Outil de suivi de demandes

Arpopa

XLDnaute Nouveau
Bonjour à tous et toutes,

Ceci est un appel au secours. Je dois mettre en place un outil de suivi de Relevé des Information Demande Actions des équipes de la DSI : L’idée est de généré un fichier de suivi partagé permettant de faire une évaluation de charge et l’affectation des ressources aux projets. Dans mon idée le document est formé de plusieurs onglets (voir document joint) :
  • J’ai complété et mis en place les différents contrôles dans la majorité des cas pour la première partie tableau récapitulatif.
  • J’ai complété la table de référence

Onglet : TABLEAU RECAPITULATIF

J’ai complété la première ligne pour donner un exemple

Colonne A : Origine de la demande :
5 valeurs possibles (Interne ; Externe, Fournisseur, Libre1, libre 2)

Colonne B : Projet ou application

A Compléter à partir de la liste de projets de la table des références

Colonne C : n° Action

Le numéro doit être unique et ne pas pouvoir être réutilisé pour une autre action (d’où l’onglet piste d’audit qui permet de s’assurer qu’un petit malin ne change pas une demande ancienne par une nouvelle demande (notion de délai de prévenance je précise plus loin )

Colonne D : Date de création

Date complétée automatiquement avec la date du jour lors de la création. (J’avais mis une alerte d’erreur mais elle n’empêche pas de saisir une date erronée. Si on ferme la boite de dialogue du message d’alerte la date saisie reste)

Colonne E : Instance Origine :

A compléter à partir de la liste de choix de la table de référence.

Colonne F : Objet :

Champ libre en saisie, en gros un résumé de domaine impacté par la demande.

Colonne G : Type :

Liste de choix, type de demande (Information, Décision, Action).

Colonne H : Demande

Descriptif de la demande avec suffisamment de détail pour qualifier correctement.

Colonne I : Statut

Liste de choix (Abandonné, Attente information, Attente validation, En cours, Non démarré, Reporté, Clos)

Colonne J : Demandeur

Liste de choix à partir de la table de référence ressource affectée (limitation aux profils ayant PROJ ou MAN en préfixe du prénom et du nom) ça je ne sais pas faire ☹.

Colonne K : Criticité

Liste de choix à partir de la table de référence, Criticité de P1 à P5 (Si p1 est sélectionné j’ai besoin d’indiqué les informations suivantes : "Demande urgente demandant un délai de validation inférieure à 7 jours, merci de faire la demande directement auprès du manager décisionnaire en indiquant le numéro de RIDA")

Colonne L : Date de réalisation souhaitée

La saisie du champ est contrainte, je vais essayer d’être limpide dans mon explication, alors, euh :
Plusieurs contraintes de temps la première, la date souhaitée ne peut être inférieur à 7 jours après la date de la demande, ceci à des fins d’évaluation de charge et de complexité de réalisation. (Hors des P1 qui ne peuvent suivre cette règle). Deuxième contrainte, la réunion de mise en état et la décision ont lieu le vendredi pour réalisation à minima le lundi de la semaine S+1 soit 9 jours après.

Colonne M : Durée estimée

Liste de choix à partir de la table de référence durée, les durées vont de 0 pour une prise de décision en réunion à 2 jours maximum de charge

Colonne N : Compétences requises

Liste de choix à partir de la table de référence ressource affectée.

Colonne O : Ressource affectée

Liste de choix à partir de la table de référence ressource affectée.

Colonne P : Valideur

Liste de choix à partir de la table de référence colonne Valideur


Colonne P : Valideur

Liste de choix à partir de la table de référence colonne Validation

Dans l’idéal j’ai besoin d’un bouton pour la création qui incrémente un numéro de RIDA dans la colonne C : n° action. Un bouton pour la suppression de l’action (le numéro de rida ne doit pas être réutilisable).

Onglet : Synthèse des demandes
J’ai besoin de faire un tri par acteur et ou service et numéro de semaine, avec deux objectifs faire la revue des demandes avec les équipes pour ensuite en faire une extraction pour le plan de travail de la semaine s+1
Pour la sélection par acteur le critère de tri est simple, table de référence, ressource affectée.
Pour le service c’est plus complexe, la sélection doit se faire sur le préfixe de la colonne ressource affectée (ADM, DESK, INFRA MAN, PROJ, PREST)
N° de semaine pour faire la sélection des actions demandées.

Onglet TDB
Mes besoins :
Sélection d’une date de début et date de fin (besoin pour extraire les données à la semaine et au mois)
Liste des demandes par statut avec le nombre avec la possibilité de faire un choix plusieurs critères (clos et abandonnée) Attente (information et validation) ensuite (non démarré, en cours, reportée)
Liste des demandes par services (ADM, DESK, INFRA MAN, PROJ, PREST)
Liste de demandes par ressource, choix à partir de la liste des ressources affectées
Liste des demandes avec durée supérieur à deux semaines, supérieur à un mois depuis la date de demande hors clos et abandonnée

J’ai essayé de faire au mieux mais ma maitrise d’Excel est celle d’une novice.
Merci au site et a ceux qui y participent, j’ai déjà bien évolué grâce à vous.
J’espère que j’ai été claire dans ma demande.

Amicalement
Eulalie
 
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