XL 2013 Base documentaire

[karybou]

Bonjour le Forum,
J'ai récupéré sur le forum un fichier pour la gestion documentaire très bien fait. J'ai essayé de l'adapter à mes propres critères de gestion et malheureusement je coince.
J'ai (je pense) modifié tous les critères dans le code, mais quelque chose coince dès que je lance l'application pour une recherche, un ajout, une modification. Rien de va.
Merci à vous si vous pouviez m'accorder un peu de votre temps pour me corriger ce que j'ai préparé.
Idéalement j'aimerai bien que les utilisateurs puisse avoir seulement l'accès aux formulaires, la base de données des fichiers ne doit pouvoir être modifiable que par le resp.qualité. Est-ce possible de faire ce type d'affichage ?
je vous joins le fichier avec ce message.
Infiniment merci pour votre aide.
Bon dimanche à tous.
Amicalement.
K.

 

[karybou]

Hello Bernard, le forum,
Je reviens vers toi concernant la gestion documentaire, j'ai pas mal testé le fichier et te dire que c'est vraiment bien. J'ai cependant quelques aménagements ou modifications à te demander si cela est possible bien entendu. Pardonne-moi déjà de te solliciter à nouveau.
1- Concernant le lien vers les documents : est-il possible de faire en sorte dans le formulaire d'ouvrir le browser et de parcourir les fichiers afin de sélectionner le bon fichier à mettre en lien dans la colonne emplacement et de faire que ce fichier devienne un lien hypertexte ? Ce serait vraiment cool.
2- Est-il possible également de rendre des fichiers non accessibles, c'est à dire qu'ils soient affichés dans la liste des fichiers mais que ceux-ci ne puissent pas être ouverts (par exemple des fichiers en cours de modifications de versions....)
3- Pour la recherche de fichier, permettre une recherche via le n° du fichier
4- Toujours pour la recherche, est-il possible de prévoir les critères suivants pour rechercher un fichier : mots clés, genre, domaine, secteur, n°. Est-il envisageable de faire en sorte que le secteur soit le critère de tri principal, car en fait dans la pratique une personne ne doit pouvoir accéder qu'aux fichiers de son secteur
5- A l'utilisation, je me rends compte qu'il serait bien de créer une colonne supplémentaire pour y noter la version du document comme cela nous pourrions avoir un historique pour un document, qu'en penses-tu ?
6- Et dernière demande : je reviens sur le nommage du document, en fait idéalement cela devrait plutôt être (car plus parlant) le n° serait : Genre_Secteur_n°_titre du doc.
Je te remercie infiniment de ton aide pour ce dossier et je reste à disposition pour toute question.
Mille mercis et belle semaine à tous.
Bien cordialement
K.

 

[karybou]

Hello Bernard, le forum,
Je reviens sur mon dernier post car n'ayant pas reçu de nouvelles je me dis que ma demande est peut être pas claire ou trop compliquée.
Je comprendrai si tu crois qu'il faut aller moins loin avec ce fichier de gestion documentaire..
Je reste bien sur disponible pour toute autre précision.
Je te remercie beaucoup pour ton aide.
Bon week-end à tous.
Bien cordialement. K.

 

[bbb38]

Bonjour karybou, le forum,
Je te prie de bien vouloir m’excuser du retard pris, pour prendre connaissance de tes derniers messages. J’espère pouvoir d’apporter des réponses en fin de semaine prochaine, car je devrai avoir du temps de libre pour reprendre ton fichier, à compter du jeudi 16 février.
Avec mes excuses réitérées,
Cordialement,
Bernard

 

[karybou]

Hello Bernard, le forum,
Infiniment MERCI pour l'aide apportée, et désolée d'être dans l'attente mais j'ai trop envie de mettre en application cette gestion.
Je te, vous souhaite un excellent weekend.
Bien cordialement.
K.

 

[bbb38]

Bonjour karybou, le forum,
J’ai repris ton fichier pour essayer d’apporter les aménagements souhaités par ton message n° 16.
Peux-tu m’apporter des précisions pour les points suivants :

2- Est-il possible également de rendre des fichiers non accessibles, c'est à dire qu'ils soient affichés dans la liste des fichiers mais que ceux-ci ne puissent pas être ouverts (par exemple des fichiers en cours de modifications de versions....)

Ces fichiers non accessibles correspondent-ils à l’état du document (Publié, Archivé, Supprimé, etc…) ?

3- Pour la recherche de fichier, permettre une recherche via le n° du fichier

OK. Je suppose qu’il s’agit du no. Chrono (colonne A) ?

4- Toujours pour la recherche, est-il possible de prévoir les critères suivants pour rechercher un fichier : mots clés, genre, domaine, secteur, n°.

Oui, on peut toujours faire une recherche sur plusieurs critères (pour les mots clés, je n’ai pas envisagé de solutions).

4 (suite) - Est-il envisageable de faire en sorte que le secteur soit le critère de tri principal, car en fait dans la pratique une personne ne doit pouvoir accéder qu'aux fichiers de son secteur

Dans cette hypothèse, il serait peut-être préférable que la personne soit identifiée avant d’avoir accès à la base documentaire. Chaque tri aura certainement un code approprié.

5- A l'utilisation, je me rends compte qu'il serait bien de créer une colonne supplémentaire pour y noter la version du document comme cela nous pourrions avoir un historique pour un document, qu'en penses-tu ?

On peut créer une colonne supplémentaire pour indiquer la version du document, mais celle-ci ne donnera que le nom de la dernière version.
Sur la version 3, j’ai modifié la présentation et rectifié le nommage du document (demande n°.6). A vérifier si cela correspond à tes attentes
Cordialement,
Bernard

 

[karybou]

Bonjour karybou, le forum,
J’ai repris ton fichier pour essayer d’apporter les aménagements souhaités par ton message n° 16.
Peux-tu m’apporter des précisions pour les points suivants :

Ces fichiers non accessibles correspondent-ils à l’état du document (Publié, Archivé, Supprimé, etc…) ?

OK. Je suppose qu’il s’agit du no. Chrono (colonne A) ?

Oui, on peut toujours faire une recherche sur plusieurs critères (pour les mots clés, je n’ai pas envisagé de solutions).

Dans cette hypothèse, il serait peut-être préférable que la personne soit identifiée avant d’avoir accès à la base documentaire. Chaque tri aura certainement un code approprié.

On peut créer une colonne supplémentaire pour indiquer la version du document, mais celle-ci ne donnera que le nom de la dernière version.
Sur la version 3, j’ai modifié la présentation et rectifié le nommage du document (demande n°.6). A vérifier si cela correspond à tes attentes
Cordialement,
Bernard

Hello Bernard, le forum,
MERCI pour ton aide et pour le temps passé à te pencher sur mon fichier.
Voici quelques précisions :
Fichiers non accessibles, effectivement je pensais au statu du fichier publié.... mais en fait il suffit peut-être que le lien hypertexte soit inactif
C'est bien du numéro chrono col1 dont il s'agit
Ok pour la recherche multi-critères c'est Cool
Oui je pensais à une identification en amont, à l'ouverture de l'appli
Ok pour la colonne version c'est bien ainsi que je le voyais.
Ok pour le nommage du doc
MILLE MERCIS encore, je vais tester cela et te redis.
Belle journée et bonne semaine.
Cordialement
K.

 

[karybou]

Hello Bernard, le forum,
Je reviens vers toi car je viens de regarder le fichier.
Le nouveau menu va super, MERCI, confirme moi si l'item "visualiser un document" dans le menu va correspondre à la recherche.
Le nommage des documents est parfait.
Comment vois-tu les accès pour les utilisateurs qui lanceront une recherche, nous avions parlé de deux fichiers distincts ? Un pour la gestion des données, un pour l'accès aux recherches.
Je te remercie pour ton aide encore une fois.
je reste à disposition pour toute question.
Bien cordialement.
K.

 

[karybou]

Hello Bernard, le forum,
Encore une petite chose concernant le fichier en dernière version, as-tu la possibilité de faire appel à la fenêtre parcourir les fichiers pour la sélection d'un fichier qui est à enregistrer dans la base documentaire ?
Sinon encore des menus ne fonctionnement pas encore, c'est juste ? Il est noté "code non réalisé".
Je te remercie encore pour ton aide et reste à dispo pour toute précision.
Bien cordialement.
K.

 

[bbb38]

Bonjour karybou, le forum,

confirme moi si l'item "visualiser un document" dans le menu va correspondre à la recherche.

Suivant le nombre de mode de recherche d’un document, ce bouton de commande donnera accès à un menu pour rechercher, soit par no, genre, convention de nommage, etc.

Comment vois-tu les accès pour les utilisateurs qui lanceront une recherche, nous avions parlé de deux fichiers distincts ?

La séparation du fichier se décomposerait en un fichier pour les données, et l’autre pour les codes. Pour l’instant, je reste sur un seul fichier pour effectuer les tests. Je pensai donner accès au fichier, lors de l’ouverture de celui-ci, par un formulaire, en sélectionnant son nom par une ListBox et l’indication d’un mot de passe.

as-tu la possibilité de faire appel à la fenêtre parcourir les fichiers pour la sélection d'un fichier qui est à enregistrer dans la base documentaire ?

Je vais faire une recherche dans les fichiers d’exemples, en ma possession.
Cette semaine, je serai encore absent, mais j’espère pouvoir travailler sur ton fichier dès mon retour.
Cordialement,
Bernard

 

[karybou]

Hello Bernard, le forum,
C'est excellent, merci beaucoup pour ton aide.
Je reste dispo si tu as des questions.
Très belle semaine à toi et à vous tous du forum.
Cordialement
K.