Export données comptable-retraitements

[Azerty13]

Bonjour à tous,

Je vous sollicite. Je suis tout nouveau sur le site. J'ai lu énormément de choses sur le forum. On apprend beaucoup !

J'ai besoin de votre aide. J'ai dans l'idée (je suis en stage) de mettre en place des tableaux de bord simples et compréhensibles. Je me retrouve avec un fichier Excel qui me regroupe les soldes de mes comptes.

C'est un fichier test et je ne sais pas trop encore quoi mettre en valeur. On voit très bien toutes les possibilités de retraitements (VA, CA, EBE, Charges, Produits). Les possibilités sont nombreuses.

Ma question est un peu compliquée et je ne sais pas si elle est possible. Je souhaiterais, à partir d'un fichier brut comme ça, pouvoir intégrer une sorte d'automatisation de mise en forme en fonction de critères prédéfinis.

Ex: à partir du fichier source je souhaiterais connaître la part des charges par rapport au CA (comptes de classe 6 par rapport à la classe 7). Mettre ça sous forme de pourcentage et pourquoi pas sous forme de graphique.

J'espère avoir été clair et que vous pourriez m'aider, m'éclairer.

Bien cordialement

 

[Excel-lent]

Re : Export données comptable-retraitements

Bonsoir et bienvenu sur le forum Azerty13,

J'ai lu énormément de choses sur le forum

Tu as donc dû remarquer que les internautes proposé un fichier avec le résultat souhaité, et qu'ils posaient une question précise?

Sinon, la réponse sera juste mais forcément vague! Ce qui à mon avis ne t'aideras pas beaucoup

Ma question est un peu compliquée et je ne sais pas si elle est possible.

Oui c'est possible, non la question n'est pas compliquée. Par contre la réponse ...

Mais bon, cela dépendra de tes besoins, de tes exigences, et surtout de ton niveau en Excel!

En attendant de pouvoir te répondre plus précisément :

Réponse "formulistique" (mot inventé pour l'occasion) => les formules suivantes devraient bien t'aider :
-> GAUCHE(cellule comportant ton numéro de compte;1)=6
-> GAUCHE(cellule comportant ton numéro de compte;1)=7
-> SOMME.SI(...)
-> NB.SI(...)
-> SOMMEPROD()
->peut-être les formules matricielles
-> ...

Réponse "VBAiste" (mot inventé pour l'occasion) a ne tenter que si tu connais déjà le VBA, les UserForm et compagnie :
-> à l'aide d'une boite de dialogue, proposer à l'utilisateur les différents calculs, graph, disponible, et lorsqu'il clic dessus, les réaliser
=> avantage : ton fichier sera plus léger, moins lourd visuellement, car l'utilisateur n'aura que ce qu'il veut, ...

Bonne soirée

 

[Azerty13]

Re : Export données comptable-retraitements

Oups désolé pour le fichier, je l'ai complètement oublier.

Vous verrez que le fichier est très très brut. Le travail parait compliquer pour moi.
Les formules que vous avez abordé, je les connais; Disons que j'ai un niveau intermédiaire en excel.
Par contre votre approche VBA est ce qui correspond vraiment à ce que je souhaite réaliser, mais malheureusement je ne sais pas faire.

L'idée en fait, c'est qu'à chaque fois que le fichier balance est généré depuis le logiciel de compta, qu'il ne faille pas recoller les données dans un nouveau classeur pour les retraiter.

Je souhaite faire quelque chose de simple et de pratique, dans la limite de mes petites compétences. Si il faut qu'à chaque fois l'exploitant s'emm.... à faire 150 manipulations, il va laisser tomber...

C'est un gros problème pour moi

 

[Excel-lent]

Re : Export données comptable-retraitements

Bonsoir Azerty13,


Si j'ai bien lu entre les lignes, le genre de fichier ci-joint devrait te convenir?

Présentation clair, pas de VBA, des formules souples, faciles, et adaptable sans prise de tête.

Bien sûr, il s'agit là d'un fichier brut de décoffrage, je te laisse améliorer la présentation et rajouter les analyses que tu souhaites.

PS. : étant donné que tout le monde n'est pas comptable sur le forum, si tu avais détaillé tes formules :
Résultat = total des comptes commençant par 7 - total des comptes commençant par 6
EBE= ...
...

Quelqu'un de plus rapide que moi aurait pu te répondre plus tôt

La seule manipulation que tu auras à faire sera :
-> exporter ta balance sur ta feuille Excel
-> adapté tes zones "Compte" et "Solde"

Car toutes les formules sur l'autre onglet se mettrons à jours automatiquement.

Bonne soirée

 

[Azerty13]

Re : Export données comptable-retraitements

Merci pour ton aide. Je regarde le fichier dessuite. Merci beaucoup parce que ça doit pas être facile d'aider un mec qui est pas clair dans ce qu'il veut.
Je repasse bientôt.

 

[Azerty13]

Re : Export données comptable-retraitements

Je viens de regarder,

Vraiment très pratique la SOMMEPROD.

Par contre moi ce qui me gêne c'est l'utilisation sur le long terme c'est assez laborieux.
Je m'explique. Copier coller la balance brute qui a été générée c'est pas le bout du monde. Jusque là ça va. Par contre là ou ça coince. C'est qu'il va falloir à chaque fois sur un nouveau feuillet nommer les cellules et surtout revoir les formules pour avoir la possibilités de faire des comparaisons historiques...

Sous cette forme ça va pas le faire... tout en sachant que je vais pas savoir combien il va y avoir de balance potentiellement incluses dans ce fichier. Ca facilite pas la tâche tout ça...

Je sais pas si je suis très clair

 

[James007]

Re : Export données comptable-retraitements

Bonsoir,

Je ne suis pas sûr de comprendre tous tes commentaires ... mais quelques pistes pour profiter à fond des jolies formules d' Excel- lent ...

1. Tes zones Solde et Compte peuvent être définies dynamiquement ... et donc s'adapter toutes seules à ton nombre fluctuant de lignes
2. Si tu utilises des fichiers, une petite macro t'éviterait la répétition de la création des noms et de la recopie des deux formules ...

A +

 

[Azerty13]

Re : Export données comptable-retraitements

James007 tu abordes une piste que j'ai eu du mal à expliquer. Pour résumer, en effet, il est potentiellement possible de générer autant de balances que de jours. Tu fais le compte, ça en fait un sacré paquet. D'où techniquement, pas très pratique de rassembler dans un seul et même fichier toutes ses données... C'est ingérable.

Par contre ta deuxième solution me plaît. J'aimerai pouvoir générer autant de balances que je souhaites. Puis rassembler dans un autre fichier excel toutes ses infos avec une macro comme tu le proposes.

Ma question est est-ce possible ?

(imaginons un dossier rassemblant 15 balances sous format excel. Un fichier excel avec la macro qui me rassemble et me synthétise toutes ces données automatiquement)

 

[Excel-lent]

Re : Export données comptable-retraitements

Bonsoir James007, le fil,

Azerty13, en effet, comme la question était générale, ma réponse était générale

Pour le reste, ne sachant pas comment tu voulais t'organiser :
-> extraction de la balance tout les ...
-> tu écrase le fichier précédent ou l'archive ou veut l'utiliser via un onglet récap?
-> ...?

Bref, tout pleins de points restant trop vague pour pouvoir adapter ma réponse à ton cas précis.

Tu peux par exemple :
-> ouvrir ton fichier modèle
-> le renommer : "Balance au 310109"
-> extraire ta balance
-> les calculs se font tout seul (car les zones "compte" et "solde" comme indiqué par James007 peuvent s'adapter automatiquement à la taille de ta balance, et cela sans VBA ).
-> archiver le fichier

Puis tu fais de même avec ta Balance au 280209, au 31/03/09, ...

Mais cela est dans le cas où tu ferais une extraction + analyse par mois (sans comparatif).

=> un fichier récap avec un lien vers chaque fichier (d'où l'importance d'un modèle pour avoir une présentation identique d'un mois sur l'autre, plus facile pour faire une synthèse, et importance d'avoir mis tout les fichiers dans le même répertoire!)

=> mais sinon, tu peux dans le même fichier avoir 25 onglets dans 1 et 1 seul fichier! (plus facile à utiliser - pas de problème de liens cassé à cause d'un fichier qui a été déplacé, supprimé, ...)
* onglet 1 : récap
* onglet 2 : balance à fin janvier
* onglet 3 : analyse, calcul à fin janvier
* onglet 4 : balance à fin février
* onglet 5 : analyse, calcul à fin février
* ...

Mais c'est vrai que si tu veux faire une extraction par jour, ma dernière proposition deviendra vite indigeste! J'ose compter le nombre d'onglet nécessaire... (365 jrs * 2 + 1 (récap) - nb de samedi - nb de dimanche - nb de jrs férié dans l'année)

Tu vois qu'il est important de bien détailler tes contraintes, et tes envies?

Personnellement, je ne vois pas comment tu peux analyser tes balances tous les jours. Certaines doivent être fausse et non représentative non?

Car selon les logiciels de comptabilité utilisé, souvent certaines écritures sont passé automatiquement (amortissements, provisions, ...) mais générés à des dates très précises! Donc toutes les balances édités avant seront erroné il manquera par exemple les écritures d'amortissement du mois!...

Dans l'attente de plus d'information sur tes envies, et les points sur lesquels tu coince.

Bonne fin de semaine

 

[Azerty13]

Re : Export données comptable-retraitements

Merci pour ta réponse Excel-lent,

=> mais sinon, tu peux dans le même fichier avoir 25 onglets dans 1 et 1 seul fichier! (plus facile à utiliser - pas de problème de liens cassé à cause d'un fichier qui a été déplacé, supprimé, ...)
* onglet 1 : récap
* onglet 2 : balance à fin janvier
* onglet 3 : analyse, calcul à fin janvier
* onglet 4 : balance à fin février
* onglet 5 : analyse, calcul à fin février

Effectivement tu as raison; 1 onglet qui récapitule et qui fait la synthèse, puis deux onglets pour chaque mois. Je crois que c'est le plus simple et surtout techniquement c'est moins risqué. Faire des renvois vers des fichiers extérieurs, à tous les coups, il y aura un problème.

Ce que j'arrive pas trop à comprendre c'est comment tu arrives à adapter tes formules sachant qu'on ne saura pas à l'avance la longueur précise de la balance et surtout vis à vis des noms. c'est toujours les même de mois en mois ?

 

[bcharef]

Re : Export données comptable-retraitements

Bonjour Azerty13, Excel-lent & James007,
Bonjour à toutes et à tous.

Additivement aux recommandations formulées par notre ami Excel-lent, et suite à une pratique quotidienne de ce type d'analyse comptable, j'ai le grand plaisir de vous proposer une solution qui est généralement admises chez les comptables est la solution par un Tableau Croisé Dynamique.

Et, afin d'aboutir aux vos besoins essayer de bien renseigner votre base de données, de toutes les écritures comptables tel que date et journal.

Ceci vous permettra d'afficher des feuilles d'une manière automatique de vos divers journaux mois par mois.

A vous lire et bon courage.

Cordialement.

Bcharef

 

[Azerty13]

Re : Export données comptable-retraitements

Merci bcharef,

Mais l'idée et c'est bien ça qui est embêtant, c'est de limiter au maximum les manipulations. Je suis en stage, tant que j'y suis, je peux suivre quotidiennement l'évolution et renseigner mes tableaux de bord. Par contre quand je partirai, ce sera une trop grande perte de temps pour les exploitants.

 

[bcharef]

Re : Export données comptable-retraitements

Re bonjour Azerty13, Excel-lent & James007,
Re bonjour à toutes et à tous.

Merci bcharef,

Mais l'idée et c'est bien ça qui est embêtant, c'est de limiter au maximum les manipulations. Je suis en stage, tant que j'y suis, je peux suivre quotidiennement l'évolution et renseigner mes tableaux de bord. Par contre quand je partirai, ce sera une trop grande perte de temps pour les exploitants.

Du fait que vous êtes en période de stage, et que vous disposiez de données des exercices antérieurs, dont vous êtes demander d'exploiter, afin de déterminer leurs évolutions ainsi que de renseigner ces tableaux de bord.

Une fois que la méthode de travail sera effectuée seulement entre deux période soit mois, le reste des périodes sera automatisé tel que: trimestre, semestre et année par des tableurs et sa minimisera beaucoup de temps pour les exploitants dans l'avenir.

A vous lire et bon courage.

Cordialement.

Bcharef.

 

[f2zconseil]

Re : Export données comptable-retraitements

bonjours a tous
s'il vous plait ;j'ai besoin de savoir comment mettre une balance exporté depuis un logiciel vers excel dans une balance prédéfinie.