XL 2010 Alerte Outlook 2 mois avant une échéance sur Excel

[Lily&cie]

Bonjour à tous,

Je dois créer une alerte sur la messagerie Outlook de ma collègue 2 mois avant les échéances des RDV de visite médicale.
Il y a 3 sortes de visites médicales : VIM en colonne M; Périodique en colonne N; VIPPM en colonne O
Je suis novice en macro et m'arrache les cheveux depuis plusieurs semaines.
S'il vous paît, aidez-moi.
Je vous remercie.

Bonne journée

 

[tomocam]

Bonjour Lily&Cie,

Ton code est fait pour envoyer un mail, souhaites-tu le modifier pour insérer un rendez-vous outlook ou souhaites-tu créer un nouveau code pour insérer un rendez-vous en parallèle de l'envoi de mail ?

 

[tomocam]

des éléments de réponse par ici: https://www.excel-downloads.com/threads/creer-un-rdv-outlook-depuis-excel.178009/

Ne pas oublier d'activer la référence "Microsoft outlook XX.XXX object library"

 

[Lily&cie]

Bonjour Tomocam,

En fait, je n'ai trouvé que ça comme code et je ne sais même pas s'il fonctionne. Mais ce n'est pas ça que je veux vraiment.
A la base, je souhaitais trouver un moyen de mettre une alerte sur l'agenda Outlook qui permettrait de faire penser à ma collègue, 2 mois avant les échéances de chaque type de visite, qu'elle doit contacter l'agent ou les agents pour positionner un rendez-vous médical .
Merci de ton aide.

 

[tomocam]

Du coup, inspire toi du code que tu trouveras sous ce lien:

https://www.excel-downloads.com/threads/creer-un-rdv-outlook-depuis-excel.178009/

 

[Lily&cie]

Je vais regarder ça dès que je peux car je suis en train de travailler sur un autre projet...
Le problème c'est que lorsque je trouve un code qui pourrait correspondre, comme je n'y comprends rien, je ne sais pas forcément l'adapter à ma situation.
En tout cas, merci d'avoir pris le temps de regarder.
Bonne journée.

 

[zebanx]

Bonjour Lily & Cie, tomocam, le forum

@Lily&cie

Sur l'hypothèse que l'intérêt n'est pas de créer un rendez-vous outlook mais d'envoyer un mail tous les jours à une personne pour lui donner des échéances (à 2 mois au jour près), ce fil traitait à peu près du sujet.

https://www.excel-downloads.com/threads/aide-date-email.20031856/

Vous pouvez regarder dans le fichier joint.
Votre fichier est bien trop peu rempli pour le moment pour comprendre ce qui ici serait en colonne E par exemple (tableau vide =, donnez des valeurs bidons mais sur lesquelles on peut travailler svp)
Le principe était par contre facile à dupliquer pour vous surement :
- Colonne E : formule qui vient marquer la date du jour + 2 mois = date de contrôle prévue
- Si oui, colonne F : "à envoyer"

Et c'est en filtrant sur cette colonne F que le message en HTML se fait.
Lancer la macro à partir du bouton en page 2 pour voir le résultat.
Des références doivent être cochées pour que cela fonctionne
(ALT+F11 pour accéder au VBE puis "outils" et "référence". Le chiffre 12 est celui de ma version, vous serez peut-être à 16 si vous avez un excel récent).

Et la page 1 ne vous sert à rien, c'était la présentation sur le fil.

A vous d'indiquer svp clairement si c'est ce type de "sortie" que vous attendez de votre fil ou autre chose (et si oui, quoi).

xl-ment.
zebanx

 

[Lily&cie]

Bonjour Zebanx,

Merci pour vos explications.
Je découvre les macros et c'est du chinois pour mois tous ces codes.
J'ai essayé d'en trouver qui pouvaient correspondre à ma recherche mais je ne sais pas les adapter d'où des incohérences. J'avais mis ce code en désespoir de cause mais je ne veux pas envoyer de mail.
En fait, j'aimerais que deux mois avant les dates d'échéance (par exemple le 4 juin pour le 4 août) ma collègue soit avertie sur son agenda si c'est possible...
Apparemment ça va être trop compliqué pour moi je pense.
Une simple mise en forme conditionnelle est plus à mon niveau je pense.

Bonne journée.

Lily&Cie

 

[zebanx]

Ok.
Merci pour votre retour.
Je ne m'y connais pas trop en agenda mais d'autres devraient répondre
Si ce n'est pas le cas, j'essayerai de m'y repencher.
Cela n'empêche pas que vous documentiez davantage svp les tableaux du fichiers 1 avec des données bidonnées pour faciliter le travail pour les répondeurs potentiels.

Bonne journée.
zebanx

 

[Lily&cie]

Bonjour Zebanx et tout le forum,
Voici un tableau plus complet avec des données inventées.
Merci.

Bon après-midi.

Lily&Cie

 

[zebanx]

Bonjour Lily&Cie, le forum

Merci pour l'update.
Plus rempli mais quel RESULTAT FINAL attendez-vous sous OUTLOOK ?

Donc, essayons d'avancer :
1- Par rapport à votre fichier, quelles informations sont nécessaires à reporter et quelle colonne fait référence pour les dates (cf. fichier excel - "LIMOGES"). N'hésitez pas à mettre des bulles quand vous joignez un fichier excel la prochaine fois.

2- Ci-joint deux photos sous outlook 2007:
- L'une par le calendrier mais s'il s'agit d'une alerte, pourquoi ne pas passer par... les tâches ?
Pourquoi ?
- Parce que le calendrier permet d'avoir en bas la liste des taches à effectuer ce jour
- Qu'on peut mettre une catégorie choisie permettant de savoir que ce sont des rappels (ici orange)
- Parce que le suivi des tâches permet de suivre en historique les travaux à réaliser (2ième photo)

3- J'ai trouvé une macro pour importer depuis excel sous outlook des tâches (pas fourni ici ne sachant si les "tâches" vous conviendraient) avec :
sujet, date de départ, date de fin, date de rappel, sujet, catégorie et body
Les éléments présentés en orange proviennent justement de quelques données renseignées sous excel.
Je ne sais par contre qu'ouvrir mon répertoire de tâches par défaut. Celui d'un(e) collègue, je ne sais pas faire. Ca il faudra le demander à part ou faire vos recherches pour compléter le codes.

A vos précisions, il faut que vous fournissiez de toute manière une photo sous outlook de l'attendu SVP sinon l'impression m'est donnée que je serai l'un des rares à répondre sur une demande intéressante pourtant.
Par exemple, je n'ai pas compris à quoi servaient les couleurs dans votre fichier. Elles sont compréhensibles pour vous mais pour les autres, à distance... (moi en tout cas = nul à faible pour deviner)

bonne soirée
zebanx

 

[tomocam]

Bonjour Lily&Cie,

Je rejoins Zebanx sur le besoin de précisions (qui plus est sur une demande qui est intéressante à développer).

Pour compléter les points de Zebanx, il me semble comprendre le besoin ci-dessous d'après votre fichier:

> Chaque personne a une date d'échéance théorique
> La date apparait en rouge lorsqu'elle est à moins de 30 jours de la date du jour et en orange lorsqu'elle est à moins de 60 jours de la date du jour
> L'idée est de compléter ce code couleur par une alerte dans outlook (sous une forme ou une autre)

Est-ce bien cela ?

Si oui, quelques questions supplémentaires:
- Une même personne peut-elle avoir plusieurs type de rendez-vous (VIM / Périodique / VIPPM) ?
- Quelles informations devront apparaitre sous Outlook ?

Pour l'aspect technique, l'idée des tâches est bonne car cela permet de suivre l'avancée, en revanche tout le monde n'est pas habitué à les utiliser.

 

[Lily&cie]

Bonjour Zebanx, Tomocam, le forum,

Oui, à partir des échéances en colonnes M, N et O, l'idée est de mettre en parallèle un alerte dans Outlook 60 jours avant cette échéance pour informer de contacter l'agent pour prendre un rendez-vous.
Non, une même personne ne peut pas avoir plusieurs types de rendez-vous en même temps.
L'information qui peut apparaître peut être du style" Agent à contacter pour RDV VM".
J'espère que ces informations complémentaires peuvent aider.
Merci pour votre aide à tous.

 

[zebanx]

Bonjour Lily&cIE, le forum

Un essai toujours sur les taches dans outlook.
Je ne sais pas comment les transférer sur un calendrier ou une rubrique "taches" partagés, d'autant plus que Lolote83 sur un autre sujet a du mal avec le partage de calendrier aussi (et qu'elle s'y connait).

Mais vous avez déjà une extraction complète des alertes jour sur une feuille "mail" avec les macros qui sont sous cette feuille et enregistrées dans 2 modules.

Xl-ment
zebanx

 

[Lily&cie]

Bonjour Zebanx, le forum,

Merci pour l'extraction et toutes vos recherches.
C'est vraiment super.

Bonne journée.
Lily&Cie