Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Tophe2

XLDnaute Impliqué
Bonjour le forum,

J'ai un fichier (que je dupliques en fonction des centres environ 35 actuellement) que j'utilise à chaque période de vacances scolaire.

Il y a 3 onglets un onglets "registre" où les directeurs demandent du personnel sur certainement période une ligne est égal à un contrat.

Si la demande est validé nous la passons en "Procédure en cours" et nous plaçons l'animateur ou Adjoint/directeur ou surveillant de Baignade dans l'onglet "Visuel" sur les semaines où il doit être affecté, avec de noté le 1er jour de contrat sur la 1er semaine d'emploi et sur la dernière semaine le dernier jour du contrat.

Il y a également un onglet "Effectif" en lien avec l'onglet "Visuel" qui nous informe du nombre d'enfants par semaine et donc des animateurs qui doivent être présent (maternelles : 8 enfants 1 animateur, primaires : 12 enfants 1 animateurs).

En Blanc dans l'onglet "Visuel" les animateurs à recruter semaine par semaine.

Existe t il une solution pour automatiser le placement des animateurs semaine par semaine, c'est à dire le passage de l'onglet "registre" à l'onglet "Visuel" c'est à dire la copie de la colonne A, B et C de l'onglet "Registre" en fonction des dates d'emploi.
et est il aussi possible de griser automatiquement les lignes de l'onglet "Visuel" en fonction du prévisionnel inscrit sur l'onglet "Effectif".

Je joins à ce mail une copie du fichier qui peut contenir au maximun 1 Directeur, 3 adjoints, 1 surveillant de Baignade, 30 animateurs et 1 agent de collectivité.

Merci par avance pour votre aide

Cordialement et bonne journée

Christophe.
 

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Tophe2

XLDnaute Impliqué
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Bonjour Chalet53,

J'ai regardé ta proposition d'hier soir ou il faut saisir sur l'onglet "registre" cela fonctionne il va falloir pour moi changer la procédure de remplissage du tableau mais pas de problème (j'y réfléchi).

Je t'explique quand même pourquoi je remplissai sur l'onglet "visuel" c'est pour proposer aux directeurs des animateurs.

Je m'explique au fur et à mesure des inscriptions des enfants les directeurs ont besoins d'animateurs le principe que j'utilisé jusqu'à présent était de les mettre dans l'onglet "visuel" dans une case colorié en jaune pour l'identifier rapidement et y joindre les adresse tél et obs pour qu'ils puissent les contacter rapidement et si tout est bon faire la demande de contrat.

Il est clair que si tout est effacé sur la feuille visuel il faudrait (si possible) avoir un onglet proposition que je suis le seul à pouvoir consulter (tout simplement en le masquant pour ça pas de pb) pour bien différencier la demande de contrat qui implique l'édition et l'envoi de ce dernier et la proposition qui peut être annulé si l'animateur n'est plus dispo ou pas intéressé.

Je viens de réfléchir à cette possibilité qui pour moi ne me ferai pas changer de beaucoup la procédure en cours.
Maintenant il est clair que si cela n'est pas réalisable car trop complexe ou autre je réfléchirrai à une autre solution pour faire les propositions aux directeurs et de les différencier par une couleurs (jaune jusqu'à présent).

Je vais regarder ta proposition d'hier soir qui reprends la version initial, mais sauf si les éléments que je t'apporte ci dessus de permette de trouver une solution plus simple et moins complexe à partir de l'onglet visuel sinon je suis prêt à partir de ta proposition c'est à dire à partir de l'onglet "registre" maintenant voir si il est possible d'aboir un onglet "proposition" pour le dissocier des demandes de contrat et si possible que cela apparaisse dans une cellule en jaune sur l'onglet "visuel" pour le ou les différencier des autres animateurs.

Merci par avance
Bonne Journée
Christophe.
 

CHALET53

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Re,

Bonjour Chalet53,

Je m'explique au fur et à mesure des inscriptions des enfants les directeurs ont besoins d'animateurs le principe que j'utilisé jusqu'à présent était de les mettre dans l'onglet "visuel" dans une case colorié en jaune pour l'identifier rapidement et y joindre les adresse tél et obs pour qu'ils puissent les contacter rapidement et si tout est bon faire la demande de contrat.

Christophe.

Tu les mentionnes dans la feuille Visuel sans les enregistrer dans la feuille Registre ?
Si oui, sur quelle semaine tu les enregistres ? Risque d'incohérence avec la feuille Registre

As-tu regardé le dernier fichier ?

a+
 

Tophe2

XLDnaute Impliqué
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Re,

Effectivement je proposai les animateurs à partir de l'onglet "Visuel" en mettant en Jaune la cellule du nom pour bien faire apparaitre la ou les propositions et cela sur chaque semaine pour que le directeur puisse le ou les contacter et vérifier quelques éléments c'est vrai qu'il y a eu quelques erreurs de date notament.

C'est une fois ce contact établi et qu'il est favorable qu'il y a la demande de contrat sur l'onget 'Registre".

le fait de tout effacer ne me permet plus de le faire (c'est ma faute j'avais totalement oublié d'en parler).

C'est pour cela que j'évoquai la possibilité d'avoir un onglet "proposition" qui fasse la même chose que pour les contrats onglet "Registre" mais en plus colorie la case du nom en jaune.

Ton dernier fichier fonctionne bien, il permet de faire la saisie des adresses .... sur les noms saisis et déjà présent sur l'onglet registre.
Cependant j'ai voulu saisir une adresse en G18 il me la copié plusieurs fois dans les cellules dessous idem pour le Tél et l'Obs !!

Mais je pense plus suivre tes conseils, c'est à dire de tout écrire sur l'onglet "Registre" pour la demande des contrats et pour garder l'idée de proposition, si c'est possible de faire un onglet spécial, on resterai je pense dans la procédure initial à peu de chose.

Qu'en penses tu ?

Cordialement
Bonne Journée
Christophe.
 
Dernière édition:

CHALET53

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Re,

Ce serait plus cohérent

A suivre

Version modifiée pour le fichier initial
Nécessité de saisir le nom sur toutes les semaines concernées avant de passer à l'adresse et ...
 

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Dernière édition:

Tophe2

XLDnaute Impliqué
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Bonjour Chalet53,

Je viens d'utiliser le fichier, cela fonctionne pas de problème.

Par contre si entre temps le directeur demande un contrat pour un autre animateur la proposition s'efface. Je sais et je comprends que c'est la 1er macro qui agit.

Si cela est vraiment trop compliqué et devient à force du rafistolage je suis prêt à me diriger vers ta 1er proposition c'est à dire de partir de l'onglet registre mais comme je te l'ai dit dans mon dernier message il faudrait identifier alors une feuille "proposition" qui serait si c'est possible couplé à la feuille "registre".

Tiens moi au courant de ce qu'il est possible de faire sans que pour toi cela soit trop compliqué et trop instable.

Merci encore pour ton aide précieuse

Bonne Journée
Christophe.
 

CHALET53

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

bonjour,
Quel serait le contenu exact de la feuille Proposition ?
Dans cette hypothèse (nouvelle version) : est-ce que la feuille Registre aurait les informations telles qu'elles sont proposées actuellement ?

concernant l'ancienne version, je vois le problème : dès qu'une action est opérée sur la feuille Registre, on annule tout et on recommence.
Pourquoi ne pas créer dans Registre un statut provisoire ("Animateur à confirmer") : ainsi, je ferai le test sur les 9 premiers caractères et la mise à jour serait maintenue
Après la saisie d'une adresse , téléphone, ... il faut relancer une simulation de changement de statut pour que les modifs soient prises en compte sur toutes les semaines
Test dans le fichier joint

Je veux bien regarder l'approche nouvelle version
 

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Tophe2

XLDnaute Impliqué
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Re,

Je souhaiterai dissocier les 2 cas de figures la proposition dans un onglet que l'on peut appeler "proposition" et la demande de contrat que l'on peut appeler "registre".

Dans l'onglet proposition il peut être égale à l'onglet registre que tu as déjà créé dans le fichier " Thophe2V5 " lors d'un précédent message il faudrait pour une question de lisibilité mettre la cellule du nom en jaune pour de suite voir qui est proposé.

Cela me permettrai d'avoir un onglet pour y faire les propositions et un onglet pour vérifier les contrats.

De plus la procédure en cours pour informer les directeurs ne changerai pas énormément.

Merci
Bonne Journée
Christophe.
 

CHALET53

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Ok sur la mise en oeuvre de la feuille Proposition, mais peux-tu me préciser le déroulement du Process entre les 3 feuilles : Proposition / registre et Visuel ?

Est-ce qu'un individu, tant qu'il est dans la feuille Proposition (avec date, Adresse, Obs), il n'est pas dans les autres. Il bascule dans la feuille Registre que par confirmation de sa candidature (sachant qu'il n'apparaîtra dans Visual qu'après le basculement dans Registre)
Ou faut-il que les individus des deux feuilles soient présents dans la feuille Visuel (en jaune pour les "Proposés") : on ferait pour la feuille Proposition le même traitement que celui fait pour la feuille Registre. Si c'est cette option, je ne vois pas pourquoi deux feuilles (un statut d'attente dans la feuille Registre me paraissait suffisant...mais je n'ai peut-être pas tout compris)

Le basculement dans Registre d'un individu entraîne l'annulation de son inscription dans la feuille Proposition

Peut-il y avoir plusieurs personnes en attente dans Proposition ? A priori oui

On approche de la solution

A te lire
 

Tophe2

XLDnaute Impliqué
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Re,

Effectivement les animateurs présents dans les deux onglets (registre et proposition)doivent être dans l'onglet visuel.

Du coup il n'y aurait plus que la feuille "proposition" pour que le service emploi fasse la ou les propositions d'animateurs ce qui basculerai la personne sur l'onglet visuel dans les différentes semaines avec une couleur dans la cellule du nom (jaune si possible).

Puis l'onglet "Registre" que les directeurs renseignent pour demander un ou plusieurs contrat c'est vrai que si l'animateur est présent dans l'onglet registre sur une période nous pouvons l'enlever de l'onglet "proposition" à condition que les dates soient les mêmes car il peut y avoir plusieurs lignes pour un animateurs c'est à dire si il travaille 2 semaines puis 1 semaine rien puis 2 semaines puis 1 semaine rien puis 2 semaines il y aura 3 lignes avec des dates de début et de fin de contrat différentes.

Je souhaite vraiment pas que tout apparaisse dans la même feuiille car plusieurs personnes peuvent avoir accès aux fichiers et certains onglets seront masqué ou feuille vérouillée pour éviter des erreurs sur des contrats ou d'employer des animateurs qui seraient absents !!

Effectivement nous pouvons enlever l'animateur présent dans l'onglet proposition à partir du moment ou il est inscrit sur l'onglet registre et bien sur avec les même date de contrat.

Oui il peut y avoir plusieurs personnes en attente comme le directeur peut demander le contrat de plusierus animateur en même temps.

A plus tard
Christophe.
 

CHALET53

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Je crois que ça se corse notre affaire:
Un Individu peut donc être en contrat sur la feuille Registre pour une période donnée (feuille Registre) et en Proposition pour une autre période : c'est bien cela l'histoire des 2 semaines puis 1 semaine rien puis 2 semaines ....

D'autre part, si les directeurs saisissent dans la feuille Registre les individus qui vont se voir attribuer un contrat, on a un risque majeur d'incohérence entre les deux feuilles
Le système ne peut bien fonctionner que par un automatisme des transferts entre les deux feuilles (ça me paraît impératif). Si je comprends bien, le hic, c'est que les Directeurs n'ont pas accès à la feuille Proposition
Ai-je bien compris ?
Si tel est le cas, il faut trouver un moyen de faire valider le choix du directeur de telle sorte que cette validation déclenche les transferts entre Proposition et Registre
Je préfère y voir très clair avant d'envisager une solution
a+
 

Tophe2

XLDnaute Impliqué
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Re,

Effectivemnt il peut y avoir un animateur présent sur une période de juillet par exemple et le même animateur présent sur une période d'aout.

Non les directeurs feront en fonction de mes consignes donc les dates pas de problèmes c'est les mêmes et sur les noms ils ont bien conscience de l'importance de l'hortographe du nom mais je suis également là pour vérifier cela, il y a un risque c'est vrai mais je contrôle régulièrement.

Effectivement les directeurs n'auront pas accès à la feuille proposition mais j'aurai cette vision là dès qu'un nom est saisi je peux activer une macro sans problème il ne faut pas oublier que jusqu'à présent rien n'était automatisé !!

Voilà ce que je peux te dire je reste en ligne si besoin

A plus tard
Christophe.
 

CHALET53

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Encore quelques précisions sur les directeurs :
Ils prennent leur décision à partir de la feuille Visuel pour confirmer les propositions. S'il valide une proposition, il repasse sur la feuille Registre et là, il saisissent quoi exactement : toutes les colonnes ?
Si c'est cela, c'est dommage de resaisir des données déjà présentes dans la feuille Propositions. Peut-on imaginer une solution qui permettrait le choix à partir de la feuille Visuel suivi d'une procédure qui transférerait les données de la feuille Proposition vers la feuille Registre (sous réserve de vérifier le comment faire). Pour l'instant, je cherche à bien comprendre le process

A suivre
 

Tophe2

XLDnaute Impliqué
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Effectivement ils vont saisir en principe les colonnes à l'identique (tout du moins les 5 premières c'est le plus important pour l'édition du contrat) pour eux ça sera la 1er fois effectivement qu'il vont saisir les données.

S'il y a une possibilité de ne pas resaisir les éléments c'est très bien mais il faut aussi savoir que les directeurs qui doivent remplir l'onglet registre ne sont pas des spécialistes de l'informatique il ne faut pas que cela soit trop compliqué.

Rien de grave s'il faut resaisir les informations manuellement.

Christophe.
 

CHALET53

XLDnaute Barbatruc
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

bonjour,

A tester

j'ai considéré la feuille Proposition Maître : ainsi les dates et semaines sont saisies dans cette feuille et reportées automatiquement dans la feuille Registre
Dans la feuille visuel, pour les directeurs : clicker sur Sélectionner un individu et la procédure déclenche le transfert vers Registre
J'ai vérifié la cohérence des dates sur un même individu entre Registre et Proposition

ça devient sensible : attention de ne pas insérer des colonnes dans les feuilles
 

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Tophe2

XLDnaute Impliqué
Re : Automatiser le placement de personnel en fonction de la période d'emploi

Bonjour Chalet53,

Super travail Je suis en train de l'utiliser.

J'ai saisi un nom d'animateur sur une période pui je l'ai confirmé avec ton bouton pas de problème puis j'ai à nouveau fait une proposition de ce même animateur mais sur une autre date d'embauche là il me met en jaune toutes les cellule du nom de l'animateur même celle déjà confirmé, peut on avoir uniquement celle de la nouvelle proposition ?

Depuis le départ (sauf erreur de ma part) tu avais mis la date de début de contrat de l'animateur sur la 1er semaine et la date de fin sur la dernière semaine du contrat actuellement sur chaque animateur il y a les dates de la semaine peut on le changer et revenir à ce que tu avais pu faire au départ ?

Tu dis attention de ne pas ajouter de colonne si je viens à ajouter une sur l'onglet Proposition et registre après la colonne Observation que doit on faire colonne qui ne servira pas à basculer sur l'onglet visuel ou un autre onglet c'est juste pour créer une colonne en cas de démission ou arrêt pendant la période d'ezmploi pouir suivre les évènement cela représenterai je pense 3 colonnes après la colonne K sur les feuilles Registre et proposition pourra t on le faire et si oui qu'elle modification devra t on apporter (si pas compliqué à faire).

Si je dois modifier les dates des semaines je peux le faire à partir de la feuille proposition ? ou d'un autre endroit que que ça modifie sur toutes les autres feuilles ?

Puis je efffacer les cellules de l'onglet proposition G36 à K38 idem pour la colonne R et S en haut ou doit on le laisser car la macro en a besoin pour fonctionner ?

En tout ça semble fonctionner correctement, je vais l'essayer pendant le week end.

Merci
Bonne Journée
Christophe.
 

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