Automatiser le réferencement de fiche d'instruction

Krolog

XLDnaute Nouveau
Bonjour,

Je m’appelle Zacharie, je suis actuellement en licence professionnelle Responsable en logistique en alternance.
Je travaille actuellement sur la création d’un fichier excel automatisé. Cependant il est clair que je n’ai pour l’instant pas les compétences en macro pour le réaliser. (Novice)

Je vais essayer de détailler le projet et les attendues de ce fichier le plus clairement possible, n’hésitez pas à demander plus de précisions.

Contexte :
Travaillant dans un centre de distribution, nous sommes en train de standardiser l’ensemble des modes opératoires. Les modes opératoires sont des instructions adaptées à chaque poste de travail.
Je souhaite réaliser une base de données, permettant :
- De créer et de référencer de nouvelles instructions
- Et de mettre à jour une date et un indice, lorsque l’instruction est mise à jour
J’ai créé un standard pour les instructions sur PowerPoint pour la forme et la mise en page.
Chaque instruction contient un bordereau sur lequel est indiqué :
La référence de la procédure ; La date de création ; (l’éventuelle) date de mise à jour ; et le nom du responsable qui a validé l’instruction.

Concernant le fichier excel :
Il s’agirait de la base de données. Il regrouperait également un certain nombre de variables :
Le type de l’instruction, l’ilot (c’est-à-dire le secteur), un numéro unique pour chaque instruction, l’intitulé de l’instruction, les initiales du responsable, la date de création, la date de mise à jour, et un indice qui évolue en fonction du nombre de mises à jour effectuées.

Vous trouverez une ébauche en pièce jointe

! Vous retrouverez la majeure partie des informations ci-dessus annotées dans le fichier excel !

J’aimerai automatiser un certain nombre d’actions lors de la création ou la mise à jour de ces instructions :

ci-dessous le déroulement du programme « dans le meilleur des mondes »

Tâche 1 :

Création d’une instruction

-L’utilisateur choisi via un menu déroulant : Le type de l’instruction et l’ilôt concerné. Il rentre ensuite le nom qu’il souhaite donner à l’instruction. La date de création est pré saisie via la fonction =AUJOURDHUI
Lorsque l’utilisateur remplit les champs, il appuie sur le bouton créer l’instruction.
A partir de ce moment :
-Vérification des numéros uniques (feuille NUM) et attribution d’un numéro unique pour l’instruction.
- L’intitulé de l’instruction est ajouté dans la feuille NUM a côté du numéro unique attribué automatiquement.
- Ces informations apparaîtront également dans la feuille BASE.
- Par rapport aux informations saisies dans les menus déroulants, les codes des feuilles TYPE et ILOT s’affichent automatiquement dans la feuille BASE
- La date est de création est automatiquement inscrite dans la feuille base également.
- L’indice de mise à jour est défini à 0 (puisque qu’il s’agit d’une nouvelle instruction)
- La référence de l’instruction (code ILOT + code TYPE + Numéro unique + Indice)
est créée (voir Feuille BASE):
-Le fichier Excel ouvre une copie du modèle d’instruction PowerPoint (qui est choisi en fonction du type d’instruction que l’utilisateur a choisi dans le menu déroulant) et le bordeaux est automatiquement complété avec les informations que l’utilisateur a définies.
Une fois qu’il a écrit son instruction, l’utilisateur appuie sur le deuxième bouton:

Valider instruction
- Le fichier est renommé [« Modèle standard.pptx » devient « «EXP-WI-0001-1 Procédure conditionnement » et enregistré dans le répertoire qui contient l’ensemble des instructions. (Cette dernière étape peut être réalisée en .bat si c’est compliqué via Excel.)

Tâche 2 :

Mettre à jour une instruction
L’utilisateur recherche soit par le n°unique soit par une recherche de mots clefs l’instruction qu’il souhaite mettre à jour. La recherche permet d’afficher les informations de l’instruction sur ligne, et j’aimerai mettre en place un bouton qui permet d’ouvrir le fichier PowerPoint pour le modifier, bon rien de trop compliqué, et un bouton qui met la date de mise à jour (logique ^^) et qui fait évoluer l’indice (0 pour l’édition originale puis 1 ,2 ,3…).

J’espère avoir bien expliqué le projet, une fois encore n’hésitez pas à demander des précisions.
Je me débrouille avec les formules d’Excel, tableaux dynamiques et en batch mais par contre Vba je suis une quiche, j’ai commencé à lire les tutos de novices, mais d’ici à ce que j’arrive à coder ça … vous aurez pris un coup de vieux ! :D


Merci d’avance aux passionnés qui prendront un peu de leur temps pour m’aider !
 

Pièces jointes

  • Referencement instructions.xlsx
    49.5 KB · Affichages: 53

Modeste

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le réferencement de fiche d'instruction

Bonjour Krolog, le fil, le forum,

Félicitations pour la remise du mémoire :D (que je lirai avec intérêt, même si le domaine de la logistique m'est à peu de chose près aussi familier que celui du tricot à quatre aiguilles ;))

J'ai ouvert le fichier ... pour m'apercevoir que je ne savais pas ce que tu attendais :confused:

Les indices ont disparu, soit, mais la référence, en cas de modification, reste la même ... ou pas??
Dans la feuille "Base", en cas de modification, on complète la ligne de l'ancienne instruction (colonnes G et I)? Mais ça voudrait dire qu'une instruction ne peut être modifiée qu'une fois (ou qu'on "écrase" au fur et à mesure les infos de ces 2 colonnes? Idem avec les "Valider"?)
Ou alors on crée une nouvelle ligne (avec la même référence, mais sans date de création!?)
Ou encore on crée une nouvelle ligne et une nouvelle référence, avec une date de mise à jour??
(au passage, la colonne G contiendra une date ... ou autre chose?)

Bref, lors de ta longue réflexion et au cours de l'échange avec ton responsable, j'étais absent :p (et en même temps, je ne me souviens vraiment pas avoir été invité!?)
Tu nous fait un point complet sur cette question?

Je n'ai pas eu le temps encore d'aller voir son travail, mais si les échanges de données entre Excel et PowerPoint t'intéressent, j'ai vu que Mickaël (mromain) avait partagé son travail ici
 

Krolog

XLDnaute Nouveau
Re : Automatiser le réferencement de fiche d'instruction

Hello !

Félicitations pour la remise du mémoire (que je lirai avec intérêt, même si le domaine de la logistique m'est à peu de chose près aussi familier que celui du tricot à quatre aiguilles )
Je t’enverrai ça, il faut que je vois si il la limite de poids des fichiers ne pose pas de problème
J'ai ouvert le fichier ... pour m'apercevoir que je ne savais pas ce que tu attendais
Les indices ont disparu, soit, mais la référence, en cas de modification, reste la même ... ou pas??

La référence reste la même tout à fait.

Dans la feuille "Base", en cas de modification, on complète la ligne de l'ancienne instruction (colonnes G et I)? Mais ça voudrait dire qu'une instruction ne peut être modifiée qu'une fois (ou qu'on "écrase" au fur et à mesure les infos de ces 2 colonnes? Idem avec les "Valider"?)
Oui on les nouvelles mises à jour écraseront les anciennes, colonne G I et valider.
La colonne G contiendra la date de mise à jour.

Bref, lors de ta longue réflexion et au cours de l'échange avec ton responsable, j'étais absent (et en même temps, je ne me souviens vraiment pas avoir été invité!?)
Tu nous fait un point complet sur cette question?
La prochaine étape est donc de rendre le bouton de mise à jour fonctionnel, c'est-à-dire qu’il mette à jour les champs remplis par l’utilisateur dans la partie mettre à jour.
Vu que l’instruction désirée s’ouvre, l’utilisateur pourra également modifier le contenu et sauvegarder ses modifications sur le fichier PowerPoint.

Je n'ai pas eu le temps encore d'aller voir son travail, mais si les échanges de données entre Excel et PowerPoint t'intéressent, j'ai vu que Mickaël (mromain) avait partagé son travail ici
Je vais y jeter un œil également !
 

Modeste

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le réferencement de fiche d'instruction

Bonjour le monde :)

La prochaine étape est donc de rendre le bouton de mise à jour fonctionnel, c'est-à-dire qu’il mette à jour les champs remplis par l’utilisateur dans la partie mettre à jour.
;) Ben ouais ;) mais, quand je disais de refaire un point, je comptais sur toi pour lister quelles colonnes de la feuille BASE devaient être modifiées et aussi me rappeler que je ne devais pas oublier la colonne C de la feuille "SUIVI", par exemple! Pour ta peine, tu es cordialement invité à vérifier ... que je n'ai rien oublié! :rolleyes:

J'ai pris la liberté de supprimer le contenu de F28 et F29 qui affichaient respectivement "Lien" et "Cliquer ICI" (sans qu'existe le moindre lien! et puis, le PPTX est ouvert, de toute manière).
Concernant le nom et l'auteur, j'ai affiché les valeurs, mais il serait peut-être prudent de protéger la feuille, pour empêcher un utilisateur distrait de modifier ou supprimer ces données!? (attention, si tu optes pour cette suggestion, il faudra qu'on autorise la macro à modifier le contenu des cellules verrouillées!)

Ai ajouté la "mise à blanc" de ces dernières cellules à l'ouverture du fichier.
 

Pièces jointes

  • Gestion instructions V3.5.xlsm
    49.7 KB · Affichages: 50

Krolog

XLDnaute Nouveau
Re : Automatiser le réferencement de fiche d'instruction

Hello !
J'ai un problème avec tes modifications, j'ouvre le fichier, active les macros, mais lorsque j'appuie sur le bouton créer un message d'erreur apparait:

Impossible d'executer la macro "gestion instructions V3.5.xlms!'Création'.Il est possible que le contenu ne soit pas disponible dans le classeur ou que les macros soient désactivées.

Et lorsque je clique sur le module de recherche, j'obtiens "erreur de compilation projet ou bibliotèque introuvable"

et la ligne
Private Sub UserForm_Initialize()
[B29:E29] = ""
est surlignée.

Que ce passe t'il ? :eek:

Merci !
 

Modeste

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le réferencement de fiche d'instruction

Bonjour,

Désolé, mais des coupures électriques se sont succédées, ici ... et les serveurs n'ont pas aimé!

- Pour "faire un peu de ménage" j'ai renommé les deux modules et j'ai ensuite oublié de re-définir la macro associée à la zone de texte. Fais un clic droit sur la zone de texte "Créer" > Affecter une macro > Sélectionner la procédure "Création", du module "Création"
- D'autre part, j'ai modifié le fichier, mais sur une machine équipée de Office 2013! Dans l'éditeur VBA, menu Outils > Références, tu as sans doute un "MANQUANT" pour PowerPoint 15.0? Décoche-le et va chercher, plus bas dans la liste le Microsoft PowerPoint 14.0 Object Library

Désolé pour ces deux oublis (ça devrait fonctionner mieux, maintenant ... Pense à enregistrer ces deux modifs ... Pas comme moi :eek:)
 

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