faut également (se) garder la possibilité de créer de nouvelles rubriques au fur et à mesure du temps (il y a par exemple des besoins différents entre l’été et l’hiver). Je pensais par exemple à des menus déroulants ?.

Sinon, j’ai utilisé ton dernier fichier en suivant ton mode d’emploi, et je commence à bien en appréhender le fonctionnement je crois. Je vois le fil conducteur de tes pensées, et je suis emballé par le résultat qui se dessine.

Je pense que je serai en mesure de revenir plus tard dans la soirée sur le forum, sinon demain dans la journée, et je ne manquerai pas de me signaler sur le forum à ce moment là.

Merci pour ton aide, et excellente soirée à tous,

Bien excellement,
Peppone.

Edith me dit d'aller chercher mes bouquins EXCEL en rentrant ce soir, et de bien relire le chapitre concernant les TCD !!!!!