Excel

Le tableur de Microsoft

Afficher une date en format Mois ou Année

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Imaginez que vous ayez une date saisie dans une cellule et que vous souhaitiez afficher le mois ou l'année.
Dans l'exemple ci-dessous nous allons voir comment passer de cette saisie de dates...

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...à cet affichage :
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Pour faire cela, vous allez simplement utiliser les formats personnalisés :

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  • Sélectionnez vos dates
  • Clic droit "Format de cellules"
  • Catégorie "Personnalisée"
  • Saisissez mmmm ou aaa dans la zone Type
C'est pas plus compliqué!

Vous voulez aller beaucoup plus loin et devenir un expert dans le maniement des dates avec des fonctions :

Mais « dites-nous » où se cache cette fonctionnalité d’Excel ?

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Excel est puissant, très puissant même !
Tellement puissant que notre outil préféré s’est au fil du temps enrichi de nombreuses fonctions, fonctionnalités, menus… qu’il devient parfois difficile de s’y retrouver.
Office 2016 (et donc Excel 2016) nous permet de chercher et de trouver rapidement un menu ou une fonction sans avoir à chercher de partout.
Pour cela utilisez le champ de recherche « Dites-le-nous », c’est vraiment très efficace !

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Par exemple, vous cherchez comment créer une courbe, tapez « courbe » dans la zone « Dites-le-nous » et vous aurez un accès direct aux boutons permettant de réaliser ce type d’action.
Simple et efficace !

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Compter les jours...

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Il est fréquent d'avoir à travailler avec des dates dans Excel.
Voici 2 formules qui pourraient vous être utiles pour décompter un nombre de jours entre 2 dates.
La première formule "=JOURS()" permet de calculer un nombre de jours en incluant les week-end, alors que la seconde "=NB.JOURS.OUVRES()" fait ce décompte uniquement pour les jours ouvrés (du Lundi au Vendredi).
Voici quelques exemples d'utilisation relativement simples.

Masquer une feuille de calcul dans un classeur

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Dans un classeur Excel classique, vous disposez de plusieurs feuilles de calcul nommées et présentées sous forme d'onglets que l'on trouve en bas de la fenêtre.
Il peut être utile de masque une ou plusieurs feuilles de calcul, et ce pour diverses raisons :
- améliorer la lisibilité d'un classeur qui contient trop de feuilles,
- cacher des calculs intermédiaires inutiles pour l'utilisateur du fichier,
- éviter des erreurs de manipulation de données...

Pour ce faire,...

Remplissage instantané, Excel est magique!

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RemplissageInstantane.gif
Voici une des meilleures fonctionnalités d'Excel apparue avec la version 2013.
Le remplissage instantané remplit intelligemment une colonne en fonction du modèle de données saisit dans la première ligne de la série, lorsque celle ci fait référence à d'autres colonnes se trouvant dans le même tableau.
Pour que la fonctionnalité s'active automatiquement, il est préférable que la rangée supérieure soit une ligne d'entête unique.
Dans l'exemple ci-dessus, il suffit de saisir complètement la première cellule pour que Excel propose le remplissage instantané de toute la colonne.
Ceci est très pratique et évite l'utilisation d'une fonction de concaténation par exemple.
Cela fonctionne avec les nombres, les noms, les dates, etc.
Si Excel ne vous propose pas le remplissage automatique dès la saisie de la deuxième cellule, rentrez des données complémentaire car le modèle n'a peut être pas été reconnu par Excel.
Vous pouvez activer la...

Remplissage automatique de cellules par l'exemple

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Qui ne s'est pas déjà lancé dans de longues, très longues saisies de dates ou d'autres données répétitives durant plusieurs minutes... voire des heures, sans connaître cette astuce qui permet de gagner un temps précieux?!
Pour saisir des séries de données logiques telles que des dates ou des séquences de chiffres, commencez simplement la série et déplacez le curseur de la souris vers la partie inférieure droite de la dernière cellule. Lorsque le curseur devient un signe +, cliquez et faites glisser vers le bas pour sélectionner toutes les cellules que vous souhaitez remplir automatiquement.
Les données se remplissent comme par magie en respectant votre séquence initiale.
Et cerise sur le gâteau, vous pouvez effectuer cette manipulation dans n'importe quelle direction, vers le haut, le bas, ou en lignes.

Ctrl + Shift : mon raccourci clavier Excel préféré!

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Si je ne devais garder qu'un raccourci clavier, ce serait celui-ci.
Il s'agit certainement de la combinaison de touches qui permet de gagner le plus en productivité au quotidien.
En effet, il existe des façons beaucoup plus rapides de sélectionner un ensemble de données que d'utiliser la souris et de faire glisser le curseur.
Cliquez dans la première cellule que vous souhaitez sélectionner et appuyez sur Ctrl + Shift, puis appuyez sur :
- la flèche vers le bas pour sélectionner toutes les données qui se trouvent sous cette cellule dans cette même colonne,
- la flèche vers le haut pour sélectionner toutes les données qui se trouvent au dessus de cette cellule dans cette même colonne,
- la flèche gauche ou droite pour sélectionner toutes les données qui se trouvent à gauche ou à droite de cette cellule.
En combinant ces raccourcis consécutivement, vous pouvez obtenir une colonne complète, puis...

Comment modifier la taille des lignes et colonnes

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Si vous faites vos premiers pas dans Excel, vous prendrez vite conscience qu'une des premières étapes de la construction d'une feuille Excel consiste à modifier la largeur des colonnes et la hauteur des lignes proposés par défaut. Voici les différentes façons de le faire.

La première méthode consiste à cliquer sur la colonne ou la ligne. Sélectionnez ensuite l'onglet Accueil et cliquez sur le bouton Format. Choisissez si vous souhaitez ajuster la hauteur ou la largeur...

Comment supprimer les doublons dans une liste de données?

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Les longues listes de données ont tendance à contenir des doublons.
Imaginons que vous gérez un fichier clients dans lequel vous enregistrez des contacts par société.
Il est fort probable que cette liste contienne plusieurs fois la même société avec des noms de contacts différents. La fonction de suppression des doublons va se révéler très pratique si vous souhaitez extraire un seul contact par société ou simplement obtenir le nombre de sociétés.

Pour supprimer les doublons, il suffit de sélectionner la ligne ou la colonne dans laquelle vous souhaitez supprimer les doublons...

Activer ou désactiver les macros

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Lors d'une mise à jour d'Excel, il arrive parfois que les macros créées dans la version précédente ne soient plus actives.
La raison pour laquelle cela se produit provient du fait qu'Excel inclut une fonctionnalité de sécurité conçue pour aider à protéger votre système contre les dangers potentiels de certaines macros. De plus en plus de spammeurs insèrent en pièce jointe de leurs email un fichier Excel ou Word avec des macros permettant d'infecter votre PC avec un virus ou un trojan. Pour réduire ces risques, toutes les macros sont désactivées par défaut dans tous les classeurs qui ne sont pas signés numériquement par une "source de confiance".

La première solution possible consiste à signer numériquement vos macros mais si vous n'envisagez pas de les distribuer commercialement cela n'a pas un grand intérêt.
La solution la plus simple consiste à réduire le paramètre de sécurité par défaut utilisé par Excel. Par exemple, vous pouvez le configurer pour que Excel affiche uniquement...

Etes vous vraiment le champion d'Excel que vous pensez être?

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Si vous souhaitez auto évaluer votre niveau sous Excel, ou vous entraîner à passer des tests pour un nouveau job, voici une sélection de sites proposant des questionnaires en ligne:

https://www.proactif.ch/quiz/test-devaluation-en-ligne-excel/
http://www.gretanet-testbureautique.com/
http://www.apprentissage-virtuel.com/quiz/
http://sopmar01.polldaddy.com/s/testez-vos-compétences-excel
http://sopmar01.polldaddy.com/s/testez-vos-compétences-excel-2-de-2
http://www.coursinfo.fr/bureautique/quizz-pour-tester-ses-connaissances-bureautique/

Vous pouvez bien entendu trouver d'autres tests sur Internet en effectuant une recherche simple à l'aide de votre moteur de recherche préféré. Il suffit pour cela de rechercher "testez vos compétences Excel" ou "tests Excel" (sans les guillemets).
Certains sites ont pour objectif de vous vendre des formations, mais il y en a...

Restreindre les valeurs possibles avec la fonction "Validation des données"

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Afin de vous assurer que les données saisies dans un fichier sont cohérentes, il peut être utile de restreindre les valeurs pouvant être entrées.
Par exemple, si nous souhaitons qu'un âge entre 25 et 40 ans soit saisi dans une cellule, il faut limiter la saisie à des nombres entier et à cette tranche d'âges.
Pour ce faire, sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer cette restriction et allez dans le ruban "Données" puis cliquez sur "Validation des données".
Dans l'onglet "Options", choisissez d'autoriser les nombres entiers uniquement puis l'option comprise entre et renseignez en valeur minimum 25 et 40 en valeur maximum.
Pour que la restriction de saisie soit connue par les personnes utilisant ce fichier, saisissez une invite dans l'onglet "Message de saisie".
Vous pouvez par exemple écrire la phrase suivante : "Veuillez entrer votre âge avec un nombre entier, de 25 à 40."
Les...

Convertir un PDF en un fichier Excel

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Qui n'a pas déjà reçu un fichier au format PDF qu'il aurait souhaité avoir en format Excel afin de pouvoir traiter toutes les données rapidement avec son logiciel préféré?
Il y a plusieurs solutions permettant de convertir des données d'un fichier PDF en un format plus digeste pour votre tableur préféré.
La première, et certainement la meilleure, est d'utiliser la dernière version d'Adobe Acrobat Pro (sous licence) qui permet d'exporter un fichier PDF en un format Excel.
Mais vous avez d'autres alternatives, il existe en effet de nombreux sites Internet (gratuits ou payants) qui permettent d'effectuer cette transformation de format.
Ces outils sont très simples à utiliser, il suffit de déposer votre fichier PDF sur le site (glissé, déposé) et vous obtenez votre fichier Excel en sortie.
Le résultat peut être plus ou moins bon, n'hésitez pas à en tester plusieurs afin de vous assurer que le résultat correspond à votre besoin.
En voici quelques uns...

Insérer plusieurs lignes ou colonnes en une seule fois

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Vous savez certainement déjà comment insérer une nouvelle ligne ou une nouvelle colonne dans un tableau.
Pour cela, il suffit de cliquer sur la ligne ou la colonne où vous souhaitez faire l'insertion, puis de faire un clic droit et cliquer sur "Insertion" dans le menu contextuel.
Mais si vous souhaitez ajoutez plusieurs lignes ou colonnes, cela prend vraiment beaucoup de temps si vous le faites ainsi.

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La meilleure façon pour le faire consiste à sélectionner le nombre de lignes ou de colonnes que vous souhaitez ajouter à partir de l'endroit ou vous souhaitez les insérer.
Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur les lignes ou les colonnes sélectionnées et choisissez "Insertion" dans le menu contextuel.
De cette façon les nouvelles lignes seront insérées au-dessus de la ligne ou à gauche de la colonne que vous avez sélectionnée en une seule fois!

Astuce pour supprimer les cellules vides

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Il arrive parfois d'avoir dans vos tableaux des cellules vides dont vous vous passeriez bien.
Il peut être nécessaire de les supprimer lorsque vous souhaitez faire un calcul prenant en compte ces cellules.
C'est le cas lors du calcul de la valeur moyenne par exemple.
Le moyen le plus efficace de le faire consiste à filtrer toutes les cellules vides et de les supprimer en un seul clic.

Sélectionner la colonne que vous souhaitez filtrer, allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur le bouton "Filtrer".
Cliquez ensuite sur le bouton de filtre en forme de flèche vers le bas qui se trouve dans la cellule en entête de colonne à filtrer.
Cliquez ensuite sur "Sélectionner tout", puis sur la dernière option "Vides".
Toutes les cellules vides s'affichent alors immédiatement et vous pouvez les supprimer ou leur réserver un autre traitement si vous avez d'autres idées en tête.

Passez vos données de lignes en colonnes en 1 seul clic!

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Il arrive parfois que l'on souhaite transformer des données dont on dispose, en colonnes plutôt qu’en lignes.
Le premier réflexe des personnes qui connaissent mal Excel est souvent de se lancer dans une longue ressaisie, alors que cela peut se faire en 1 seul clic grâce à la fonction de collage spécial « Transposer ».
Vous utiliserez cette fonction si vous voulez transposer des données pour obtenir un meilleur affichage.

Voici comment faire:
1 - Copier la zone que vous souhaitez transposer,
2 - Déplacer le pointeur vers un autre emplacement vierge,
3 – Dans le bandeau « Accueil », sélectionnez « Coller » puis le bouton « Transposer ».

Veuillez noter que cette fonction ne s'active pas tant que vous n’avez pas copié les données en premier.​

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Tout sélectionner en 1 clic

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Vous savez peut-être déjà qu'il est possible de sélectionner toutes les cellules d'une feuille en utilisant le raccourci Ctrl + A, mais saviez vous que vous pouvez aussi le faire avec un seul clic du bouton d'angle (voir image ci-dessus)?

Excel - Les raccourcis claviers essentiels à connaitre

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Les raccourcis clavier sont la meilleure façon de naviguer dans les cellules ou d'entrer des formules plus rapidement. Nous avons répertorié nos favoris ci-dessous.

Control + Flèche Bas / Control + Flèche Haut => Déplace vers la cellule inférieure ou supérieure de la colonne courante
Control + Flèche Gauche / Control + Flèche Droite => Déplace vers la cellule la plus à gauche ou à droite dans la ligne courante
Control + Shift + Flèche Bas / Control + Shift + Flèche Haut => Sélectionne toutes les cellules au-dessus ou au-dessous de la cellule actuelle dans la colonne courante

Shift + F11 => Crée une nouvelle feuille de calcul vide dans votre classeur

F2 => Ouvre la cellule à éditer dans la barre de formule

Control + Orig => Passe à la cellule A1
Control + Fin => Passe à la dernière cellule contenant des données

Alt + = => Fais la somme de toutes les cellules au-dessus de la cellule courante

Vous...

Excel Online - Ajouter un commentaire

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Il arrive fréquemment d'avoir à créer des fonctions complexes ou des formules liées à d'autres cellules qui rendent le fonctionnement de vos fichiers Excel difficile à comprendre.
Supposons que vous ayez créé une feuille Excel partagée et que vous ayez besoin de clarifier certaines choses pour le bénéfice des autres.
À ce moment-là, vous pouvez ajouter un commentaire et décrire tout ce qui est nécessaire de l'être.
Pour ajouter un commentaire, sélectionnez une cellule> cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Insérer un commentaire.
Vous pouvez aussi aller à l'onglet Insertion> cliquer sur le bouton Commentaire.

Excel Online - Partager un fichier Excel

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Excel online étant une application Web, vous pouvez partager des fichiers Excel et permettre à d'autres personnes de les consulter en lecture seule ou de les modifier. Pas besoin d'outils tiers pour cela, tout est intégré dans Excel Online.
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Le premier permettra aux personnes autorisées d'éditer le fichier et le second leur permettra d'afficher uniquement la feuille. Pour ce faire, créez une feuille, cliquez sur le menu Fichier puis sur le bouton Partager et ensuite Partager avec d'autres personnes. Dans la fenêtre contextuelle suivante, vous pourrez définir les personnes avec qui vous souhaitez partager le fichier et leurs droits.
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